Past Open Space bij je vraag?

Niet elk vraagstuk vraagt om Open Space. Deze pagina helpt kiezen: wanneer de vorm past, wanneer ik ze afraad, en wanneer World Café of Conversation Café beter werkt.

Wanneer Open Space past

Open Space werkt goed bij complexe vraagstukken met veel belanghebbenden en zonder kant-en-klaar antwoord. In Open Space Technology: A User's Guide behandelt Harrison Owen in het tweede hoofdstuk wat hij de belangrijkste vraag noemt: zou je het eigenlijk wel moeten doen? Zijn antwoord is dat Open Space niet in elke situatie past. Hij noemt vier condities waaronder de vorm het sterkst werkt: hoge complexiteit, veel verschillende perspectieven, conflict dat er is of dreigt, en urgentie.

Ontbreekt een van die vier, dan is er meestal een beter instrument.

Wanneer ik het afraad

De uitkomst staat al vast. Als de beslissing genomen is en de bijeenkomst dient om er draagvlak voor te vinden, dan is Open Space riskant. Deelnemers merken binnen een uur dat hun agenda niet meetelt, en je verliest meer vertrouwen dan een gewone presentatie zou hebben gekost. Daarom helder ik vooraf met de opdrachtgever op wat binnen de sessie werkelijk nog open is, en wat niet, ongeacht wat er op de dag zelf ter tafel komt.

De groep is te klein. Onder de vijftien tot twintig deelnemers zijn er te weinig mensen voor parallelle sessies. Dan werkt een dialoogvorm beter. Voor een gesprek dat diepte nodig heeft gebruik ik Conversation Café, soms als opmaat naar een Open Space verderop in het traject.

Er moet kennis overgedragen worden. Als de groep iets moet leren dat buiten de zaal al bekend is, dan is Open Space een omweg. Een goede spreker met ruimte voor vragen is sneller.

Er moet een besluit vallen. Open Space levert een harvest op: alles wat deelnemers zelf hebben opgeschreven. Als er aan het eind van de dag gekozen moet worden, heb je daarnaast een besluitvorm nodig. Consent-besluitvorming werkt hier goed, of een gestructureerde prioritering.

De kritiek van binnenuit

De bruikbaarste kritiek op Open Space komt van facilitatoren, niet van sceptici. In 2017 verscheen uit de eigen gemeenschap een scherp stuk over de tirannie van Open Space. Het is uitdrukkelijk geen oproep om te stoppen met de vorm, maar een oproep om te stoppen met overmatig gebruik.

De diagnose: de neiging om structuren af te breken leidt er vaak toe dat ze door niets vervangen worden. In die leegte verschijnen dezelfde problemen als voorheen, nu met een zelfgenoegzaam laagje eroverheen.

Het stuk beschrijft patronen die iedere facilitator herkent. De sessiehost die zijn afgewezen conferentievoorstel alsnog kwijt wil. De sessie waarin nieuwkomers elkaar slecht adviseren. De consultant die de ruimte kaapt. De stille sessie waarin iedereen op wijsheid van een ander wacht.

Het kernpunt is het belangrijkste. Open Space lost een probleem op het niveau van de hele groep op en biedt niets voor wat er binnen de afzonderlijke sessies gebeurt. Dat is een reële lacune. Het is de reden dat ik in de voorbereiding altijd bespreek hoe de gesprekken zelf vorm krijgen. Voor de microstructuur binnen sessies gebruik ik Liberating Structures, een apart vak met een eigen site.

Wanneer een andere vorm beter past

Past geen van de vier situaties hierboven op jouw vraag, maar twijfel je toch tussen vormen? Groepsgrootte en wie de agenda bepaalt, zijn de twee snelste onderscheiders.

Bij groepen onder de twintig kies ik meestal Conversation Café. Soms als opmaat naar een Open Space verderop: eerst samen begrijpen wat er speelt, daarna zelforganiserend aan de slag.

Conversation Café ontstond in de zomer van 2001 in Seattle. De vorm is eenvoudig: een kleine kring, een talking object, een paar rondes, anderhalf uur. Wie het beheer later overnam kwam zelf uit de Open Space-traditie, wat verklaart waarom de twee vormen goed op elkaar aansluiten.

Uitgebreider naslagwerk over deze afweging: Choosing Open Space Technology, op openspaceworld.org.

Wat ik dan doe

Past geen van deze vormen bij jouw vraagstuk, dan zeg ik dat in het verkennende gesprek, meestal in het eerste kwartier. Vaak is er een andere facilitatievorm die wel past; daarvoor kun je bij me terecht via workshopfacilitation.eu. Soms is het antwoord dat je geen facilitator nodig hebt maar een beslissing of een consultant.

Past Open Space wél bij jouw vraagstuk? Zie ook: wat een Open Space werkelijk oplevert.