Hoe een Open Space dag eruitziet
De anatomie van een dag
Een Open Space dag heeft een vaste structuur — maar geen vast programma. De structuur schept de ruimte. Wat er binnen die ruimte gebeurt, bepalen de deelnemers zelf.
Meer over de methode: Wat is Open Space Technology?
Voorbereiding (weken voor de dag)
Samen met de opdrachtgever formuleren we een vraag die deelnemers zelf willen beantwoorden — de uitnodiging die de dag in beweging zet. We bepalen de deelnemersgroep, de logistiek, en de harvesting-strategie: hoe worden de uitkomsten van de dag vertaald naar concrete vervolgstappen?
Meer over waarom de uitnodiging het ontwerp is: de uitnodiging is het ontwerp.
Opening & het marktplein
De dag begint in een grote kring. De facilitator legt de werkwijze uit en nodigt deelnemers uit om onderwerpen voor te stellen die zij willen bespreken. Iedereen die een vraag, idee of uitdaging heeft, schrijft dat op en kondigt het aan voor de groep. Zo ontstaat het marktplein — een agenda die volledig door de deelnemers zelf is gemaakt.
De sessies
Deelnemers kiezen welke sessies zij bijwonen op basis van hun interesse en expertise. De Wet van Mobiliteit geldt: als een sessie niet (meer) relevant is, verplaats je naar een andere. Dat is de motor van het proces.
Sessies vinden parallel plaats in verschillende ruimtes. Wie de sessie voorstelde, legt de uitkomsten vast.
Harvesting — de oogst
Aan het einde van de dag worden de uitkomsten van alle sessies gedeeld met de hele groep. Afhankelijk van de doelstelling prioriteren we, stellen we actieplannen op, of bepalen we vervolgstappen. De oogst is wat de deelnemers zelf gemaakt hebben.
Wat die oogst in de praktijk oplevert, wisselt: wat een Open Space werkelijk oplevert.
Afsluiting & nazorg
De dag sluit af in de grote kring, met ruimte voor reflectie. Na de dag ontvangt de opdrachtgever een samenvatting van alle sessie-uitkomsten. Op verzoek verzorg ik een follow-up sessie om de energie en afspraken van de dag vast te houden.
Wat je nodig hebt
De vereisten voor een Open Space zijn verrassend eenvoudig:
- Een grote ruimte waar alle deelnemers in een kring kunnen zitten voor opening en sluiting
- Kleinere ruimtes of hoekjes voor de parallelle sessies
- Een marktplein-muur — een grote wandoppervlakte of flip-overs voor de agenda
- Papier en stiften voor sessievoorstellen en notities
- Koffie, thee en ruimte voor informele gesprekken — de pauzes zijn deel van het programma
Online werkt Open Space als deelnemers zich zelfstandig tussen sessies kunnen verplaatsen. Standaard Zoom kan dat met zelfselectie voor breakout rooms, met een Miro-bord of Google Doc als marktplein. Wat daarbij komt kijken staat in wat een online Open Space nodig heeft.