Welke vorm een Open Space kan hebben

Volgens de principes heeft een Open Space geen vaste lengte en geen vaste plek. Wat vastligt, is het werk vooraf: de urgente vraag, de uitnodiging en wat al vastligt, de randvoorwaarden. Hieronder de vormen die ik begeleid.

Wat elke vorm gemeen heeft

Onder elke vorm hieronder zit dezelfde opbouw: een opening in de kring, een marktplein waarop deelnemers zelf onderwerpen voorstellen, sessierondes met de Wet van de Twee Voeten (wie niets meer haalt uit een gesprek, verplaatst zich), en een afsluiting met de oogst. Duurt het meerdere dagen, dan komt daar elke avond de evening news bij, en op de laatste dag een closing circle.

Hieronder staat per vorm enkel wat die vorm eigen maakt: de duur, de groepsgrootte, wat er specifiek nodig is, en wat de groep er nadien mee heeft.

1. Open Space in je programma

Anderhalf uur tot een halve dag, naast plenaire delen of lezingen. Voor conferenties en communitydagen die hun publiek zelf aan het woord willen laten.

De kortere tijd betekent één of twee sessierondes, met een korte terugkoppeling aan de zaal in plaats van een volledige oogst. De vraag moet aansluiten bij het thema van de dag, en het marktplein krijgt een eigen plek naast de andere programmaonderdelen.

Wat overblijft is een beperkte oogst, klein genoeg om meteen terug te koppelen in de rest van het programma.

2. Een Open Space-dag

Een volle dag, van 20 tot 200+ deelnemers. Anders dan vorm 1 loopt de hele dag zelforganiserend, met ruimte voor meerdere sessierondes na elkaar.

Dat vraagt een ruimte die de hele dag beschikbaar blijft: een grote kring voor opening en afsluiting, en voldoende aparte, akoestisch gescheiden ruimtes voor de parallelle sessies.

De groep sluit af met een volledige oogst van alle sessies, klaar om te prioriteren of om te zetten in actieplannen.

3. Meerdaags of gespreid

Twee dagen na elkaar, of verspreid over weken, met dezelfde groep.

Het verschil met een enkele dag zit in de tweede bijeenkomst: de groep kijkt dan eerst terug op wat sinds de vorige sessie is geprobeerd. Dat vraagt vooraf een afspraak over wie tussen de bijeenkomsten in iets oppakt.

Naast de oogst neemt de groep ook mee wat er ondertussen al in beweging kwam.

4. Online

Voor internationale of verspreide groepen, op een platform dat voor Open Space gemaakt is, of met Zoom.

Het marktplein wordt een Miro-bord, de sessieruimtes worden breakout-rooms. Deelnemers kiezen daarbij zelf welke room ze binnengaan: dat zelf kiezen is de voorwaarde, anders houdt de Wet van de Twee Voeten online geen stand. Dat vraagt een Zoom-omgeving met zelfselectie ingeschakeld en een Miro-bord dat al klaarstaat vóór de opening.

De oogst staat na afloop in het bord of in gedeelde documenten, even bruikbaar als op papier.

5. Strategische sessie

Voor directies, besturen en grote non-profits die een strategische vraag breed willen openen, met iedereen die een stuk van het antwoord heeft.

Wat hier zwaarder weegt dan bij de andere vormen: budget en tijdslijn liggen meestal al vast, net als wat niet ter discussie staat. De sponsor komt uit de directie zelf.

De directie bouwt de oogst zelf mee op.

Meer over deze vorm: strategische sessies.

6. Een traject: voorbereiding, Open Space, opvolging

Open Space als kader van een langer traject, van weken tot maanden. Waar het past, combineer ik het met Conversation Café of Liberating Structures voor kleinere stappen ervoor of erna.

Dat vraagt vooraf een keuze over de volgorde: eerst samen begrijpen wat er speelt in een kleinere kring, dan pas de zelforganisatie van een volledige Open Space. Na de dag zelf volgt vaak een opvolgsessie om de afspraken uit de oogst vast te houden.

Hoe de drie fases lopen: de aanpak. Welke vorm wanneer past: de keuzehulp.

7. Voor organisatoren: de vraag en de condities

Organiseer je zelf een Open Space of een unconference? Dan help ik met wat het tot leven brengt: de vraag die brandt, de randvoorwaarden en de uitnodiging.

Dat is werk vóór de dag zelf: samen de vraag scherpstellen, vastleggen wat al beslist is en wat niet, en van daaruit de uitnodiging schrijven. Ben je zelf niet de sponsor van de vraag, dan leggen we vooraf vast wie dat wel is.

Aan het einde van dat traject liggen een scherpe vraag en een uitnodiging klaar om te versturen.

8. Hulp bij de sessies

Tijdens de dag ondersteun ik sessiehouders, zodat hun gesprek loopt en de oogst bruikbaar is. Dat kan naast een eigen facilitator, of als onderdeel van een van de vormen hierboven.

Vooraf is een overzicht genoeg van wie sessies trekt en waarover, en een idee van wat de sponsor met de oogst wil doen.

Sessiehouders leggen hun eigen uitkomsten vast, klaar voor de gezamenlijke oogst.

Hoe kies je?

Vier vragen bepalen welke vorm hierboven het beste past.

• Hoeveel tijd heb je? Anderhalf uur tot een halve dag wijst naar vorm 1, een volle dag naar vorm 2, meerdere dagen of een reeks naar vorm 3.
• Hoe groot is de groep, en zit ze op één plek? Zit ze verspreid, dan is vorm 4 het antwoord, ongeacht de duur.
• Wat moet er na afloop gebeuren? Een strategische keuze die de directie zelf moet dragen, wijst naar vorm 5. Losse ondersteuning binnen een programma dat al staat, past bij vorm 8.
• Maakt dit deel uit van een langer traject, of organiseer je het zelf? Voorbereiding, Open Space en opvolging als geheel is vorm 6. Organiseer je zelf en zoek je hulp bij de opzet, dan is vorm 7 het vertrekpunt.

Twijfel je tussen Open Space en een andere vorm zoals World Café of Conversation Café? Zie de keuzehulp.

Waar ik dit al deed

Welke bijeenkomsten, met aantallen en mijn rol: cases in cijfers.

Wat het kost

Een prijs noem ik na een eerste gesprek. De voorbereiding is het grootste deel van het werk, ook de afspraken over de ruimte en hoe die ingericht wordt. Dat hangt af van je vraag, de locatie en de groep.