Het meeste werk zie je niet
Wie een Open Space bijwoont, ziet de facilitator vooral in het eerste halfuur. Daarna lijkt de facilitator te verdwijnen. Dat is geen toeval. Het meeste werk gebeurde al in de weken ervoor.
Samen met de opdrachtgever zoek ik de vraag die brandt: een vraag die deelnemers zelf willen beantwoorden. En we leggen de randvoorwaarden vast: wat al beslist is, wat niet ter discussie staat, waar de grenzen liggen.
In de Open Space-gemeenschap geldt dat als vaste regel: een Open Space heeft een thema, en wordt begrensd door randvoorwaarden. Dat klinkt als het tegendeel van vrijheid. Het is er de voorwaarde voor. Wie weet waar de grenzen liggen, durft de ruimte ertussen te gebruiken. Wie het niet weet, wacht af.
Wie de vraag stelt: de sponsor
Elke Open Space heeft een sponsor: de persoon of organisatie die achter de urgente vraag en de uitnodiging staat. Vaak is dat de organisator, maar niet altijd. Is de organisator niet de sponsor, dan moet vooraf duidelijk zijn wie het wel is. Bij een specifiek thema werkt het het best als de sponsor de vraag zelf kort toelicht aan de groep. Daarna opent de facilitator de ruimte.
De ruimte openen
Op de dag zelf begint alles in een grote kring. In mijn opleiding trainde ik specifiek op dat moment: het openen van de ruimte, wat in de gemeenschap walking the circle heet: in de traditie van de methode loopt de facilitator de kring rond. Ik leg de centrale vraag uit, de vier principes en de Wet van de Twee Voeten. Dan nodig ik iedereen uit die iets wil bespreken om naar het midden te komen.
Daar gebeurt iets wat ik niet kan regelen. Iemand staat op, schrijft een vraag op een blad en zegt hardop waarom die ertoe doet. Een tweede volgt. Op de LeSS-conferentie in Amsterdam, in 2025, met zo’n 100 deelnemers, stond het bord binnen tien minuten vol.
Zo weinig mogelijk doen
Een oude regel uit de gemeenschap zegt het scherp: elke keer dat de facilitator iets doet voor de groep, is dat iets wat de groep niet meer zelf doet. Ik neem die regel letterlijk. Ik stuur de inhoud niet. Ik red geen sessie die stilvalt. Ik vat niet samen wat een groep zelf kan samenvatten.
“De rol van de facilitator is de opening te doen (zo kort mogelijk) en daarna uit de weg te gaan.”Uit de proceedings van de virtuele Open Space on Open Space 2015 (vertaald uit het Engels)
Wat ik wel doe, is de ruimte houden: fysiek, in de tijd, en in de sfeer. Ik bewaak de afspraken over tijd en plek. De gemeenschap noemt dat ideaal aanwezig en tegelijk onzichtbaar zijn.
Wat de facilitator de rest van de dag doet
Na de opening kun je je afvragen wat de facilitator nog doet. Vooral dit: ik bewaak dat de principes gerespecteerd worden. Dat betekent niet dat alles de hele dag positief en vrolijk is. In een goede Open Space hangt spanning. Onderwerpen waarover mensen het oneens zijn, komen op tafel. Dat is juist de waarde: in gewone vergaderingen blijven ze in de wandelgangen hangen.
Wat ik scherp in het oog houd, is macht. Een Open Space kent geen hiërarchie, maar tussen mensen bestaat er altijd een informele: leiderschap, ervaring, wie het luidst spreekt. Dat is niet verkeerd. Een Open Space is een systeem dat zichzelf regelt. Ik benoem wat ik observeer, maar dat betekent niet dat ik tussenkom.
Sluiten en wat erna komt
Een Open Space sluit in dezelfde kring waarin de dag opende. Wat de groep besprak, staat dan in de oogst. Wat ermee gebeurt, bespreek ik al in de voorbereiding, omdat de dag anders een mooi moment blijft zonder vervolg.
Dat lukt me niet altijd. Na minstens één opdracht hoorde ik nooit wat er met de uitkomst gebeurde. Ik schreef daarover in wat een Open Space werkelijk oplevert.
Waarom dit ertoe doet voor wie een facilitator zoekt
Een goede Open Space hangt minder af van wat de facilitator op de dag doet, en meer van wat er vooraf gebeurde. Vraag dus niet alleen hoe iemand een dag leidt. Vraag hoe die persoon de vraag en de randvoorwaarden met je zoekt.
Hoe ik dat aanpak: de aanpak in vijf stappen en de vormen die een Open Space kan hebben.