Wat een online Open Space nodig heeft, en wat er met de harvest gebeurt

Voor een online Open Space heb je vandaag standaard Zoom nodig en een plek waar het marktplein staat. Dat was in 2021 anders: toen moest je daar een apart platform voor gebruiken. Zoom heeft de functie die het verschil maakte inmiddels zelf, en dat werkt beter dan de omweg die ervoor nodig was. Wat er niet is opgelost, is wat er met de harvest gebeurt zodra iemand hem typt.

Wat de vorm technisch vereist

De wet van twee voeten vraagt dat mensen weglopen wanneer ze niets meer leren of bijdragen. Kunnen ze dat niet zelf, dan moet een facilitator hen verplaatsen, en dan is de vorm weg. Alles wat hierna komt gaat over die ene eis.

Wat dat in 2021 kostte

Voor XP Days Benelux in 2021 faciliteerde ik een volledig online Open Space voor ongeveer honderd deelnemers op QiqoChat, een platform dat rond deze methode is gebouwd. Het werkte goed.

De manier waarop het werkte is wel het vermelden waard: in die versie moest voor elke sessieruimte een aparte Zoom-link geopend worden. Het platform hield de marktplein-logica bij elkaar en verwees deelnemers naar de juiste link. Dat loste het probleem op, en het was een omweg om iets te bereiken wat Zoom zelf toen niet kon.

Hoe QiqoChat er inmiddels uitziet weet ik niet; ik heb het sinds die tijd niet meer gebruikt.

Wat er sindsdien veranderde

Zoom heeft zelfselectie voor breakout rooms, en dat al een ruime tijd. Deelnemers zien de lijst met kamers, kiezen zelf, en gaan er vrij tussen heen en weer. Daarmee is de omweg overbodig geworden.

Voor mij betekent dat dat een apart platform voor online Open Space niet meer nodig is. Standaard Zoom volstaat, met een Google Doc of een Miro- of Mural-bord voor het marktplein en de notities.

Vier praktische dingen bepalen of het werkt:

De host zet breakout rooms aan in de accountinstellingen, onder de geavanceerde vergaderopties.

Bij het aanmaken van de kamers kiest de host "Let participants choose room". Zonder die aanvinking blijft het toewijzen bij de host liggen.

Host en deelnemers hebben Zoom 5.3.0 of hoger nodig. De host moet vanaf de desktop-app werken, want vanuit de browser of de mobiele app kun je geen kamers beheren.

En de valkuil: wie via de browser meedoet, kan niet zelf kiezen. Die persoon moet handmatig verplaatst worden, waarmee de wet van twee voeten voor hem vervalt. Zet in de uitnodiging dat mensen de app gebruiken, geen browsertab.

Op papier heeft de sessiehost de pen

In een fysieke Open Space schrijft degene die de sessie voorstelde de notities. Dat is geen regel maar een gevolg van de opzet: hij heeft het blad, hij hangt het op.

Dat levert een harvest op die ongelijk is. Eén sessie krijgt drie regels, een andere twee volle bladen. Sommige bladen zijn nauwelijks leesbaar. Er staan pijlen, doorhalingen, een tekening. Aan het handschrift zie je wie het schreef, en aan de haast waarmee iets geschreven is zie je hoe het gesprek liep.

Die ongelijkheid is informatie. Een blad met drie regels vertelt je iets over die sessie.

Online typt iemand anders

Zodra het digitaal gaat, verschuift de pen. Meestal naar een aangewezen notulist, soms naar wie het snelst typt, af en toe nog naar de sessiehost zelf. Dat lijkt een detail in de organisatie en het bepaalt wat de harvest is.

Het verslag wordt dat van een waarnemer. Wie de sessie voorstelde heeft een belang in het onderwerp en schrijft op wat hij eruit wil halen. Een notulist schrijft op wat er gezegd werd. Dat zijn verschillende documenten, en de tweede is completer en minder gericht.

Typen gebeurt tijdens, schrijven gebeurt na. Op papier krabbelt de host iets neer als het gesprek is afgelopen, of tussendoor. Digitaal typt iemand mee terwijl het gesprek loopt. Die persoon doet minder mee. In een sessie van acht mensen betekent dat dat één deelnemer feitelijk niet deelneemt.

Alles wordt even leesbaar. Dat klinkt als winst en het kost je de textuur. Twintig identiek opgemaakte tekstblokken vertellen niet meer welke sessie vol zat en welke na tien minuten uitdoofde.

De harvest wordt bewerkbaar. Dat is het grootste risico. Een digitaal document kan achteraf opgeruimd worden, samengevat, in een sjabloon gegoten. Dat opruimen doet iemand die er niet bij was, en die haalt de rafelranden weg die de betekenis droegen. Een halve zin die abrupt ophoudt, is soms het eerlijkste dat een sessie opleverde.

Wat online helemaal verdwijnt

De wand. In een zaal hangt de harvest ergens waar mensen langslopen. Ze lezen in de pauze wat er in een sessie gebeurde waar ze niet bij waren, en dat is de helft van de waarde van een Open Space.

Online is de harvest een bestand dat je moet openen. Wie het niet opent, mist alles buiten zijn eigen sessies. Dat is geen technisch probleem maar een ontwerpprobleem, en het valt op te lossen door leestijd in het programma te zetten in plaats van erop te vertrouwen dat mensen het later doen.

Een Miro- of Mural-bord komt hier dichter bij de wand dan een tekstdocument, omdat je het in één blik overziet en de ongelijkheid tussen sessies zichtbaar blijft.

Wat ik daarom vooraf afspreek

Wie typt, en waarom die keuze. Als de harvest van de deelnemers moet zijn, typt de sessiehost, ook als dat langzamer gaat. Wil je volledigheid, dan neem je een notulist en aanvaard je dat het een waarnemersverslag wordt.

Dat er niets wordt opgeruimd. Slecht gespelde, halve, tegenstrijdige notities blijven staan. Wie er iets van wil maken, doet dat in een apart document en laat het origineel intact.

Wanneer er gelezen wordt. Een blok in het programma, tijdens de dag, met de harvest open voor iedereen. Niet als huiswerk.

Wat er na de dag met het document gebeurt. Wie leest het, wie beslist, en op welke termijn. Die afspraak weegt bij een online Open Space zwaarder dan bij een fysieke, want er blijft geen wand achter die mensen eraan herinnert.

Waar dit vandaan komt

XP Days Benelux 2021, ongeveer honderd deelnemers, volledig online op QiqoChat. Daarnaast een reeks online bijeenkomsten in de coronajaren in Zoom, met zelfselectie voor de kamers.

Wat hierboven staat is wat ik daaruit heb overgehouden aan afspraken vooraf. Het is geen theorie over online samenwerken; het is een lijstje van dingen die je beter regelt voordat de dag begint.