Hoe een Open Space dag eruitziet

Samen met de opdrachtgever zoek ik de vraag die brandt: een vraag die deelnemers zelf willen beantwoorden, en die de dag in beweging zet.

We leggen ook de randvoorwaarden vast: wat al beslist is, hoe het leiderschap ertegenover staat, en waar de grenzen liggen. Dat klinkt als het tegendeel van vrijheid. Het is er de voorwaarde voor. Wie weet waar de grenzen liggen, durft de ruimte ertussen te gebruiken en neemt zelf initiatief.

“Randvoorwaarden, of wat niet onderhandelbaar is, kun je vooraf uitwerken om te bepalen welke ruimte er openligt voor de deelnemers.”Uit de proceedings van Open Space on Open Space, Halifax 2005 (vertaald uit het Engels)

Ik bepaal ook de deelnemersgroep, de logistiek en hoe de harvest verwerkt wordt: hoe worden de uitkomsten van de dag vertaald naar concrete vervolgstappen?

Meer over waarom de uitnodiging het ontwerp is: de uitnodiging is het ontwerp.

De dag begint in een grote kring, de opening circle. De sponsor, wie achter de vraag staat, licht die kort toe. Daarna open ik de ruimte, het opening the space: ik leg de werkwijze, de vier principes en de wet van mobiliteit uit, en nodig deelnemers uit om onderwerpen voor te stellen die zij willen bespreken. Iedereen die een vraag, idee of uitdaging heeft, schrijft dat op en kondigt het aan voor de groep. Zo ontstaat het marktplein: een agenda die volledig door de deelnemers zelf is gemaakt.

Deelnemers kiezen welke sessies zij bijwonen op basis van hun interesse en expertise. De wet van mobiliteit geldt: als een sessie niet (meer) relevant is, verplaats je naar een andere. Dat is de motor van het proces.

Sessies vinden parallel plaats in verschillende ruimtes. Wie de sessie voorstelde, legt de uitkomsten vast.

Duurt de Open Space meerdere dagen, dan begint elke ochtend met de morning announcements en sluit elke dag af met de evening news. De groep komt dan samen in de kring, en wie iets te melden heeft, komt naar het midden: nieuwe sessies, wijzigingen, wat er die dag gebeurde.

De tijdsloten op het bord geven het ritme van de dag aan. Bij het einde van een blok laat ik een gong horen. Dat is een mededeling, geen instructie: het slot zoals aangekondigd is voorbij, en of het gesprek doorgaat bepalen de deelnemers zelf.

Andersom hoeft niemand een slot vol te maken. Is het werk na twintig minuten gedaan, dan ga je uit elkaar, en dat moedig ik aan. Deelnemers schuiven sessies ook zelf om of voegen ze samen. De zaal heeft één harde eindtijd, en dat is het enige moment waarop de klok werkelijk telt.

Aan het einde van de dag worden de uitkomsten van alle sessies gedeeld met de hele groep. Afhankelijk van de doelstelling prioriteert de groep, stelt ze actieplannen op, of bepaalt ze vervolgstappen. De oogst is wat de deelnemers zelf gemaakt hebben.

Wat die oogst in de praktijk oplevert, wisselt: wat een Open Space werkelijk oplevert.

De Open Space sluit af in dezelfde kring, de closing circle: eenvoudig en ernstig, zonder presentaties. Wie wil, zegt wat belangrijk was en wat die van plan is. Daar vallen de eerste afspraken. Na de dag ontvangt de opdrachtgever een samenvatting van alle sessie-uitkomsten. Vaak plan ik ook een follow-up sessie in om de energie en afspraken van de dag vast te houden: hetzelfde clusteren-prioriteren-vieren-patroon dat ik in tien jaar facilitatie al in een honderdtal retrospectives en werksessies gebruikte.