De uitnodiging is het ontwerp

De uitnodiging bepaalt of een Open Space werkt. Wie de vraag te breed maakt, krijgt sessies over alles en afspraken over niets. Wie een besluit verpakt als vraag, wordt binnen het uur doorzien. Het meeste dat op de dag misgaat, is in de weken ervoor beslist.

Waarom dit meer werk is dan de dag zelf

Op de dag houdt een facilitator zich in. Hij opent de ruimte, legt uit hoe het werkt en gaat dan uit de weg. Dat is het hele vak, en het is minder werk dan mensen denken.

Wat vooraf gaat is een ander verhaal. De vraag scherp krijgen, uitzoeken wie erbij moet zijn, en vastleggen wat er na de dag met de uitkomsten gebeurt. Daar zit het merendeel van de tijd, en daar wordt bepaald of de dag iets oplevert.

Een thema is geen agendapunt

"De toekomst van onze organisatie" is geen uitnodiging. Het is een categorie. Niemand komt binnen met het gevoel dat er iets op het spel staat.

Een uitnodiging die werkt beschrijft een spanning: iets is anders dan het zou moeten zijn, mensen voelen dat, en niemand kan het alleen oplossen. Die spanning is de motor. Zonder haar blijft het bord halfleeg, of vult het zich met onderwerpen die mensen toch al bespraken.

Hoe je bij die spanning komt

Drie vragen brengen je er meestal:

Waarom vraagt dit nu aandacht, en niet vorig jaar of volgend jaar? Voor wie is dit een probleem, en merken die mensen het zelf? En wat gebeurt er als niemand iets doet?

Die laatste vraag is de nuttigste. Als het antwoord "niets bijzonders" is, dan heb je geen Open Space nodig maar een mededeling. Als het antwoord onaangenaam is, dan heb je een uitnodiging.

Een vraag met twee waarheden erin

Is de spanning die je gevonden hebt een paradox, dan bestaat er een vorm die daarvoor gemaakt is. Je schrijft twee dingen op die beide waar zijn en die op het eerste gezicht niet samen kunnen: "Hoe is het dat we tegelijk … en … zijn?"

In een agile transformatie klinkt zo'n vraag bijvoorbeeld: hoe is het dat we leiderschapsteams bouwen en tegelijk zelforganisatie verwachten? Beide gebeuren, beide zijn verdedigbaar, en niemand heeft het er hardop over.

Deze vorm heet een wicked question en komt uit het repertoire van Liberating Structures, ontwikkeld door Henri Lipmanowicz en Keith McCandless. Twee dingen maken hem bruikbaar als uitnodiging.

De formulering "hoe is het dat we" veronderstelt dat beide waarheden er al zijn. Je vraagt daarmee niet of het probleem bestaat, maar hoe het komt dat het bestaat. Dat verschuift het gesprek van klagen naar zoeken, en in een organisatie zijn er meestal al mensen die er iets op gevonden hebben. Die vorm haalt hen naar voren.

Daarnaast is het een test op je eigen uitnodiging. Een thema zonder spanning laat zich niet als paradox opschrijven: je krijgt de tweede helft van de zin niet gevuld. Lukt dat niet, dan heb je nog geen uitnodiging.

Niet elk goed thema is een paradox. Soms is een scherpe open vraag genoeg. Bij taaie onderwerpen die al langer spelen komt deze vorm het snelst tot de kern.

Uitnodigen is iets anders dan verplichten

Wie gedwongen in de zaal zit, zet geen sessie op het bord. Dat is geen onwil maar logica: je stelt je nek niet uit voor een dag waar je zelf niet voor koos.

Daniel Mezick werkte dit uit onder de naam OpenSpace Agility, met als uitgangspunt dat mandaten betrokkenheid verlagen en uitnodigingen die verhogen. Vrijblijvend uitnodigen binnen een organisatie voelt riskant, want misschien komt er niemand. In de praktijk is een kleinere groep die er wil zijn meer waard dan een volle zaal die moest.

Wat er verder in de uitnodiging hoort

Naast de vraag zelf staan er drie dingen in die mensen willen weten voordat ze ja zeggen.

Wie er nog is. Een Open Space wordt interessant door wie er in de zaal zit; dat mag je zeggen.

Wat er met de uitkomsten gebeurt. Wie leest de harvest, en wat is de volgende stap.

Wie na de dag beslist. Dit is de vraag die het vaakst ontbreekt en die het meeste vertrouwen wint. Een groep die weet dat er iemand met de uitkomsten aan de slag gaat, praat anders dan een groep die vermoedt dat het bij een verslag blijft.

Vier uitnodigingen die niet werken

De uitnodiging waarvan het antwoord al bekend is. De directie heeft besloten en de dag dient om mensen mee te krijgen. Deelnemers merken dat binnen een uur, en je verliest meer vertrouwen dan een gewone presentatie zou hebben gekost.

De uitnodiging zonder spanning. Netjes geformuleerd, breed genoeg om niemand tegen de haren te strijken, en daarmee zonder aantrekkingskracht. Wie niets riskeert in de vraag, krijgt niets terug in de zaal.

De uitnodiging die twee dingen tegelijk wil. Kennisoverdracht en zelforganisatie in één dag. Dan wordt het een programma met een Open Space eraan geplakt, en de deelnemers voelen welk deel echt is.

De uitnodiging die niemand heeft gelezen. Verstuurd via de agenda-uitnodiging, drie regels, geen context. Mensen komen dan zonder te weten waarom, en de eerste twintig minuten van de dag gaan verloren aan uitleg die vooraf had moeten gebeuren.

Praktisch

Michael Herman, een van de stewards van de internationale Open Space-community, publiceerde een template voor het schrijven van uitnodigingen. Die staat bij de facilitator-resources op openspaceworld.org. Bruikbaar als checklist, ook als je de dag niet zelf faciliteert.

Wat ik hierin doe

Bij een opdracht besteed ik het grootste deel van de voorbereiding aan deze vraag. Niet omdat het de leukste stap is, maar omdat het de enige is die je later niet kunt repareren.