“Open Space werkt toch niet online? Je mist de energie in de ruimte, de lichaamstaal, die momenten bij de koffieautomaat waar de echte gesprekken plaatsvinden.” Ik heb dat vaak gehoord, en had het zelf ook. Toen ik in 2020 plotseling alles online moest doen, dacht ik dat het een noodoplossing zou worden, een afgezwakte versie van het echte werk. Ik heb geleerd dat het anders ligt. Online Open Space werkt, maar op een andere manier. Niet beter, niet slechter. Anders.

Wat de proceedings laten zien

Een analyse van tweeëntwintig proceeding-documenten uit de periode 1994-2025 laat een opmerkelijke ontwikkeling zien in hoe de gemeenschap tegen technologie aankeek. In 1996 was er nog weerstand: “Cyberspace and world crime,” “Don’t forsake face-to-face!” De gemeenschap was sceptisch over online werken. In 2015 gebeurde er iets belangrijks: de eerste Virtual OSonOS, met zestig deelnemers via het platform QiqoChat, een vierentwintig-uursformat met mensen van over de hele wereld. Het bewijs dat het kon. En in 2024 volgde in Istanboel een experiment met de AI-toepassing Dembrane, die gesprekken opneemt, transcribeert en analyseert. De vraag is niet meer of het werkt. De vraag is hoe je het goed doet.

Wat ik zelf heb geleerd

Ik heb online Open Space gefaciliteerd met QiqoChat, onder meer op de XP Days Benelux in 2021, en met Zoom en breakoutrooms, onder meer bij een online meetup over Sociocracy 3.0 in België. Het werkt, maar je moet weten hoe. De burning question wordt online nog belangrijker: zonder een vraag die mensen echt bezighoudt, verdwijnt de aandacht sneller dan in een fysieke ruimte, en moet de intentie scherper staan dan ooit. Wat ik ook geleerd heb: je moet randvoorwaarden creëren, geen stramien opleggen. Geef mensen de vrijheid om zelf een breakoutroom te kiezen, net als in een fysieke ruimte. Zorg voor motivatie in plaats van verplichting, en maak een “hangout”- of “lounge”-room waar mensen ongedwongen kunnen blijven hangen. Ook online volgen mensen de energie: in Zoom en QiqoChat kiezen deelnemers zelf welke room ze binnengaan, en de Law of Two Feet werkt net zo goed online als in een zaal — sluit een gesprek niet aan, dan ga je ergens anders heen.

Connectie is anders, niet afwezig

Ja, de connectie voelt anders online. Je mist de handdruk, de geur van koffie, het samen naar de volgende ruimte lopen. Maar er ontstaat een andere vorm van connectie: mensen die normaal stiller zijn, spreken meer in de chat of in een breakoutroom; de focus is intenser omdat de buitenwereld minder afleidt; er ontstaan subgesprekken in de chat die parallel lopen met het hoofdgesprek. Het is geen vervanging, het is een alternatief. En wanneer mensen echt gemotiveerd zijn om deel te nemen, maakt het uiteindelijk weinig uit of dat fysiek is of online.

Voor wie zelf wil experimenteren met dit type online zelforganisatie: een kwartier volstaat om het te voelen. Stel één vraag aan een team, “wat willen we bespreken,” open drie breakoutrooms, laat mensen zelf kiezen, en gebruik na tien minuten de Law of Two Feet om te laten wisselen. Wat er dan gebeurt in die keuzemomenten, wie er meer spreekt dan gewoonlijk, hoe de energie aanvoelt: dat is online zelforganisatie in het klein.

De tools die ik gebruik, en waarom het platform er minder toe doet

Zoom met breakoutrooms werkt goed zolang er meer rooms zijn dan je denkt nodig te hebben, en zolang er een lounge- of hangout-room is waar mensen ongedwongen kunnen zijn. QiqoChat is specifiek ontworpen voor virtuele Open Space en laat deelnemers zelf rooms openen en sluiten, tot en met een vierentwintig-uursformat met deelnemers wereldwijd. Miro of een ander whiteboard helpt voor de “news wall,” waar mensen hun sessievoorstellen schrijven en de visualisatie helpt bij de online oriëntatie. Microsoft Teams kan ook, maar is minder flexibel voor spontane wissels en vraagt meer technische ondersteuning.

Wat ik geleerd heb: het platform doet er minder toe dan de randvoorwaarden. Is er een burning question die mensen echt bezighoudt? Kunnen mensen zelf kiezen waar ze heen gaan? Willen ze echt deelnemen, of moeten ze? Voelen ze zich veilig genoeg om te spreken? Zijn die vier er, dan werkt het, online of fysiek. Zijn ze er niet, dan werkt het ook fysiek niet.

Hybride: de moeilijke middenweg

Ik moet zelf toegeven dat ik hybride bijeenkomsten niet graag doe. Het ging bij mij het vaakst mis wanneer een aantal mensen fysiek samen aan één computer in een zaal zaten en de rest apart online zat: die fysieke groep begon onderling te praten, en ik verloor daar als facilitator op afstand mijn grip op het gesprek. De oplossing zit niet in beter opletten, maar in de opzet zelf: elke deelnemer apart aangesloten, ook wie in dezelfde zaal zit, of anders heel duidelijke afspraken dat wie fysiek samenzit toch apart het gesprek voert. Virtueel Open Space werkt het best wanneer elke deelnemer echt alleen is, niet gegroepeerd. Wanneer een deel van de groep fysiek is en de rest online, ontstaat er sowieso iets van een tweedeling: de fysieke groep heeft zijgesprekken die de online groep niet hoort, de online groep voelt zich buitengesloten, en de energie raakt verdeeld. Het kan werken, maar het vraagt uitzonderlijk goede facilitering: een online-buddy aan elke fysieke tafel, voortdurende aandacht voor wie er online is, en een technische opzet die perfect werkt, wat zelden voorkomt. Mijn voorkeur ligt bij één format kiezen, fysiek of online, en hybride enkel wanneer het echt niet anders kan.

Het is geen noodoplossing meer

In 2020 was online een noodoplossing. Nu is het een volwaardige optie. Soms is online beter: wanneer deelnemers over meerdere landen verspreid zijn, wanneer mensen een mobiliteitsbeperking hebben, wanneer minder reistijd meer tijd voor inhoud oplevert, of wanneer de CO2-impact meetelt. Soms is fysiek beter: bij een eerste kennismaking, bij diepe teambuilding, bij complexe emotionele onderwerpen. De kunst is kiezen wat bij de vraag past, niet wat bij de hype past.

Ik faciliteer Open Space online en fysiek, met QiqoChat, Zoom en andere platformen, gebouwd op dertig jaar proceedings en eigen ervaring in het veld.

Bronvermelding: gebaseerd op analyse van tweeëntwintig World Open Space on Open Space-proceedingdocumenten (1994-2025), specifiek OS96 (weerstand), VOS15 (eerste virtuele editie), WOS23 (vragen over hybride) en WOS24 (AI-experiment).

“When it’s over, it’s over” werkt ook online. Soms zelfs beter, want niemand moet achteraf opruimen.