Wie de verandering moet uitvoeren, heeft er zelden over meegepraat

Het probleem dat niemand officieel stelt

Transformaties lopen zelden vast op de strategie. Ze lopen vast op de honderd praktische vragen die niemand officieel stelt, en die in de wandelgangen blijven hangen zonder ergens te landen.

“Het topmanagement moet vaak ‘uit de weg gaan’, zodat het midden van de organisatie echt tot zelforganisatie kan komen.”Uit de proceedings van Open Space on Open Space, Vancouver 2001 (vertaald uit het Engels)

Een Open Space haalt die vragen naar binnen. Deelnemers zetten zelf op het bord wat hen bezighoudt, en de gesprekken die daaruit volgen leveren afspraken op in plaats van geruchten. Ik bewaak dat dat veilig en productief gebeurt.

Voor wie een transformatie leidt

• Je leidt een transformatieprogramma, fusietraject of grote cultuurverandering
• Je hebt medewerkers die geïnformeerd worden en willen meedenken
• Er zijn stakeholders met uiteenlopende belangen die elkaar nodig hebben
• Je weet dat draagvlak niet te communiceren is

Consultant sinds 2006

Ik werk sinds 2006 als consultant, de laatste tien jaar in agile transformaties.

In die rol zette ik Open Space in bij klanten, binnen lopende trajecten. Vooral in de banksector en bij de overheid, in guilds, tribes en communities of practice. Groepen tot vijftig deelnemers.

Wat deze sessies vooral opleverden was uitwisseling. Bezorgdheden die anders in de wandelgangen bleven, en ideeën die nog nergens waren opgeschreven. Soms kwamen daar concrete verbeterinitiatieven uit. Dat is een eerlijker antwoord dan de belofte die je vaak leest.

De marktcontext

De vraag naar facilitatie bij grootschalige verandering is nu hoog:

• Belgische ziekenhuizen en gemeenten zitten in een fusiegolf. Op 1 januari 2025 fuseerden 28 Vlaamse gemeenten tot 13 nieuwe (bron). Ziekenhuizen consolideren in zorgnetwerken (bron).
• Nederland kent het hoogste aantal reorganisaties in tien jaar.
• AI-transitie vraagt overal om nieuwe werkwijzen en een andere rolverdeling.

Waar in het traject

De timing bepaalt wat een Open Space oplevert. Bij een kickoff verzamel je vragen en verlaag je weerstand. Halverwege een programma corrigeer je koers met de mensen die zien wat er werkelijk gebeurt. Aan het eind evalueer je op programmaniveau in plaats van per team. In de voorbereiding kijk ik samen met de opdrachtgever welk moment het meeste oplevert.

Een eenmalige Open Space blijft een bijeenkomst. Zet je de vorm herhaaldelijk in binnen hetzelfde traject, dan gebeurt er iets anders: de tweede sessie kan terugkijken op wat er sinds de eerste is geprobeerd. Bij een digitale transformatie in een grote financiële instelling in Brussel deed ik dat over 2020 en 2021.

Zo levert herhaling meer op dan één dag.

Wat die herhaalde inzet in de praktijk opleverde: wat een Open Space werkelijk oplevert.

Van harvest naar afspraak

Een Open Space levert een harvest op, geen besluit. Daarom leg ik in de voorbereiding vast wie na de dag beslist, hoe, en wanneer. Hoe dat er in de praktijk uitziet: de aanpak.

Werkt je organisatie met consent-besluitvorming, dan ligt die vorm er al. Sociocracy 3.0 beschrijft die verbinding zelf, in twee patronen: Invite Change (nodig mensen uit tot verandering in plaats van ze op te leggen) en Open Space for Change (nodig iedereen uit om experimenten op te zetten waarmee de organisatie evolueert).

Meer over de voorbereiding: de uitnodiging is het ontwerp.

Veelgestelde vragen

Hoe helpt Open Space bij een reorganisatie?

Open Space Technology helpt bij reorganisaties door medewerkers en stakeholders de ruimte te geven om de vragen te stellen die zij hebben, en de gesprekken te voeren die zij nodig achten. Verandering mislukt niet omdat de strategie slecht is. Het mislukt omdat mensen zich niet gehoord voelen. Open Space lost dat op door mensen een stem te geven in de uitkomst, wat leidt tot draagvlak dat niet gecommuniceerd hoeft te worden.

Wanneer in een verandertraject zet je Open Space in?

Open Space kan op verschillende momenten in een verandertraject waardevol zijn: bij de start om de vraagstukken te verkennen en draagvlak te creëren, halverwege om energie te hernieuwen en knelpunten te adresseren, of aan het einde om uitkomsten te verankeren. De beste timing hangt af van het specifieke traject en wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald.

Is Open Space geschikt voor fusietrajecten?

Ja, Open Space is bijzonder geschikt voor fusietrajecten. Een fusie brengt per definitie diverse stakeholders met uiteenlopende belangen samen, de context waarvoor Open Space is ontworpen. Door mensen een stem te geven in de vraagstukken die hen bezighouden, ontstaat draagvlak dat de fusie draagbaar en succesvol maakt. Belgische ziekenhuizen en gemeenten doorlopen momenteel fusiegolven waarbij dit format steeds vaker wordt ingezet.

Wat is het verschil tussen Open Space en change management?

Traditioneel change management werkt vaak met communicatieplannen, stakeholder-analyses en gestructureerde change-frameworks, instrumenten die verandering als iets top-down behandelen. Open Space is anders: het geeft mensen de ruimte om de vragen te stellen die zij hebben en de gesprekken te voeren die zij nodig achten. Open Space vervangt change management niet, maar vult het aan op het cruciale moment dat draagvlak moet ontstaan.

Hoe leg ik de nood aan een Open Space uit aan leiderschap, management en deelnemers?

Begin telkens bij de vraag, niet bij de methode. Aan het leiderschap leg je uit wat er op het spel staat als die vraag onbeantwoord blijft, en wat je van hen nodig hebt: dat ze de randvoorwaarden vooraf eerlijk benoemen, als sponsor achter de uitnodiging staan, en achteraf iets doen met wat de groep oplevert. Het management vreest vaak controleverlies. Toon hen dan hoeveel structuur er wel is: een vaste tijd, duidelijke grenzen, een verslag van elke sessie en afspraken bij de closing circle. Aan de deelnemers vertel je vooral dat hun inbreng de agenda maakt, dat deelname vrijwillig is, en dat de gesprekken die anders in de wandelgangen blijven hier op tafel komen. Ik help graag bij die gesprekken vooraf; ze zijn een groot deel van de voorbereiding.

---