Wat een online Open Space nodig heeft, en wat er met de harvest gebeurt

Voor een online Open Space heb je vandaag standaard Zoom nodig en een plek waar het marktplein staat. Dat was in 2021 anders: toen moest je daar een apart platform voor gebruiken. Zoom heeft de functie die het verschil maakte inmiddels zelf, en dat werkt beter dan de omweg die ervoor nodig was. Wat er niet is opgelost, is wat er met de harvest gebeurt zodra iemand hem typt.

Wat de vorm technisch vereist

De wet van mobiliteit vraagt dat mensen weglopen wanneer ze niets meer leren of bijdragen. Kunnen ze dat niet zelf, dan moet een facilitator hen verplaatsen, en dan is de vorm weg. Alles wat hierna komt gaat over die ene eis.

Wat dat in 2021 kostte

Voor XP Days Benelux in 2021 faciliteerde ik samen met anderen een volledige online conferentie voor ongeveer honderd deelnemers op QiqoChat, een platform dat rond deze methode is gebouwd. Het werkte goed.

De manier waarop het werkte is wel het vermelden waard: in die versie moest voor elke sessieruimte een aparte Zoom-link geopend worden. Het platform hield de marktplein-logica bij elkaar en verwees deelnemers naar de juiste link. Dat loste het probleem op, en het was een omweg om iets te bereiken wat Zoom zelf toen niet kon.

Hoe QiqoChat er inmiddels uitziet weet ik niet; ik heb het sinds die tijd niet meer gebruikt.

Wat er sindsdien veranderde

Zoom heeft zelfselectie voor breakout rooms, en dat al een ruime tijd. Deelnemers zien de lijst met kamers, kiezen zelf, en gaan er vrij tussen heen en weer. Daarmee is de omweg overbodig geworden.

Voor mij betekent dat dat een apart platform voor online Open Space niet meer nodig is. Standaard Zoom volstaat, met een Google Doc of een Miro- of Mural-bord voor het marktplein en de notities.

Vier praktische dingen bepalen of het werkt:

• De host zet breakout rooms aan in de accountinstellingen, onder de geavanceerde vergaderopties.
• Bij het aanmaken van de kamers kiest de host "Let participants choose room". Zonder die aanvinking blijft het toewijzen bij de host liggen.
• Host en deelnemers hebben Zoom 5.3.0 of hoger nodig. De host moet vanaf de desktop-app werken, want vanuit de browser of de mobiele app kun je geen kamers beheren.
• En de valkuil: wie via de browser meedoet, kan niet zelf kiezen. Die persoon moet handmatig verplaatst worden, waarmee de wet van mobiliteit voor hem vervalt. Zet in de uitnodiging dat mensen de app gebruiken, geen browsertab.

Reken op meer kamers dan je denkt nodig te hebben: dat geeft mensen ruimte om te bewegen.

Wat ik zelf nog leerde over online facilitatie

Ik heb dit ook gedaan met Zoom en breakoutrooms, onder meer bij een online meetup over Sociocracy 3.0 in België, waar ik de ruimte opende.

De burning question wordt online nog belangrijker. Zonder een vraag die mensen echt bezighoudt, verdwijnt de aandacht sneller dan in een fysieke ruimte, en moet de intentie scherper staan dan ooit.

Creëer randvoorwaarden, leg geen stramien op. Geef mensen de vrijheid om zelf een kamer te kiezen. Zorg voor motivatie in plaats van verplichting, en maak een aparte "hangout"- of "lounge"-kamer waar mensen ongedwongen kunnen blijven hangen.

Mensen die normaal stiller zijn, spreken vaker in de chat of in een breakoutroom. Er lopen subgesprekken in de chat mee met het hoofdgesprek.

Uiteindelijk komt het neer op vier dingen: een burning question die mensen echt bezighoudt, zelf kunnen kiezen waar je heen gaat, willen deelnemen in plaats van moeten, en je veilig genoeg voelen om te spreken. Zijn die vier er, dan werkt het, online of fysiek.

Wie het zelf wil voelen: een kwartier volstaat. Stel één vraag aan een team, "wat willen we bespreken," open drie kamers, laat mensen zelf kiezen, en gebruik na tien minuten de wet van mobiliteit om te wisselen.

Op papier heeft de sessiehost de pen

In een fysieke Open Space schrijft degene die de sessie voorstelde de notities. Dat is geen regel maar een gevolg van de opzet: hij heeft het blad, hij hangt het op.

Dat levert een harvest op die ongelijk is. Eén sessie krijgt drie regels, een andere twee volle bladen. Sommige bladen zijn nauwelijks leesbaar. Er staan pijlen, doorhalingen, een tekening. Aan het handschrift zie je wie het schreef, en aan de haast waarmee iets geschreven is zie je hoe het gesprek liep.

Die ongelijkheid is informatie. Een blad met drie regels vertelt je iets over die sessie.

Online typt iemand anders

Zodra het digitaal gaat, verschuift de pen. Meestal naar een aangewezen notulist, soms naar wie het snelst typt, af en toe nog naar de sessiehost zelf. Dat lijkt een detail in de organisatie en het bepaalt wat de harvest is.

Het verslag wordt dat van een waarnemer. Wie de sessie voorstelde heeft een belang in het onderwerp en schrijft op wat hij eruit wil halen. Een notulist schrijft op wat er gezegd werd. Dat zijn verschillende documenten, en de tweede is completer en minder gericht.

Typen gebeurt tijdens, schrijven gebeurt na. Op papier krabbelt de host iets neer als het gesprek is afgelopen, of tussendoor. Digitaal typt iemand mee terwijl het gesprek loopt. Die persoon doet minder mee. In een sessie van acht mensen betekent dat dat één deelnemer feitelijk niet deelneemt.

Alles wordt even leesbaar. Dat klinkt als winst en het kost je de textuur. Twintig identiek opgemaakte tekstblokken vertellen niet meer welke sessie vol zat en welke na tien minuten uitdoofde.

De harvest wordt bewerkbaar. Dat is het grootste risico. Een digitaal document kan achteraf opgeruimd worden, samengevat, in een sjabloon gegoten. Dat opruimen doet iemand die er niet bij was, en die haalt de rafelranden weg die de betekenis droegen. Een halve zin die abrupt ophoudt, is soms het eerlijkste dat een sessie opleverde.

Wat online helemaal verdwijnt

De wand. In een zaal hangt de harvest ergens waar mensen langslopen. Ze lezen in de pauze wat er in een sessie gebeurde waar ze niet bij waren, en dat is de helft van de waarde van een Open Space.

Online is de harvest een bestand dat je moet openen. Wie het niet opent, mist alles buiten zijn eigen sessies. Dat is geen technisch probleem maar een ontwerpprobleem, en het valt op te lossen door leestijd in het programma te zetten in plaats van erop te vertrouwen dat mensen het later doen.

Een Miro- of Mural-bord komt hier dichter bij de wand dan een tekstdocument, omdat je het in één blik overziet en de ongelijkheid tussen sessies zichtbaar blijft.

Wat ik daarom vooraf afspreek

Wie typt, en waarom die keuze. Als de harvest van de deelnemers moet zijn, typt de sessiehost, ook als dat langzamer gaat. Wil je volledigheid, dan neem je een notulist en aanvaard je dat het een waarnemersverslag wordt.

Dat er niets wordt opgeruimd. Slecht gespelde, halve, tegenstrijdige notities blijven staan. Wie er iets van wil maken, doet dat in een apart document en laat het origineel intact.

Wanneer er gelezen wordt. Een blok in het programma, tijdens de dag, met de harvest open voor iedereen. Niet als huiswerk.

Wat er na de dag met het document gebeurt. Wie leest het, wie beslist, en op welke termijn. Die afspraak weegt bij een online Open Space zwaarder dan bij een fysieke, want er blijft geen wand achter die mensen eraan herinnert.

Hybride: de moeilijke middenweg

Ik doe hybride bijeenkomsten liever niet. Het ging het vaakst mis wanneer een aantal mensen fysiek samen aan één scherm in een zaal zaten en de rest apart online zat: die fysieke groep begon onderling te praten, en ik verloor als facilitator op afstand mijn grip op het gesprek.

Beter opletten lost dat niet op. De opzet moet zelf anders: elke deelnemer apart aangesloten, ook wie in dezelfde zaal zit, of anders heel duidelijke afspraken dat wie fysiek samenzit toch apart het gesprek voert.

Wanneer een deel van de groep fysiek is en de rest online, ontstaat er een tweedeling. De fysieke groep heeft zijgesprekken die de online groep niet hoort. De online groep voelt zich buitengesloten, en de energie raakt verdeeld.

Het kan werken, maar het vraagt uitzonderlijk goede facilitering: een online-buddy aan elke fysieke tafel, en voortdurende aandacht voor wie er online is. De technische opzet moet perfect werken, wat zelden voorkomt. Mijn voorkeur ligt bij één format kiezen, fysiek of online, en hybride enkel wanneer het echt niet anders kan.

In 2020 was online nog een noodoplossing. Nu is het een volwaardige optie. Online werkt vaak beter voor deelnemers die over meerdere landen verspreid zitten of een mobiliteitsbeperking hebben. Minder reistijd geeft dan meer ruimte voor de inhoud zelf, of voor de CO2-impact. Fysiek blijft de betere keuze bij een eerste kennismaking, bij diepe teambuilding of bij complexe emotionele onderwerpen. De kunst is kiezen wat bij de vraag past, niet wat bij de hype past.

Wat de proceedings laten zien

De proceedings van Open Space on Open Space beslaan intussen dertig jaar en laten zien hoe de gemeenschap is gaan kijken naar online werken.

In 2015 vond de eerste Virtual OSonOS plaats: zestig deelnemers via het platform QiqoChat, in een vierentwintig-uursformat met mensen van over de hele wereld. In 2024 stond er in Istanboel een AI-experiment op de agenda.

De vraag is niet meer of online Open Space werkt. De vraag is hoe je het goed doet.

Bronvermelding: gebaseerd op de proceedings van Open Space on Open Space, specifiek VOS15 (eerste virtuele editie), WOS23 (vragen over hybride) en WOS24 (AI-experiment). Ze staan allemaal online op openspaceworld.org.

Waar dit vandaan komt

XP Days Benelux 2021, ongeveer honderd deelnemers, volledig online op QiqoChat. Daarnaast een reeks online bijeenkomsten in de coronajaren in Zoom, met zelfselectie voor de kamers.

Wat hierboven staat is wat ik daaruit heb overgehouden aan afspraken vooraf. Het is geen theorie over online samenwerken; het is een lijstje van dingen die je beter regelt voordat de dag begint.