Wie de verandering moet uitvoeren, heeft er zelden over meegepraat

Voor wie is dit?

• Je leidt een transformatieprogramma, fusietraject of grote cultuurverandering
• Je hebt medewerkers die geïnformeerd worden en willen meedenken
• Er zijn stakeholders met uiteenlopende belangen die elkaar nodig hebben
• Je weet dat draagvlak niet te communiceren is

Waar dit werkte

In het vak sinds 2006, de laatste tien jaar in agile transformaties.

Als consultant zette ik Open Space in bij klanten, binnen lopende trajecten. Vooral in de banksector en bij de overheid, in guilds, tribes en communities of practice. Groepen tot vijftig deelnemers.

Bij een digitale transformatie organiseerde ik de Open Space herhaaldelijk, over 2020 en 2021. Herhaling verandert wat de vorm oplevert: wat in de ene sessie een bezorgdheid was, kan in de volgende een initiatief zijn dat al loopt.

Wat deze sessies vooral opleverden was uitwisseling. Bezorgdheden die anders in de wandelgangen bleven, en ideeën die nog nergens waren opgeschreven. Soms kwamen daar concrete verbeterinitiatieven uit. Dat is een eerlijker antwoord dan de belofte die je vaak leest, en het is de reden dat herhaling uitmaakt.

De marktcontext

De vraag naar facilitatie bij grootschalige verandering is nu hoog:

• Belgische ziekenhuizen en gemeenten zitten in een fusiegolf. Op 1 januari 2025 fuseerden 28 Vlaamse gemeenten tot 13 nieuwe.
• Nederland kent het hoogste aantal reorganisaties in tien jaar.
• AI-transitie vraagt overal om nieuwe werkwijzen en een andere rolverdeling.

Wat Open Space doet in een transformatie

Transformaties lopen zelden vast op de strategie. Ze lopen vast op de honderd praktische vragen die niemand officieel stelt, en die in de wandelgangen blijven hangen zonder ergens te landen.

Een Open Space haalt die vragen naar binnen. Deelnemers zetten zelf op het bord wat hen bezighoudt, en de gesprekken die daaruit volgen leveren afspraken op in plaats van geruchten. Ik bewaak dat dat veilig en productief gebeurt.

Waar in het traject

De timing bepaalt wat een Open Space oplevert. Bij een kickoff verzamel je vragen en verlaag je weerstand. Halverwege een programma corrigeer je koers met de mensen die zien wat er werkelijk gebeurt. Aan het eind evalueer je op programmaniveau in plaats van per team. In de voorbereiding kijken we samen welk moment het meeste oplevert.

Een eenmalige Open Space blijft een bijeenkomst. Zet je de vorm herhaaldelijk in binnen hetzelfde traject, dan gebeurt er iets anders: de tweede sessie kan terugkijken op wat er sinds de eerste is geprobeerd. Bij een digitale transformatie deed ik dat over 2020 en 2021.

Daniel Mezick heeft dit patroon uitgewerkt onder de naam OpenSpace Agility, met uitnodiging in plaats van opdracht als uitgangspunt. Ik werk niet volgens die methode, en ze verklaart wel waarom herhaling meer oplevert dan één dag.

Wat die herhaalde inzet in de praktijk opleverde: wat een Open Space werkelijk oplevert.

Van dag naar afspraak

Een Open Space levert een harvest op: alles wat de deelnemers zelf hebben opgeschreven. Een verslag is nog geen besluit, en daar loopt het bij grote bijeenkomsten meestal vast. Daarom spreken we in de voorbereiding af wie na de dag beslist, hoe en wanneer.

Werkt je organisatie met consent-besluitvorming, dan ligt die vorm er al. Jutta Eckstein en John Buck werkten de combinatie van Open Space en sociocratische besluitvorming uit in Company-wide Agility with Beyond Budgeting, Open Space & Sociocracy.

Meer over de voorbereiding: de uitnodiging is het ontwerp.

Veelgestelde vragen

Hoe helpt Open Space bij een reorganisatie?

Open Space Technology helpt bij reorganisaties door medewerkers en stakeholders de ruimte te geven om de vragen te stellen die zij hebben, en de gesprekken te voeren die zij nodig achten. Verandering mislukt niet omdat de strategie slecht is — het mislukt omdat mensen zich niet gehoord voelen. Open Space lost dat op door mensen een stem te geven in de uitkomst, wat leidt tot draagvlak dat niet gecommuniceerd hoeft te worden.

Wanneer in een verandertraject zet je Open Space in?

Open Space kan op verschillende momenten in een verandertraject waardevol zijn: bij de start om de vraagstukken te verkennen en draagvlak te creëren, halverwege om energie te hernieuwen en knelpunten te adresseren, of aan het einde om uitkomsten te verankeren. De beste timing hangt af van het specifieke traject en wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald.

Is Open Space geschikt voor fusietrajecten?

Ja, Open Space is bijzonder geschikt voor fusietrajecten. Een fusie brengt per definitie diverse stakeholders met uiteenlopende belangen samen — de context waarvoor Open Space is ontworpen. Door mensen een stem te geven in de vraagstukken die hen bezighouden, ontstaat draagvlak dat de fusie draagbaar en succesvol maakt. Belgische ziekenhuizen en gemeenten doorlopen momenteel fusiegolven waarbij dit format steeds vaker wordt ingezet.

Wat is het verschil tussen Open Space en change management?

Traditioneel change management werkt vaak met communicatieplannen, stakeholder-analyses en gestructureerde change-frameworks — instrumenten die verandering als iets top-down behandelen. Open Space is anders: het geeft mensen de ruimte om de vragen te stellen die zij hebben en de gesprekken te voeren die zij nodig achten. Open Space vervangt change management niet, maar vult het aan op het cruciale moment dat draagvlak moet ontstaan.

Wat kost Open Space facilitatie?

Ik werk met een dagtarief plus de voorbereiding die het vraagstuk vraagt. Bij Open Space weegt die voorbereiding zwaar: de centrale vraag, de deelnemersgroep en de afspraak over wat er na de dag gebeurt bepalen of het werkt. Wat een traject kost hangt af van groepsgrootte, aantal dagen, locatie en opvolging. Na het verkennende gesprek van dertig minuten krijg je een offerte.

---