Wat een Open Space werkelijk oplevert

Een Open Space levert vooral uitwisseling op. Bezorgdheden die anders in de wandelgangen blijven, en ideeën die nog nergens waren opgeschreven. Soms komen daar concrete verbeterinitiatieven uit, maar dat is niet de regel. Wie een besluitenlijst verwacht, wordt teleurgesteld; wie wil weten wat er in zijn organisatie leeft, krijgt meer dan hij vroeg.

Wat mensen hopen

Opdrachtgevers hopen doorgaans op drie dingen: draagvlak, besluiten en energie. Die verwachting is begrijpelijk, want zo wordt de methode vaak beschreven.

De energie komt er meestal. De besluiten komen er niet, tenzij je ze apart organiseert. En draagvlak is geen opbrengst van een dag maar een gevolg van hoe je met de opbrengst omgaat.

Waarom uitwisseling geen mindere uitkomst is

In transformatietrajecten die ik begeleidde, in de banksector en bij de overheid, gebeurde steeds hetzelfde. Mensen zetten onderwerpen op het bord die in officiële overleggen niet voorbijkomen. Twijfels over de richting. Praktische obstakels die op papier niet bestaan. Vragen die iedereen heeft en niemand stelt.

Dat lijkt weinig, en het is veel. Een transformatie loopt zelden vast op de strategie. Ze loopt vast op de honderd vragen die niemand officieel stelt en die daarom nergens landen. Die vragen één keer hardop laten stellen, in aanwezigheid van mensen die erover gaan, verandert wat er daarna mogelijk is.

Wanneer er wel initiatieven ontstaan

Soms komt er meer uit dan uitwisseling. Iemand neemt een onderwerp mee en gaat ermee door. Dat gebeurt vaker wanneer twee voorwaarden vervuld zijn.

De eerste is dat de mensen met mandaat in de zaal zitten. Een sessie over een obstakel levert een initiatief op als degene die het obstakel kan wegnemen meepraat.

De tweede is dat vooraf duidelijk is wat er met de harvest gebeurt. Groepen voelen of ze aan het werk zijn of aan het inventariseren.

Wat herhaling verandert

Bij een digitale transformatie zette ik de Open Space herhaaldelijk in, over 2020 en 2021. Dat verandert de vergelijking.

Bij een eenmalige sessie is de harvest het eindpunt. Bij een reeks is hij een beginpunt: wat in de ene sessie een bezorgdheid was, kan in de volgende een initiatief zijn dat al loopt. Deelnemers weten dat ze elkaar terugzien, en dat maakt het aantrekkelijker om iets op te pakken.

Daniel Mezick heeft dit patroon uitgewerkt onder de naam OpenSpace Agility, waarbij tussen twee Open Spaces geëxperimenteerd wordt en de volgende sessie inspecteert wat werkte. Ik werk niet volgens die methode, en ze verklaart wel waarom herhaling meer oplevert dan één dag.

Wat je dus mag beloven

Aan een opdrachtgever beloof ik dat de onderwerpen op tafel komen die er werkelijk spelen, en dat de mensen die het werk doen bepalen welke dat zijn. Ik beloof geen besluiten, want die neemt de organisatie zelf en daar is een andere vorm voor nodig.

Dat is een bescheidener belofte dan je op de meeste websites leest. Het is ook de enige die ik kan nakomen.

Het gat waar ik zelf tegenaan loop

Bij een overheidsopdracht in 2024 faciliteerde ik het interactieve deel van een dag voor lokale besturen. Wat er daarna met de uitkomsten is gebeurd weet ik niet, want ik was na die dag niet meer betrokken.

Dat komt vaker voor dan facilitatoren toegeven. Je hebt een goede dag, je levert de harvest af, en dan verdwijn je. Of het iets heeft opgeleverd, hoor je nooit.

Het is de reden dat ik opvolging nu in de voorbereiding bespreek. Niet omdat ik het traject wil verlengen, maar omdat een dag zonder afspraak over het vervolg een dag is waarvan niemand het resultaat kent.