Wanneer Open Space niet het antwoord is
Open Space werkt goed bij complexe vraagstukken met veel belanghebbenden en zonder kant-en-klaar antwoord. Voor een deel van de aanvragen die ik krijg is het de verkeerde keuze. Deze pagina beschrijft welke.
Harrison Owen stelde de vraag zelf
In Open Space Technology: A User's Guide behandelt Owen in het tweede hoofdstuk wat hij de belangrijkste vraag noemt: zou je het eigenlijk wel moeten doen? Zijn antwoord is dat Open Space niet in elke situatie past. Hij noemt vier condities waaronder de vorm het sterkst werkt: hoge complexiteit, veel verschillende perspectieven, conflict dat er is of dreigt, en urgentie.
Ontbreekt een van die vier, dan is er meestal een beter instrument.
Vier situaties waarin ik het afraad
De uitkomst staat al vast. Als de beslissing genomen is en de bijeenkomst dient om er draagvlak voor te vinden, dan is Open Space riskant. Deelnemers merken binnen een uur dat hun agenda niet meetelt, en je verliest meer vertrouwen dan een gewone presentatie zou hebben gekost.
De groep is te klein. Onder de vijftien tot twintig deelnemers zijn er te weinig mensen voor parallelle sessies. Dan werkt een dialoogvorm beter. Voor een gesprek dat diepte nodig heeft gebruik ik Conversation Café, soms als opmaat naar een Open Space verderop in het traject.
Er moet kennis overgedragen worden. Als de groep iets moet leren dat buiten de zaal al bekend is, dan is Open Space een omweg. Een goede spreker met ruimte voor vragen is sneller.
Er moet een besluit vallen. Open Space levert een harvest op: alles wat deelnemers zelf hebben opgeschreven. Als er aan het eind van de dag gekozen moet worden, heb je daarnaast een besluitvorm nodig. Consent-besluitvorming werkt hier goed, of een gestructureerde prioritering.
De kritiek van binnenuit
De bruikbaarste kritiek op Open Space komt van facilitatoren, niet van sceptici. Johannes Schartau schreef in 2017 The Tyranny of Open Space. Hij noemt het expliciet geen oproep om te stoppen met de vorm, maar een oproep om te stoppen met overmatig gebruik.
Zijn diagnose: de neiging om structuren af te breken leidt er vaak toe dat ze door niets vervangen worden. In die leegte verschijnen dezelfde problemen als voorheen, nu met een zelfgenoegzaam laagje eroverheen.
Hij beschrijft patronen die iedere facilitator herkent. De sessiehost die zijn afgewezen conferentievoorstel alsnog kwijt wil. De sessie waarin nieuwkomers elkaar slecht adviseren. De consultant die de ruimte kaapt. De stille sessie waarin iedereen op wijsheid van een ander wacht.
Zijn kernpunt is het belangrijkste. Open Space lost een probleem op het niveau van de hele groep op en biedt niets voor wat er binnen de afzonderlijke sessies gebeurt. Dat is een reëel gat. Het is de reden dat ik in de voorbereiding altijd bespreek hoe de gesprekken zelf vorm krijgen. Voor de microstructuur binnen sessies gebruik ik Liberating Structures, een apart vak met een eigen site.
Wat ik dan doe
Past Open Space niet, dan zeg ik dat in het verkennende gesprek, meestal in het eerste kwartier. Vaak is er een andere facilitatievorm die wel past; daarvoor kun je bij me terecht via workshopfacilitation.eu. Soms is het antwoord dat je geen facilitator nodig hebt maar een beslissing.