# Open Space Facilitation Europe — Full site content

> Professional Open Space Technology facilitation for organisations in Belgium, the Netherlands and Europe. Trained in an Open Space Leadership Workshop. Open Space Technology was created by Harrison Owen.

---

## Open Space facilitator in België, Nederland en Europa

URL: https://openspace-facilitation.eu/

Open Space Facilitatie Europe

### Hoe krijg je 80 mensen aan de slag met een vraagstuk dat niemand alleen kan oplossen?
In een Open Space maken de deelnemers zelf de agenda, rond een vraag die ertoe doet. Voor overheden, EU-instellingen, bedrijven en grote non-profits in België, Nederland en Europa.
Groepen van 20 tot zo'n 200 deelnemers, fysiek en online. Bekijk ze in cijfers.

### Wat ik doe

### Conferenties & unconferences
Voor vakconferenties en community events van 30 tot 200 deelnemers.

### Overheid & publieke sector
Voor besturen en organisaties die samen verder moeten.

### Organisatietransformatie
Voor fusies, reorganisaties en agile of AI-transities.

### Strategische sessies
Voor directieteams en besturen die alle stemmen willen horen.

### Wat een Open Space tot leven brengt
Je verwacht het niet, maar het succes van een Open Space hangt af van de voorbereiding. Samen met de opdrachtgever zoek ik de urgente vraag die beantwoord moet worden. We bekijken welke condities nodig zijn, en wat de randvoorwaarden zijn: wat al beslist is, hoe het leiderschap ertegenover staat, en waar de grenzen liggen.
Dat klinkt als het tegendeel van vrijheid. Het is er de voorwaarde voor. Wie weet waar de grenzen liggen, durft de ruimte ertussen te gebruiken.
Op de dag zelf opent de groep in een kring. Een goede vraag en een eerlijke uitnodiging spreken aan wat mensen zelf drijft. Wie iets wil bespreken, loopt naar het midden, schrijft het op en hangt het aan de muur: het marktplein. Zo maakt de groep in een halfuur haar eigen agenda. Dat is geen spelletje: zo komen de principes van Open Space tot leven. Mensen kiezen zelf waar ze bijdragen, en wie een gesprek begint, draagt het ook. Daar begint verandering.
Dat kan in een halve dag binnen je programma, een volle dag, meerdere dagen of online. Bekijk de vormen.

### Open Space als strategisch instrument
Een vraagstuk met veel belanghebbenden begint niet op de dag van de sessie en stopt er ook niet. Het antwoord zit verspreid over veel mensen. Open Space brengt hen samen rond één vraag en laat hen zelf kiezen waarover ze praten. Daarom werkt het waar een vast programma tekortschiet.
De structuur is klein: een centrale vraag, en deelnemers die er zelf de agenda rond maken. Wat eruit komt, zijn afspraken waar mensen achter staan en werk dat na de dag doorloopt.
Mijn eerste Open Space organiseerde en faciliteerde ik in 2017: LeanCamp in Brussel. Ik ben opgeleid in een Open Space Leadership Workshop, assisteerde de facilitator in 2022 op het Global Scrum Gathering in Lissabon, en neem deel aan de internationale Open Space on Open Space-gemeenschap. Meer daarover.

Twijfel je of Open Space bij jouw vraagstuk past? Lees wanneer ik het afraad.
Hoe een dag eruitziet

---

## Hoe een Open Space dag eruitziet

URL: https://openspace-facilitation.eu/aanpak/

### Hoe een Open Space dag eruitziet

### De anatomie van een dag

Een Open Space-traject bestaat uit drie fases: voorbereiding, de dag zelf, en wat erna doorloopt. De dag is het zichtbare moment, niet het hele traject. Het meeste werk zit ervoor. Hieronder de vijf stappen, van uitnodiging tot vervolg.

Een Open Space dag heeft een vaste structuur, maar geen vast programma. De structuur schept de ruimte. Wat er binnen die ruimte gebeurt, bepalen de deelnemers zelf.

Meer over de methode: Wat is Open Space Technology?

1

### Voorbereiding (weken voor de dag)

Samen met de opdrachtgever zoek ik de vraag die brandt: een vraag die deelnemers zelf willen beantwoorden, en die de dag in beweging zet.

We leggen ook de randvoorwaarden vast: wat al beslist is, hoe het leiderschap ertegenover staat, en waar de grenzen liggen. Dat klinkt als het tegendeel van vrijheid. Het is er de voorwaarde voor. Wie weet waar de grenzen liggen, durft de ruimte ertussen te gebruiken en neemt zelf initiatief.

“Randvoorwaarden, of wat niet onderhandelbaar is, kun je vooraf uitwerken om te bepalen welke ruimte er openligt voor de deelnemers.”Uit de proceedings van Open Space on Open Space, Halifax 2005 (vertaald uit het Engels)
Ik bepaal ook de deelnemersgroep, de logistiek en hoe de harvest verwerkt wordt: hoe worden de uitkomsten van de dag vertaald naar concrete vervolgstappen?

Meer over waarom de uitnodiging het ontwerp is: de uitnodiging is het ontwerp.

2

### Opening in de kring & het marktplein

De dag begint in een grote kring, de opening circle. De sponsor, wie achter de vraag staat, licht die kort toe. Daarna open ik de ruimte, het opening the space: ik leg de werkwijze, de vier principes en de wet van mobiliteit uit, en nodig deelnemers uit om onderwerpen voor te stellen die zij willen bespreken. Iedereen die een vraag, idee of uitdaging heeft, schrijft dat op en kondigt het aan voor de groep. Zo ontstaat het marktplein: een agenda die volledig door de deelnemers zelf is gemaakt.

3

### De sessies

Deelnemers kiezen welke sessies zij bijwonen op basis van hun interesse en expertise. De wet van mobiliteit geldt: als een sessie niet (meer) relevant is, verplaats je naar een andere. Dat is de motor van het proces.

Sessies vinden parallel plaats in verschillende ruimtes. Wie de sessie voorstelde, legt de uitkomsten vast.

Duurt de Open Space meerdere dagen, dan begint elke ochtend met de morning announcements en sluit elke dag af met de evening news. De groep komt dan samen in de kring, en wie iets te melden heeft, komt naar het midden: nieuwe sessies, wijzigingen, wat er die dag gebeurde.

De tijdsloten op het bord geven het ritme van de dag aan. Bij het einde van een blok laat ik een gong horen. Dat is een mededeling, geen instructie: het slot zoals aangekondigd is voorbij, en of het gesprek doorgaat bepalen de deelnemers zelf.

Andersom hoeft niemand een slot vol te maken. Is het werk na twintig minuten gedaan, dan ga je uit elkaar, en dat moedig ik aan. Deelnemers schuiven sessies ook zelf om of voegen ze samen. De zaal heeft één harde eindtijd, en dat is het enige moment waarop de klok werkelijk telt.

4

### Harvesting: de oogst

Aan het einde van de dag worden de uitkomsten van alle sessies gedeeld met de hele groep. Afhankelijk van de doelstelling prioriteert de groep, stelt ze actieplannen op, of bepaalt ze vervolgstappen. De oogst is wat de deelnemers zelf gemaakt hebben.

Wat die oogst in de praktijk oplevert, wisselt: wat een Open Space werkelijk oplevert.

5

### Closing circle & nazorg

De Open Space sluit af in dezelfde kring, de closing circle: eenvoudig en ernstig, zonder presentaties. Wie wil, zegt wat belangrijk was en wat die van plan is. Daar vallen de eerste afspraken. Na de dag ontvangt de opdrachtgever een samenvatting van alle sessie-uitkomsten. Vaak plan ik ook een follow-up sessie in om de energie en afspraken van de dag vast te houden: hetzelfde clusteren-prioriteren-vieren-patroon dat ik in tien jaar facilitatie al in een honderdtal retrospectives en werksessies gebruikte.

### Wat je nodig hebt

De vereisten voor een Open Space zijn verrassend eenvoudig:

- Een grote ruimte waar alle deelnemers in een kring kunnen zitten voor opening en sluiting

- Aparte ruimtes voor de parallelle sessies, akoestisch gescheiden van elkaar

- Een marktplein-muur: een grote wandoppervlakte of flip-overs voor de agenda

- Papier en stiften voor sessievoorstellen en notities

- Koffie, thee en ruimte voor informele gesprekken: doorlopend het ganse programma, geen aparte pauzes

De ruimte kiezen is geen detail. Lopen meerdere sessies in één zaal, dan praat iedereen tegen het lawaai van de andere groepen in, en haken mensen af. Op WOSonOS 2026 in Eindhoven zag ik dat opnieuw: verschillende sessies deelden één ruimte, en gesprekken werden daardoor moeilijk. Daarom bekijk ik de locatie al in de voorbereiding, samen met de opdrachtgever: hoeveel aparte ruimtes er zijn, hoe groot, hoe dicht bij de kring en het marktplein.

Online werkt Open Space als deelnemers zich zelfstandig tussen sessies kunnen verplaatsen. Standaard Zoom kan dat met zelfselectie voor breakout rooms, met een Miro-bord of Google Doc als marktplein. Wat daarbij komt kijken staat in wat een online Open Space nodig heeft.

Twijfel je of deze vorm bij jouw vraagstuk past? Zie wanneer ik Open Space afraad.

---

## Artikelen

URL: https://openspace-facilitation.eu/artikelen/

### Artikelen

Wat ik hier schrijf komt uit de praktijk: sessies die ik zelf gaf, gemeenschappen waar ik zelf bij was. Geen advies van bovenaf, wel wat ik onderweg leerde.

### De rol van de facilitator in Open Space: aanwezig, en zo weinig mogelijk in de weg

24 september 2026

Wat een facilitator doet voor, tijdens en na de dag: de randvoorwaarden met de opdrachtgever, het openen van de ruimte, en waarom minder doen meer oplevert.

### WOSonOS 2026 Eindhoven, twee dagen later

21 september 2026

Persoonlijke reflectie op WOSonOS 2026 Eindhoven: dertig jaar Open Space-gemeenschap, een sessie over Liberating Structures naast Open Space, en de twijfel die ik zelf meenam naar huis.

### De vier principes van Open Space: waarom zelforganisatie werkt

21 september 2026

De vier principes, en waarom zelforganisatie werkt: van verkeer tot bossen, en waarom Scrum, Agile en S3 het vaak niet beter doen.

---

## De rol van de facilitator in Open Space: aanwezig, en zo weinig mogelijk in de weg

URL: https://openspace-facilitation.eu/artikelen/rol-van-de-facilitator/

### De rol van de facilitator in Open Space: aanwezig, en zo weinig mogelijk in de weg
24 september 2026

### Het meeste werk zie je niet

Wie een Open Space bijwoont, ziet de facilitator vooral in het eerste
halfuur. Daarna lijkt de facilitator te verdwijnen. Dat is geen toeval. Het
meeste werk gebeurde al in de weken ervoor.

Samen met de opdrachtgever zoek ik de vraag die brandt: een vraag die
deelnemers zelf willen beantwoorden. En we leggen de randvoorwaarden vast: wat
al beslist is, wat niet ter discussie staat, waar de grenzen liggen.

In de Open Space-gemeenschap geldt dat als vaste regel: een Open Space heeft
een thema, en wordt begrensd door randvoorwaarden. Dat klinkt als het tegendeel van
vrijheid. Het is er de voorwaarde voor. Wie weet waar de grenzen liggen,
durft de ruimte ertussen te gebruiken. Wie het niet weet, wacht af.

### Wie de vraag stelt: de sponsor

Elke Open Space heeft een sponsor: de persoon of organisatie die achter de
urgente vraag en de uitnodiging staat. Vaak is dat de organisator, maar niet
altijd. Is de organisator niet de sponsor, dan moet vooraf duidelijk zijn wie
het wel is. Bij een specifiek thema werkt het het best als de sponsor de vraag
zelf kort toelicht aan de groep. Daarna opent de facilitator de ruimte.

### De ruimte openen

Op de dag zelf begint alles in een grote kring. In mijn opleiding trainde ik
specifiek op dat moment: het openen van de ruimte, wat in de gemeenschap
walking the circle heet: in de traditie van de methode loopt de facilitator
de kring rond. Ik leg de centrale vraag uit, de vier principes en de Wet van
de Twee Voeten. Dan nodig ik iedereen uit die iets wil bespreken om naar het
midden te komen.

Daar gebeurt iets wat ik niet kan regelen. Iemand staat op, schrijft een vraag
op een blad en zegt hardop waarom die ertoe doet. Een tweede volgt. Op de
LeSS-conferentie in Amsterdam, in 2025, met zo’n 100 deelnemers, stond het
bord binnen tien minuten vol.

### Zo weinig mogelijk doen

Een oude regel uit de gemeenschap zegt het scherp: elke keer dat de
facilitator iets doet voor de groep, is dat iets wat de groep niet meer zelf
doet. Ik neem die regel letterlijk. Ik stuur de inhoud niet. Ik red geen
sessie die stilvalt. Ik vat niet samen wat een groep zelf kan samenvatten.

“De rol van de facilitator is de opening te doen (zo kort mogelijk) en daarna uit de weg te gaan.”Uit de proceedings van de virtuele Open Space on Open Space 2015 (vertaald uit het Engels)
Wat ik wel doe, is de ruimte houden: fysiek, in de tijd, en in de sfeer. Ik
bewaak de afspraken over tijd en plek.
De gemeenschap noemt dat ideaal aanwezig en tegelijk onzichtbaar zijn.

### Wat de facilitator de rest van de dag doet

Na de opening kun je je afvragen wat de facilitator nog doet. Vooral dit: ik
bewaak dat de principes gerespecteerd worden. Dat betekent niet dat alles de
hele dag positief en vrolijk is. In een goede Open Space hangt spanning.
Onderwerpen waarover mensen het oneens zijn, komen op tafel. Dat is juist de
waarde: in gewone vergaderingen blijven ze in de wandelgangen hangen.

Wat ik scherp in het oog houd, is macht. Een Open Space kent geen hiërarchie,
maar tussen mensen bestaat er altijd een informele: leiderschap, ervaring,
wie het luidst spreekt. Dat is niet verkeerd. Een Open Space is een systeem
dat zichzelf regelt. Ik benoem wat ik observeer, maar dat betekent niet dat
ik tussenkom.

### Sluiten en wat erna komt

Een Open Space sluit in dezelfde kring waarin de dag opende. Wat de groep
besprak, staat dan in de oogst. Wat ermee gebeurt, bespreek ik al in de
voorbereiding, omdat de dag anders een mooi moment blijft zonder vervolg.

Dat lukt me niet altijd. Na minstens één opdracht hoorde ik nooit wat er met
de uitkomst gebeurde. Ik schreef daarover in
wat een Open Space werkelijk oplevert.

### Waarom dit ertoe doet voor wie een facilitator zoekt

Een goede Open Space hangt minder af van wat de facilitator op de dag doet,
en meer van wat er vooraf gebeurde. Vraag dus niet alleen hoe iemand een dag
leidt. Vraag hoe die persoon de vraag en de randvoorwaarden met je zoekt.

Hoe ik dat aanpak: de aanpak in vijf stappen en
de vormen die een Open Space kan hebben.

---

## WOSonOS 2026 Eindhoven, twee dagen later

URL: https://openspace-facilitation.eu/artikelen/wosonos-eindhoven-2026/

### WOSonOS 2026 Eindhoven, twee dagen later
21 september 2026

Van 17 tot 19 september zat ik in Hotel Westcord in Eindhoven, tussen de
internationale Open Space-gemeenschap. Twee dagen later verwerk ik nog wat
ik daar zag.

### Wat is WOSonOS

WOSonOS staat voor World Open Space on Open Space. Sinds 1994 komt de
gemeenschap elk jaar samen, telkens ergens anders ter wereld, telkens met
hetzelfde format: Open Space over Open Space. Dit jaar was dat Eindhoven;
vorig jaar Istanboel, volgend jaar Kenia, de eerste keer op het Afrikaanse
continent. Het thema was “A continuation of inclusive space.” Er was geen
marketingpraatje en geen verkoopstandje: mensen kwamen samen omdat ze van
elkaar willen leren hoe je ruimte maakt voor een echt gesprek.

### Een gemeenschap met dertig jaar geschiedenis

Wat me meteen trof was de mix van mensen. Er waren facilitators die al
twintig, vijfentwintig jaar Open Space doen, sommigen waren er al bij toen
Harrison Owen het format ontwikkelde, en hebben het sindsdien gedaan in
oorlogsgebieden, in bestuurskamers, in dorpen in Afrika. Ze komen nog
steeds, omdat ze nog steeds iets ontdekken. Er waren deelnemers uit
Nederland, Duitsland, België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Canada
en de Verenigde Staten; sommigen reizen er elk jaar de wereld voor rond —
geen chique bijkomstigheid, maar de echtheid die ze er telkens komen
zoeken. En er waren nieuwkomers, die twijfelen of ze het wel goed doen, die
een vraag stellen en er meteen bij zeggen dat het vast een domme vraag is.

Wat opvalt: er is geen hiërarchie. Wie dertig jaar ervaring heeft en wie er
één jaar heeft, zitten aan dezelfde tafel. De wet van mobiliteit werkt ook
hier: sluit een gesprek niet aan, dan ga je ergens anders heen, ook als je
de grootste naam in de zaal bent.

### Mijn sessie: wanneer heeft een Open Space-sessie extra facilitatie nodig

Ik bracht zelf een sessie in over een vraag waarmee ik al langer worstel,
ook op de Open Space met Liberating Structures in Brussel in 2025 en op de
Open Space met Liberating Structures in Eindhoven in juni 2026, en online
via QiqoChat bij een virtuele Open Space over Liberating Structures: in
welke mate kan Open Space gecombineerd worden met andere
facilitatietechnieken, en wanneer is dat eigenlijk nodig? Mijn eigen
uitgangspunt is duidelijk: Open Space, met de vier principes en de juiste
randvoorwaarden, is voldoende voor zelforganisatie. Hoe meer structuur je
toevoegt, hoe meer vrijheid en autonomie je de deelnemers afneemt.

Maar de praktijk wringt. De sessies binnen een Open Space zijn vaak heel
open-ended, en de zelfregulerende principes zijn daar niet altijd
voldoende voor. Het zou fout zijn als facilitator om dan zelf
facilitatietechnieken op te leggen aan een groep, dat raakt aan het
concept zelf. Wat wel kan: technieken aanbieden, zonder ze op te dringen.
Er kunnen facilitatoren in de ruimte beschikbaar zijn die een groep zelf
kan oproepen, voor een check-in, een ronde, “1-2-4-All” of een andere
Liberating Structure, een visualisatie- of tekentechniek, of gewoon om
notities te nemen. Op initiatief van de groep, nooit op initiatief van de
facilitator.

Deelnemers die al sinds de jaren negentig Open Space doen, gingen erop in,
niet met “jij bent nieuw, jij snapt het niet,” maar met “dat is
interessant, hoe zou dat werken?” We bespraken de timing (aanbieden kan
werken, maar forceer niets), de keuze (laat de groep zelf beslissen of ze
er gebruik van willen maken), en het gevaar dat ook ik onderkende: net dit
soort steun kan de structuur opleggen die Open Space juist loslaat.

Mijn eigen twijfel zit in diezelfde spanning. Ik geloof sterk dat Open
Space alleen voldoende is, en toch zie ik in de praktijk sessies die
duidelijk beter zouden lopen met een beetje extra ondersteuning. Wanneer
is aanbieden zonder opdringen genoeg, en wanneer is het toch een verdoken
vorm van structuur toevoegen? Die vraag nam ik mee naar huis, niet enkel
de antwoorden van anderen.

### Geen afgezwakte versie

In de commerciële wereld zie je vaak “barcamp” of “unconference,” wat
meestal betekent dat de principes worden losgelaten waar het uitkomt. Bij
WOSonOS lukt dat niet. De gemeenschap voelt het verschil tussen wie de
principes echt naleeft en wie ze uitholt. De vier principes worden er
serieus genomen: wie er komt, zijn de juiste mensen, ook als het er acht
zijn in plaats van tachtig. Wat er gebeurt, is het enige wat had kunnen
gebeuren, zelfs als het niet is wat je verwachtte. Wanneer het begint, is
het juiste moment, al is er eerst stilte. En wanneer het afgelopen is, is
het afgelopen, ook al blijven er nog “belangrijke” dingen onbesproken. De
wet van mobiliteit wordt er uitgelegd zoals ze bedoeld is: leer of draag je
niet bij, dan ga je ergens anders heen. Geen
uitzondering. Dat is de echtheid waarom deze gemeenschap al dertig jaar
bestaat.

### Het is nooit klaar

Je zou denken dat na dertig jaar de principes wel duidelijk zijn en de
methode wel uitgewerkt is. WOSonOS laat het tegenovergestelde zien. Er
kwamen nieuwe contexten ter sprake, hoe Open Space werkt in een
oorlogsgebied, met jongeren, in een virtuele omgeving, en nieuwe vragen,
over het combineren met andere methoden, over omgaan met diversiteit, over
faciliteren wanneer je zelf deel uitmaakt van het conflict. Geen van die
vragen kreeg een sluitend antwoord; ze bleven openliggen. En een nieuwe
generatie deelnemers stelde vragen die de oudgedienden niet meer hadden
bedacht. De gemeenschap blijft zichzelf bevragen. Dat is, denk ik, de
kracht ervan.

### Meer dan collega’s

Dit zijn geen collega’s die elkaar eens per jaar zien op een congres. Dit
zijn mensen die samen dertig jaar geschiedenis delen: ze helpen elkaar,
werken samen aan projecten, nodigen elkaar uit voor events in hun eigen
land. De WhatsApp-groep die voor dit event ontstond, blijft vermoedelijk
actief: minder om zakelijk te netwerken, vooral om de verbinding vast te
houden.

### Voor wie is WOSonOS

Misschien denk je dat dit iets is voor experts, niet voor jou. Maar
WOSonOS is net voor wie wil leren, twijfelt, vragen heeft en de principes
serieus neemt, ongeacht ervaring, niet voor wie alles al weet of het enkel
eventjes wil proberen. Sommige deelnemers doen dit al twintig jaar, en ze
komen nog steeds, omdat ze nog steeds iets ontdekken.

### Twee dagen later

De gesprekken zitten nog in mijn hoofd: de sessie over Liberating
Structures en Open Space en de stiltes die wel degelijk iets betekenden.
Het bevestigt wat ik al vermoedde: Open Space werkt niet als een tool die
je even inzet. Het is een manier van kijken naar hoe mensen samenwerken.
En die blik blijft zich ontwikkelen, ook na dertig jaar.

Wie meer wil weten: de site van dit jaar is wosonos26.com, meer
achtergrond staat op openspaceworld.org. Of stel je vraag rechtstreeks. Ik
ben er zelf nog volop aan het leren.

Ik faciliteer Open Space en experimenteer met combinaties zoals
Liberating Structures. Was aanwezig op WOSonOS 2026 Eindhoven.

---

## De vier principes van Open Space: waarom zelforganisatie werkt

URL: https://openspace-facilitation.eu/artikelen/zelforganisatie/

### De vier principes van Open Space: waarom zelforganisatie werkt
21 september 2026

### De scepticus

Die reactie hoor ik vaak: “Dit gaat nooit werken zonder agenda. We hebben
structuur nodig, anders ontstaat er chaos.” Ik ken het argument. Ik hoor het
bij Scrum-implementaties, bij Agile-transformaties, bij zogeheten
zelfsturende teams. Het verhaal is telkens hetzelfde: een organisatie
probeert zelforganisatie en eindigt met meer meetings, meer coördinatie,
meer facilitators die alles doen behalve loslaten.

Daniel Pink schreef in Drive over autonomie, meesterschap en purpose.
Frederic Laloux beschreef in Reinventing Organizations teal organizations.
Sociocracy 3.0 heeft eigen patronen voor zelforganisatie, en Management 3.0
voegt er zijn Moving Motivators aan toe. Bij al die modellen keren dezelfde
voorwaarden terug: een duidelijk doel, grenzen die er een container van
maken, autonomie, en mensen die willen groeien in wat ze doen. Ontbreekt een
van die voorwaarden, of legt het leiderschap zelforganisatie op zonder het
zelf voor te doen, dan werkt het gewoon niet goed.

Al die modellen zijn waardevol. Toch zie ik organisaties vastlopen op
dezelfde vraag: hoe laat je controle los zonder chaos?

Ik heb zelf naar dat antwoord gezocht. Ik ben niet in Open Space gaan
geloven omdat het theoretisch mooi klonk, maar omdat ik het heb zien werken:
in business, in non-profit, in situaties waar het er echt om ging.

### De vier principes

Dit zijn de vier zinnen waar Open Space op steunt, terwijl
managementmethoden komen en gaan: Six Sigma, Holacracy, Agile-washing.

- Wie er komt, zijn de juiste mensen

- Wat er gebeurt, is het enige wat had kunnen gebeuren

- Wanneer het begint, is het juiste moment

- Wanneer het afgelopen is, is het afgelopen

Dat zijn geen managementtrucs. Ze beschrijven hoe zelforganisatie al werkt:
mensen beslissen zelf waar ze hun energie in steken, goede ideeën trekken
aandacht, en minder goede ideeën verdwijnen omdat mensen de wet van twee
voeten gebruiken. De timing komt uit het proces, niet uit een Gantt-chart, en
een afsluiting voelt als voltooiing, niet als “ik moest stoppen.” Je kiest
hierbij niet tussen structuur en vrijheid: de principes geven zelf al
structuur, alleen niet de structuur die je op een organigram tekent.

Ik heb zelf, met AI-ondersteuning bij het doorzoeken en clusteren, de
proceedings van World Open Space on Open Space doorgenomen (1994-2025). Wat
daaruit blijkt is opmerkelijk: deze vier principes zijn in dertig jaar niet
veranderd. [Bron: OS99, OS05, OS08, VOS15, WOS25].

Ik zag het opnieuw bevestigd op WOSonOS 2026 in Eindhoven: geef je de ruimte,
dan komen mensen zelf met betere ideeën dan wat ik van tevoren had kunnen
bedenken. Geen agenda die dat oplegt, gewoon mensen die samenkomen met een
duidelijke drive om iets te veranderen.

### Wat de proceedings ons leren

Wie de proceedings van Open Space on Open Space sinds 1994 leest, ziet dat de Open Space-gemeenschap zelforganisatie al sinds het begin
beschrijft als een natuurlijk fenomeen, niet als een managementtechniek.
Open Space wordt er niet neergezet als vergadermethode of workshopformaat.
Het wordt beschreven als iets dat al in de natuur bestaat, iets dat we
alleen nog moeten blootleggen. Dat is het wezenlijke verschil: ik hoef
niets te bouwen, niets te forceren. Ik hoef enkel de ruimte te creëren waar
het al kan gebeuren. In 1999 stond het al als sessieonderwerp op het bord, “emergent organization” [OS99]: organisaties die ontstaan uit interactie, niet uit
planning.

“Er gaat veel energie verloren door controle.”Uit de proceedings van World Open Space on Open Space, Bilbao 2022 (vertaald uit het Engels)

### Het verkeer, een voorbeeld dat iedereen kent

Hier is de analogie die ik gebruik als mensen sceptisch zijn: het verkeer op
de ring rond Brussel, of Amsterdam, of welke stad dan ook. Niemand stuurt
elke auto afzonderlijk aan, en toch werkt het. Miljoenen beslissingen per
uur: mensen bepalen zelf hun snelheid, wanneer ze van rijstrook wisselen en
wanneer ze afslaan, meestal zonder ongelukken.

Zonder regels, zonder markeringen, zonder duidelijke borden wordt elk
kruispunt chaos. De
regels bepalen niet waar je heen rijdt; ze maken het mogelijk dat iedereen
zijn eigen weg kiest. Een Open Space werkt zo: de randvoorwaarden, de
principes en de wet van mobiliteit liggen vast, en precies daardoor
organiseert de rest zich vanzelf. Verkeer werkt niet ondanks de regels, maar
dankzij de regels. Zo werkt zelforganisatie ook.

### Het biologische parallel

De proceedings verwijzen naar biologische systemen, en terecht. Een bos
wordt niet aangelegd: niemand plant elke boom op de juiste plek, niemand
maakt een planning voor groei, en toch ontstaat er een ecosysteem, met
relaties tussen organismen, voedselketens, een balans die zichzelf
herstelt. Soms sterft een boom, soms komt er een nieuwe soort, soms ontstaat
een open plek die weer nieuw leven aantrekt: het systeem reguleert
zichzelf. Je lichaam doet hetzelfde. Je hoeft niet te denken aan je
hartslag, je ademhaling, je spijsvertering. Miljoenen cellen werken samen
zonder centrale planning, en toch functioneert het.

De echte vraag is niet of zelforganisatie werkt. De vraag is waarom je zou
denken dat Scrum-boards en Agile-coaches het beter kunnen.

### Dit doe je ook al thuis

Thuis organiseer ik een familiefeest niet met een projectplan: kom om zeven
uur, breng iets lekkers mee, we zien wel waar de avond ons brengt. Mensen
praten, ideeën ontstaan, iemand begint te zingen, iemand anders ruimt op
zonder dat het gevraagd wordt.

Op het werk doe ik vaak alsof dat niet kan, alsof volwassenen plots geen
verantwoordelijkheid meer kunnen nemen, alsof er een meeting nodig is om te
bespreken wanneer we gaan vergaderen. Geef mensen tijd en ruimte, en ze
komen er zelf. Dat is geen naïeve hippie-ideologie. Het is dezelfde
zelforganisatie als bij het verkeer en het bos, alleen dan aan je eigen
keukentafel.

### Scrum, Agile, Sociocracy 3.0: waarom ze vaak falen

Ik heb gezien hoe organisaties Agile invoeren en eindigen met meer
bureaucratie dan ervoor. Het probleem is dat ze zelforganisatie willen
forceren, met stand-ups, met retrospectives, met S3-patronen die ze
implementeren, terwijl zelforganisatie niet te implementeren is. Je kunt het
alleen toelaten. Scrum heeft goede elementen, S3 heeft waardevolle
patronen, maar ze worden vaker gebruikt als vervanging voor vertrouwen dan
als hulpmiddel ervoor. Daniel Pink schrijft over autonomie als drijfveer,
maar autonomie betekent loslaten, niet loslaten mét extra meetings om het
loslaten te coördineren. Het verschil zit in de zin die je uitspreekt:
Agile, Scrum en S3 zeggen “we organiseren zelfsturing met deze structuur,”
Open Space zegt “ik creëer de voorwaarden en vertrouw op zelforganisatie.”
Het eerste is een methode. Het tweede is een mindset.

### Waarom loslaten eng voelt

Zelforganisatie loslaten vraagt leiderschap, niet het soort dat alles
bedenkt en controleert, het soort dat durft te vertrouwen en durft los te
laten. Ik hoef het management niet te overtuigen met een PowerPoint over
“agile transformatie” of “zelfsturende teams,” dat werkt niet. Het vraagt
iets anders: dat ik de principes zelf leef, dat ik durf te zeggen: ik weet
niet waar dit naartoe leidt, ik vertrouw wel op het proces. Dat is eng. Dat
voelt kwetsbaar. Maar dat is ook waarom het werkt.

Ik heb zelf vastgehouden aan een agenda, uit angst om los te laten. Dat
gebeurt wanneer een opdrachtgever zegt: dit is voor mij niet voldoende, ik
verwacht duidelijke resultaten. Op dat moment moet je als facilitator sterk
in je schoenen staan om te zeggen dat het proces gewoon gevolgd wordt zoals
het zich aandient. Die stevigheid ontstaat niet tijdens de Open Space zelf,
ze ontstaat in de voorbereiding. Als ik de randvoorwaarden niet vooraf
duidelijk heb afgebakend met de opdrachtgever, komt die twijfel
onvermijdelijk terug tijdens de sessie zelf.

### Wat ik heb gezien: business en non-profit

Ik ga niet zeggen dat het altijd werkt, dat zou gelogen zijn.

Ik heb zelf ook eens de randvoorwaarden niet volledig ingevuld gekregen, en
dat voelde ik meteen. Bij een Open Space voor een overheidsinstantie, en een
andere keer bij een privébedrijf, wilde de opdrachtgever niet de volledige
autonomie geven. Er werden daarom vooraf een aantal mensen aangeduid om een
sessie te pitchen, als een soort back-up, als voorbeeld, in de hoop dat
andere mensen uit het publiek ook zelf een sessie zouden pitchen. Dat is
precies het teken dat de randvoorwaarden niet volledig aanwezig zijn: het
gebeurt meestal wanneer mensen te nieuw zijn met het format, of al
vastgebed zitten in een structuur van vaste meetings met vaste agenda’s, en
dat gegeven van autonomie nog niet kennen. De principes kunnen bevrijdend
zijn, maar verwacht niet dat alles vanaf de eerste keer omslaat. Dat is ook
een groeiproces bij de mensen zelf, iets wat je opbouwt door Open Space te
herhalen en te tonen hoe het ook kan. Je verklaart de principes niet
heilig. Je blijft het gewoon doen.

Een non-profit worstelde met haar strategie. Traditioneel gepland was dat
maandenwerk. Met Open Space werd het drie uur, veertig mensen, en heldere
prioriteiten: de juiste mensen vonden elkaar, niet omdat er iets magisch
gebeurde. Het was een stichting die zelf non-profits ondersteunt, in de
financiële sector; de namen laat ik hier bewust weg.

In 2016 gebeurde iets vergelijkbaars bij een bedrijf in de creatieve media:
geen uren vergaderen, wel één namiddag waarin de juiste gesprekken vanzelf
ontstonden.

Bij een bank wilde het management in 2021 innoveren. Er kwamen geen
post-its en geen ideeën-generatie-sessies, alleen de vraag wat mensen
wilden bespreken. De beste ideeën kwamen van mensen die normaal nooit aan
het woord kwamen.

In 2025 was er een stichting in België met leden over het hele land. Geen
moeilijke consensusprocedures: wie kwam, besprak wat er leefde, en de
uitkomsten waren helderder dan na maanden vergaderen.

Twee keer werkte het ook minder goed. Bij een organisatie die het van het
management moest, ontbrak echte urgentie: mensen speelden mee, maar hun
hart zat er niet in. En bij een sessie waar de facilitator te veel stuurde,
werden de principes maar half toegepast. Het resultaat was geforceerde
spontaniteit.

Het werkt niet als je de uitkomst al kent en enkel de vorm doorloopt, als je
controle belangrijker vindt dan resultaat, of als je niet bereid bent om
verrast te worden.

### Voor wie dit werkt

Deze principes werken niet overal. Ze werken wanneer er een echte drive is,
niet “we moeten van het management,” wanneer de voorwaarden goed zijn
(ruimte, tijd, veiligheid), en wanneer leiderschap durft te vertrouwen.

Ik zie het vaak bij leiders die willen loslaten zonder de controle te
verliezen: transformatiemanagers die voelen dat de oude aanpak niet meer
werkt. En ik zie het bij stichtingen, verenigingen en non-profitgroepen die
met minder middelen meer willen bereiken, met leden die zelf al
gemotiveerd zijn. Ook in bedrijven werkt het, maar dan moet je stoppen met
change management en beginnen met change hosting.

### De moeilijke waarheid

Wat ik heb geleerd is dat zelforganisatie niet gemakkelijker is dan
top-down. Het is alleen anders. Top-down vraagt veel werk van de bovenkant:
plannen, coördineren, controleren. Zelforganisatie vraagt veel werk in de
voorbereiding: de juiste ruimte creëren, de juiste mensen uitnodigen, de
juiste intentie neerzetten. Het is verschoven werk, niet minder werk. Wat je
er wel voor terugkrijgt, is anders: mensen die het probleem als hun eigen
probleem behandelen, in plaats van het enkel af te werken. Dat verschil
voel je meteen. In mijn eigen ervaring, in business en non-profit, is dat ook waarom organisaties die dit een keer
proberen zelden teruggaan naar de oude aanpak.

### Een experiment voor deze week

Je hoeft geen Open Space te organiseren om dit te ervaren. Ga eens staan op
een druk kruispunt, veilig uiteraard, en kijk naar het verkeer. Zie je hoe
mensen op elkaar reageren zonder dat iemand hen aanstuurt, en hoe de
verkeerslichten en de voorrangsregels dat mogelijk maken? Of probeer het op
je werk. Spreek de volgende keer met je team eerst de spelregels af: de
vraag waar het over gaat en wat al beslist is. Laat de rest open, zonder
agenda, en begin gewoon. Let op wat er gebeurt in de eerste dertig seconden
stilte, op wie er als eerste spreekt (vaak niet de gebruikelijke verdachte),
en op welke onderwerpen loskomen van de gebruikelijke agenda. Die mengeling
van spanning en potentieel, binnen duidelijke grenzen, is waar
zelforganisatie begint.

Of nog kleiner: let op je eigen reactie de volgende keer dat iets anders
loopt dan gepland. Paniek, irritatie of nieuwsgierigheid zeggen alle drie
iets over hoeveel ruimte je zelf al geeft aan zelforganisatie.

### Geen hype, gewoon werken

Ik ben geen fan van transformatie, disruptie, of grote woorden voor een
simpele verschuiving. Ik praat over wat werkt en wat niet werkt: over
verkeer, over bossen, over lichamen die al duizenden jaren zelforganiseren
zonder Agile-coach. De vier principes van Open Space zijn geen hype. Ze zijn
dertig jaar onveranderd, omdat ze iets beschrijven dat al werkt. Je hoeft
het niet te geloven. Je hoeft het alleen toe te laten.

Ik help organisaties (business en non-profit) met het loslaten van controle
zonder chaos, gebaseerd op dertig jaar Open Space-proceedings en eigen ervaring in het veld.

Dit artikel steunt op de proceedings van Open Space on Open Space sinds
1994. Ze staan allemaal online op openspaceworld.org.

“Don’t push the river, it flows by itself.” De titel van een boek van
Barry Stevens uit 1970, die het verschil samenvat tussen forceren en
toelaten.

---

## Open Space facilitator in Brussel voor EU-instellingen, verenigingen en summits

URL: https://openspace-facilitation.eu/brussel/

### Open Space in Brussel en de EU-context

Brussel brengt institutionele complexiteit, veel talen en belanghebbenden uit veel landen samen. Dat zijn de condities waaronder Open Space het sterkst werkt. Ik begeleid Open Space en unconferences in het Engels of Nederlands, voor EU-instellingen, verenigingen, summits en grote organisaties.

### Waar ik dit deed

- Een internationaal agentschap (2024): een tweedaagse die Open Space combineerde met Liberating Structures, zo'n 20 deelnemers, die ik samen met een collega faciliteerde.

- Liberating Structures Global Gathering, Brussel (19–20 juni 2025): twee dagen volledig in Open Space-format, zo'n 60 practitioners uit meerdere landen, in het Engels. Ik organiseerde en faciliteerde mee.

- Een grote financiële instelling in Brussel (2020–2021): Open Space herhaaldelijk ingezet binnen een digitale transformatie.

- LeanCamp Brussel (2017): een unconference die ik organiseerde en faciliteerde, zo'n 50 deelnemers.

“De Liberating Structures Global Gathering in BE-HERE was ongelooflijk goed georganiseerd. Het unconference-format van Open Space bracht uiteenlopende perspectieven samen die ieders leerervaring verrijkten. De agenda die de deelnemers zelf maakten, paste perfect bij deze gemeenschap.”Een deelnemer over de Liberating Structures Global Gathering, Brussel 2025, georganiseerd door Re-Evented VZW (vertaald uit het Engels)
Alle bijeenkomsten met aantallen en mijn rol: cases in cijfers.

### Voor summits en verenigingen

Veel summits in Brussel willen deelnemers al een deel van de agenda laten maken. Een Open Space doet dat met een duidelijke structuur: een kring, een marktplein, en sessies die deelnemers zelf voorstellen. Dat kan een halve dag binnen je programma zijn, een volle dag of meerdere dagen.

Wat het laat werken, ligt vooraf vast: de urgente vraag, de randvoorwaarden, en een sponsor die achter de uitnodiging staat. Bekijk de vormen.

Leg je vraagstuk voor

---

## Gefaciliteerde Open Space bijeenkomsten — voorbeelden

URL: https://openspace-facilitation.eu/cases/

### Waar ik Open Space heb gefaciliteerd

Negen jaar Open Space, van twintig deelnemers tot tweehonderd, fysiek en online. Hieronder staat per bijeenkomst wat mijn rol was.

### In cijfers

Alle bijeenkomsten, de meest recente bovenaan, met aantallen en mijn rol. Deel gerust deze link: openspace-facilitation.eu/cases/#in-cijfers.

Bijeenkomst
Deelnemers
Vorm
Mijn rol

Liberating Structures Global Gathering, Eindhoven, 11–12 juni 2026
~20
fysiek, 2 dagen
mede-organisator en facilitator

LeSS-conferentie, Amsterdam, 9–10 oktober 2025
~100
fysiek, Engels, 1 dag
mede-organisator en facilitator

Liberating Structures Global Gathering, Brussel, 19–20 juni 2025
~60
fysiek, Engels, 2 dagen
mede-organisator en facilitator

VERA, Dag van de Community, Halle, 5 december 2024
~60 à 70
fysiek, Open Space binnen een dagprogramma
facilitator

Internationaal agentschap, 2024
~20
fysiek, Engels, 2 dagen, met Liberating Structures
facilitator

Global Scrum Gathering, Lissabon, 17–19 oktober 2022
~150
fysiek, Engels
assistent van de hoofdfacilitator

XP Days Benelux 2021, 25 november 2021
~100
online (QiqoChat)
mede-organisator en mede-facilitator

Lean Startup Summit, Amsterdam, 20–21 maart 2018
~200 in de Open Space (350 à 400 aanwezig)
fysiek, 2 dagen
co-facilitator van specifieke sessies

LeanCamp, Brussel, 2017
~50
fysiek, 1 dag
organisator en facilitator

### Opdrachten voor organisaties

Voor overheden, bedrijven en organisaties, met mijn rol erbij.

### Internationaal agentschap

2024 · ~20 deelnemers · Engels · 2 dagen

Een tweedaagse die Open Space combineerde met Liberating Structures: deels training, deels meteen oefenen in de praktijk. Ik faciliteerde ze samen met een collega. De naam van het agentschap noem ik niet.

Overheid

### VERA — Dag van de Community

5 december 2024, stadskantoor Halle · ~60 à 70 deelnemers · Vlaams-Brabantse lokale besturen · Nederlands

VERA is het Vlaams-Brabants steunpunt e-government en verbindt lokale besturen rond IT-beleid en digitalisering. Op de Dag van de Community bracht VERA lokale besturen, OCMW's, politiezones en intercommunales samen. Ik faciliteerde het interactieve deel, waarin deelnemers in kleine groepen in gesprek gingen over ethisch digitaliseren, informatiebeheer en datagedreven werken. Het publiek reikte verder dan IT: ook beleidsmedewerkers, communicatie, burgerzaken en afdelingshoofden financiën en organisatiebeheersing. Terugblik van VERA

“Een grote stap buiten onze comfortzone, maar een schot in de roos. Deze vrije methode leverde heel wat waardevolle inzichten op om verder mee aan de slag te gaan.”VERA, in hun terugblik op de Dag van de Community

Vakconferentie

### Scrum Event

Gepland: 19 november 2026, De Fabrique Utrecht · ~150 deelnemers · Nederlands · 1 dag

Open Space facilitatie voor het grootste agile event van Nederland, samen met het team van Agile Scrum Group. De dag loopt als unconference: na de keynote bepalen zo'n honderdvijftig Scrum Masters, Product Owners, Developers en Agile Coaches zelf de agenda, in drie rondes break-outsessies. Programma en sprekers

### Lean Startup Summit

20–21 maart 2018, Amsterdam · ~200 in de Open Space, 350 à 400 aanwezig · 2 dagen

Co-facilitator van specifieke sessies binnen de Open Space van de summit. De Open Space als zelfstandig programma-onderdeel naast de klassieke lezingen en workshops.

### In de vakgemeenschap

Open Spaces en unconferences van en voor practitioners, die ik mee organiseerde of faciliteerde.

### LeSS conferentie

9–10 oktober 2025, Amsterdam · ~100 deelnemers · Engels · 1 dag

Mede-organisator van de conferentie. De Open Space zette ik op samen met collega-organisatoren; ik opende de ruimte en zette het bord van het marktplein op. Open Space als zelfstandig onderdeel binnen een klassieke conferentieopzet. Binnen tien minuten stond het bord vol.

Vakconferentie

### XP Days Benelux 2021

25 november 2021, online · ~100 deelnemers · Engels en Nederlands

Samen met een groep organisatoren organiseerde en faciliteerde ik een volledig online Open Space op QiqoChat, het platform dat voor deze vorm ontworpen is. Dit was in het jaar waarin online geen keuze was maar noodzaak. QiqoChat bootst de logica van het marktplein na: deelnemers zien welke sessies er zijn en bewegen er zelf tussen, zonder dat een facilitator hen hoeft rond te schuiven.

### Liberating Structures Global Gathering

19–20 juni 2025, Brussel · ~60 deelnemers · 11–12 juni 2026, Eindhoven · ~20 deelnemers

Mede-organisator en facilitator van twee edities, telkens twee dagen volledig in Open Space-format, voor een internationale facilitatie-community. In Brussel bouwden zestig practitioners uit meerdere landen zelf de agenda. Dit is het lastigste publiek dat er is: mensen die weten wat je doet en waarom, en die het zelf zouden kunnen.

“De Liberating Structures Global Gathering in BE-HERE was ongelooflijk goed georganiseerd. Het unconference-format van Open Space bracht uiteenlopende perspectieven samen die ieders leerervaring verrijkten. De agenda die de deelnemers zelf maakten, paste perfect bij deze gemeenschap.”Een deelnemer over de Liberating Structures Global Gathering, Brussel 2025, georganiseerd door Re-Evented VZW (vertaald uit het Engels)

### LeanCamp

2017, Brussel · ~50 deelnemers · 1 dag

Organisator en facilitator. Publiek met een Lean Startup-inslag: snel experimenteren, leren van de markt.

### Binnen transformatietrajecten

Als consultant zette ik Open Space in bij klanten, binnen lopende trajecten. Vooral in de banksector en bij de overheid, in guilds, tribes en communities of practice. Groepen tot vijftig deelnemers.

Bij een digitale transformatie in Brussel organiseerde ik de Open Space herhaaldelijk, over 2020 en 2021. Herhaling verandert wat de vorm oplevert: wat in de ene sessie een bezorgdheid was, kan in de volgende een initiatief zijn dat al loopt.

Wat deze sessies vooral opleverden was uitwisseling. Bezorgdheden die anders in de wandelgangen bleven, en ideeën die nog nergens waren opgeschreven. Soms kwamen daar concrete verbeterinitiatieven uit. Dat is een eerlijker antwoord dan de belofte die je vaak leest, en het is de reden dat herhaling uitmaakt.

### Ook meegewerkt

Ik ben opgeleid in een Open Space Leadership Workshop, en assisteerde de facilitator op het Global Scrum Gathering in Lissabon (17–19 oktober 2022), met zo'n 150 deelnemers. Online opende ik de ruimte bij een Open Space van een Belgische Sociocracy 3.0-meetup. De eerste twee staan beschreven bij over mij.

Vraag een gesprek aan

---

## Open Space facilitator voor conferenties en unconferences

URL: https://openspace-facilitation.eu/conferentie/

Wat ik doe — Conferentie

### Een conferentie waar deelnemers zelf de agenda bepalen
Geen agenda die maanden van tevoren vaststaat. Wel een dag die zich aanpast aan wat er leeft.

### Scrum Event 2026

Scrum Event, De Fabrique Utrecht, 19 november 2026. Zo’n honderdvijftig Scrum Masters, Product Owners, Developers en Agile Coaches. Een keynote opent de dag, de Open Space vult het midden met drie rondes break-outsessies, een liveshow sluit af. Facilitatie samen met het team van Agile Scrum Group. Programma

Dit is het hybride format in zijn volle vorm: een vaste kop en staart, met daartussen een agenda die de zaal zelf maakt.

### Voor organisatoren van een event

- Je organiseert een vakconferentie of community event voor 30–150 mensen

- Je wil dat deelnemers de dag verlaten met echte verbindingen en concrete inzichten, niet met een volle notitieblok

- Je bent bereid de controle over de inhoud los te laten en te vertrouwen op de expertise in de zaal

- Je zoekt een format dat zich aanpast aan wat er leeft, niet aan wat je van tevoren hebt uitgedacht

### Eerder gefaciliteerd

Een greep, met mijn rol per event:

- Lean Startup Summit: Amsterdam, 20–21 maart 2018, ~200 in de Open Space, co-facilitator van specifieke sessies

- LeSS conferentie: Amsterdam, 9–10 oktober 2025, ~100 deelnemers, mede-organisator, bord vol in tien minuten

- XP Days Benelux 2021: 25 november 2021, online op QiqoChat, ~100 deelnemers, mede-organisator en mede-facilitator

- VERA, Dag van de Community: Halle, 5 december 2024, ~60 à 70 deelnemers, facilitator van de Open Space binnen het dagprogramma

- Liberating Structures Global Gathering: Brussel, 19–20 juni 2025, ~60 deelnemers, en Eindhoven, 11–12 juni 2026, ~20 deelnemers, mede-organisator en facilitator

- LeanCamp: Brussel, 2017, ~50 deelnemers, organisator en facilitator

Groepsgrootte 20 tot 200+ deelnemers. Nederlands en Engels.

### Wat maakt Open Space anders dan een traditionele conferentie?

Bij een traditionele conferentie staat de agenda vast. Sprekers zijn geboekt, tijdslots zijn verdeeld, en deelnemers zijn toehoorders. De beste gesprekken vinden altijd plaats in de koffiepauze.

Bij Open Space is de koffiepauze het programma. Deelnemers stellen zelf onderwerpen voor, kiezen welke sessies ze bijwonen, en bewegen vrij op basis van waar ze het meeste leren of bijdragen. De facilitator bewaakt het proces, niet de inhoud.

Het resultaat: hogere betrokkenheid, betere gesprekken, en concrete afspraken die gedragen worden door de mensen die ze gemaakt hebben.

### Wat een Open Space tot leven brengt

Een Open Space-conferentie leeft niet door het programma, want dat is er niet.
Ze leeft door twee dingen die je vooraf vastlegt:

- De vraag die brandt: een vraag waar je deelnemers zelf mee zitten,
zodat ze komen om bij te dragen.

- De randvoorwaarden: wat vastligt, wat niet ter discussie staat, waar de
grenzen liggen.

Wie die kent, durft de ruimte te gebruiken en neemt zelf initiatief.

Ik organiseerde LeanCamp (2017) zelf, en XP Days Benelux 2021 en twee Liberating
Structures Gatherings samen met anderen. Als organisator help ik je die vraag en die randvoorwaarden
scherp te krijgen, en de uitnodiging die eruit volgt. Ben je als
organisator niet zelf de sponsor van de vraag, maak dan vooraf duidelijk wie
dat wel is: de sponsor moet achter de vraag en de uitnodiging staan. Meer over de vormen
waarin dat kan: vormen van Open Space.

### Hoe werkt een conferentiedag?

Zie de aanpak-pagina voor een volledige anatomie van een Open Space dag, van opening tot harvesting.

### Formats

- Zuivere Open Space: de hele dag zelforganiserend, één of twee dagen

- Hybride format: keynote of opening, daarna Open Space.

- Liberating Structures binnen sessies: activerende microstructuren zoals Impromptu Networking als opener of als verbinding tussen blokken

Twijfel je of Open Space bij jouw event past? Zie de keuzehulp.

### Van dag naar afspraak

Een Open Space levert een harvest op, geen besluit. Duurt de Open Space meerdere dagen, dan landen de eerste afspraken al in de closing circle (zie de FAQ hieronder voor hoe die werkt). Wie na de dag verder beslist, hoe, en wanneer, spreek ik in de voorbereiding af met de opdrachtgever. Hoe dat er in de praktijk uitziet: de aanpak.

Past de vorm zelf niet? Lees wanneer ik Open Space afraad.

Meer over de voorbereiding: de uitnodiging is het ontwerp.

### Veelgestelde vragen

Wat is een unconference?
Een unconference is een conferentie waarbij deelnemers zelf de agenda bepalen in plaats van een vooraf vastgesteld programma met uitgenodigde sprekers. Open Space Technology is het meest gebruikte format voor unconferences. Deelnemers stellen aan het begin van de dag onderwerpen voor, kiezen welke sessies ze bijwonen, en bewegen vrij op basis van interesse. Bekende voorbeelden zijn BarCamp, LeanCamp en Open Space-conferenties.

Hoe groot moet een groep zijn voor een Open Space conferentie?
Een Open Space conferentie werkt het best met groepen van 30 tot 150 deelnemers, al zijn groepen van 20 tot 500+ ook mogelijk. De ondergrens is ongeveer 15–20 mensen, omdat parallelle sessies voldoende deelnemers vereisen. De LeSS-conferentie in Amsterdam had ~100 deelnemers, de LeanCamp-editie in Brussel ~50.

Wat kost Open Space facilitatie?
Ik werk met een dagtarief plus de voorbereiding die het vraagstuk vraagt. Bij Open Space weegt die voorbereiding zwaar: de centrale vraag, de deelnemersgroep en de afspraak over wat er na de dag gebeurt bepalen of het werkt. Wat een traject kost hangt af van groepsgrootte, aantal dagen, locatie en opvolging. Na het verkennende gesprek van dertig minuten krijg je een offerte.

Kan Open Space ook online?
Ja, Open Space Technology werkt ook online. Met Zoom, met breakout-rooms waarin deelnemers zelf kiezen naar welke room ze gaan, en een digitaal whiteboard (Miro) als marktplein is een volwaardige Open Space online mogelijk. Dat zelf kiezen is de voorwaarde: zo werkt de wet van mobiliteit ook online. De dynamiek is anders dan fysiek, maar het kernprincipe (deelnemers bepalen zelf de agenda) blijft volledig intact.

Horen een opening circle en een closing circle bij een Open Space?
Bij een traditionele, pure Open Space wel: de opening circle en de closing circle horen er vast bij en ik raad ze sterk aan. In de opening zit iedereen in één kring, de facilitator opent de ruimte en de agenda ontstaat op het marktplein. In de closing circle komt de groep terug samen, zegt wat er gebeurde en welke afspraken er liggen. Veel unconferences slaan beide over en beginnen meteen met een sessiebord. Dat kan, maar dan mis je het moment waarop de groep zichzelf ziet, en het moment waarop wat besproken is ook echt landt.

Wat is de evening news?
Bij een Open Space van meerdere dagen komt de groep aan het eind van elke dag samen in de kring voor de evening news. Wie wil, deelt kort wat die dag opviel of wat er in een sessie gebeurde. Er is geen verslag en geen presentatie. Samen met de morning announcements bij het begin van elke dag houdt het de hele groep bij elkaar, ook al zat iedereen in andere sessies.

Hoe leg ik deelnemers uit wat Open Space nu precies is en wat het nuttig maakt?
Zet de vraag centraal, eerder dan de methode. Mensen komen voor een vraag die hen raakt, zelden voor een format. Vertel dat zij zelf de sessies bepalen, en dat ze de gesprekken krijgen die op een klassieke conferentie in de wandelgangen blijven. Ik denk graag mee over die uitleg in je aankondiging, en over de urgente vraag die erin centraal staat.

Gesprek over jouw conferentie

---

## Gesprek aanvragen

URL: https://openspace-facilitation.eu/contact/

### Gesprek aanvragen

### Vertel me over jouw vraagstuk

Een verkennend gesprek van 30 minuten is de eerste stap — vrijblijvend, en waardevol ongeacht of we daarna samenwerken.

In dat gesprek verken ik met je:

- Wat het vraagstuk is en waarom het complex is

- Of Open Space de juiste aanpak is voor deze context

- Wat de juiste deelnemersgroep, timing en opzet zou zijn

Naam

E-mail

Organisatie

Wat is het vraagstuk waar je mee zit?

Context: conferentie, heisessie, verandertraject, of iets anders?

Gesprek aanvragen

Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord. Wat ik met je gegevens doe, staat in de privacyverklaring.

### Al verder in je voorbereiding

Ken je de datum, de groepsgrootte en de locatie al? Vermeld die in je bericht, samen met de taal van de groep, dan maak ik een concreet voorstel.

---

## Past Open Space bij je vraag? Wanneer het werkt, wanneer niet, en het alternatief

URL: https://openspace-facilitation.eu/keuzehulp/

### Past Open Space bij je vraag?

Niet elk vraagstuk vraagt om Open Space. Deze pagina helpt kiezen: wanneer de vorm past, wanneer ik ze afraad, en wanneer World Café of Conversation Café beter werkt.

### Wanneer Open Space past

Open Space werkt goed bij complexe vraagstukken met veel belanghebbenden en zonder kant-en-klaar antwoord. In Open Space Technology: A User's Guide behandelt Harrison Owen in het tweede hoofdstuk wat hij de belangrijkste vraag noemt: zou je het eigenlijk wel moeten doen? Zijn antwoord is dat Open Space niet in elke situatie past. Hij noemt vier condities waaronder de vorm het sterkst werkt: hoge complexiteit, veel verschillende perspectieven, conflict dat er is of dreigt, en urgentie.

Ontbreekt een van die vier, dan is er meestal een beter instrument.

### Wanneer ik het afraad

De uitkomst staat al vast. Als de beslissing genomen is en de bijeenkomst dient om er draagvlak voor te vinden, dan is Open Space riskant. Deelnemers merken binnen een uur dat hun agenda niet meetelt, en je verliest meer vertrouwen dan een gewone presentatie zou hebben gekost. Daarom helder ik vooraf met de opdrachtgever op wat binnen de sessie werkelijk nog open is, en wat niet, ongeacht wat er op de dag zelf ter tafel komt.

De groep is te klein. Onder de vijftien tot twintig deelnemers zijn er te weinig mensen voor parallelle sessies. Dan werkt een dialoogvorm beter. Voor een gesprek dat diepte nodig heeft gebruik ik Conversation Café, soms als opmaat naar een Open Space verderop in het traject.

Er moet kennis overgedragen worden. Als de groep iets moet leren dat buiten de zaal al bekend is, dan is Open Space een omweg. Een goede spreker met ruimte voor vragen is sneller.

Er moet een besluit vallen. Open Space levert een harvest op: alles wat deelnemers zelf hebben opgeschreven. Als er aan het eind van de dag gekozen moet worden, heb je daarnaast een besluitvorm nodig. Consent-besluitvorming werkt hier goed, of een gestructureerde prioritering.

### De kritiek van binnenuit

De bruikbaarste kritiek op Open Space komt van facilitatoren, niet van sceptici. In 2017 verscheen uit de eigen gemeenschap een scherp stuk over de tirannie van Open Space. Het is uitdrukkelijk geen oproep om te stoppen met de vorm, maar een oproep om te stoppen met overmatig gebruik.

De diagnose: de neiging om structuren af te breken leidt er vaak toe dat ze door niets vervangen worden. In die leegte verschijnen dezelfde problemen als voorheen, nu met een zelfgenoegzaam laagje eroverheen.

Het stuk beschrijft patronen die iedere facilitator herkent. De sessiehost die zijn afgewezen conferentievoorstel alsnog kwijt wil. De sessie waarin nieuwkomers elkaar slecht adviseren. De consultant die de ruimte kaapt. De stille sessie waarin iedereen op wijsheid van een ander wacht.

Het kernpunt is het belangrijkste. Open Space lost een probleem op het niveau van de hele groep op en biedt niets voor wat er binnen de afzonderlijke sessies gebeurt. Dat is een reële lacune. Het is de reden dat ik in de voorbereiding altijd bespreek hoe de gesprekken zelf vorm krijgen. Voor de microstructuur binnen sessies gebruik ik Liberating Structures, een apart vak met een eigen site.

### Wanneer een andere vorm beter past

Past geen van de vier situaties hierboven op jouw vraag, maar twijfel je toch tussen vormen? Groepsgrootte en wie de agenda bepaalt, zijn de twee snelste onderscheiders.

Open Space
Conversation Café
World Café

Groepsgrootte
20 tot 1000+
5 tot 12 per tafel
12 tot 100

Wie bepaalt de agenda
de deelnemers
niemand, één thema
de organisator

Sterkst bij
complexe vraagstukken, veel belanghebbenden
een gesprek dat diepte nodig heeft
verdieping op vooraf gekozen thema's

Levert op
zelfgekozen sessies met harvest
gedeeld begrip
inzicht per thema

Afgeraden als
de uitkomst vaststaat, of de groep te klein is
er een besluit moet vallen
deelnemers hun eigen vragen willen stellen

Bij groepen onder de twintig kies ik meestal Conversation Café. Soms als opmaat naar een Open Space verderop: eerst samen begrijpen wat er speelt, daarna zelforganiserend aan de slag.

Conversation Café ontstond in de zomer van 2001 in Seattle. De vorm is eenvoudig: een kleine kring, een talking object, een paar rondes, anderhalf uur. Wie het beheer later overnam kwam zelf uit de Open Space-traditie, wat verklaart waarom de twee vormen goed op elkaar aansluiten.

Uitgebreider naslagwerk over deze afweging: Choosing Open Space Technology, op openspaceworld.org.

### Wat ik dan doe

Past geen van deze vormen bij jouw vraagstuk, dan zeg ik dat in het verkennende gesprek, meestal in het eerste kwartier. Vaak is er een andere facilitatievorm die wel past; daarvoor kun je bij me terecht via workshopfacilitation.eu. Soms is het antwoord dat je geen facilitator nodig hebt maar een beslissing of een consultant.

Past Open Space wél bij jouw vraagstuk? Zie ook: wat een Open Space werkelijk oplevert.

Leg je vraagstuk voor

---

## Hoe organiseer je een Open Space online?

URL: https://openspace-facilitation.eu/online-open-space/

### Wat een online Open Space nodig heeft, en wat er met de harvest gebeurt

Voor een online Open Space heb je vandaag standaard Zoom nodig en een plek waar het marktplein staat. Dat was in 2021 anders: toen moest je daar een apart platform voor gebruiken. Zoom heeft de functie die het verschil maakte inmiddels zelf, en dat werkt beter dan de omweg die ervoor nodig was. Wat er niet is opgelost, is wat er met de harvest gebeurt zodra iemand hem typt.

### Wat de vorm technisch vereist

De wet van mobiliteit vraagt dat mensen weglopen wanneer ze niets meer leren of bijdragen. Kunnen ze dat niet zelf, dan moet een facilitator hen verplaatsen, en dan is de vorm weg. Alles wat hierna komt gaat over die ene eis.

### Wat dat in 2021 kostte

Voor XP Days Benelux in 2021 faciliteerde ik samen met anderen een volledige online conferentie voor ongeveer honderd deelnemers op QiqoChat, een platform dat rond deze methode is gebouwd. Het werkte goed.

De manier waarop het werkte is wel het vermelden waard: in die versie moest voor elke sessieruimte een aparte Zoom-link geopend worden. Het platform hield de marktplein-logica bij elkaar en verwees deelnemers naar de juiste link. Dat loste het probleem op, en het was een omweg om iets te bereiken wat Zoom zelf toen niet kon.

Hoe QiqoChat er inmiddels uitziet weet ik niet; ik heb het sinds die tijd niet meer gebruikt.

### Wat er sindsdien veranderde

Zoom heeft zelfselectie voor breakout rooms, en dat al een ruime tijd. Deelnemers zien de lijst met kamers, kiezen zelf, en gaan er vrij tussen heen en weer. Daarmee is de omweg overbodig geworden.

Voor mij betekent dat dat een apart platform voor online Open Space niet meer nodig is. Standaard Zoom volstaat, met een Google Doc of een Miro- of Mural-bord voor het marktplein en de notities.

Vier praktische dingen bepalen of het werkt:

- De host zet breakout rooms aan in de accountinstellingen, onder de geavanceerde vergaderopties.

- Bij het aanmaken van de kamers kiest de host "Let participants choose room". Zonder die aanvinking blijft het toewijzen bij de host liggen.

- Host en deelnemers hebben Zoom 5.3.0 of hoger nodig. De host moet vanaf de desktop-app werken, want vanuit de browser of de mobiele app kun je geen kamers beheren.

- En de valkuil: wie via de browser meedoet, kan niet zelf kiezen. Die persoon moet handmatig verplaatst worden, waarmee de wet van mobiliteit voor hem vervalt. Zet in de uitnodiging dat mensen de app gebruiken, geen browsertab.

Reken op meer kamers dan je denkt nodig te hebben: dat geeft mensen ruimte om te bewegen.

### Wat ik zelf nog leerde over online facilitatie

Ik heb dit ook gedaan met Zoom en breakoutrooms, onder meer bij een online meetup over Sociocracy 3.0 in België, waar ik de ruimte opende.

De burning question wordt online nog belangrijker. Zonder een vraag die mensen echt bezighoudt, verdwijnt de aandacht sneller dan in een fysieke ruimte, en moet de intentie scherper staan dan ooit.

Creëer randvoorwaarden, leg geen stramien op. Geef mensen de vrijheid om zelf een kamer te kiezen. Zorg voor motivatie in plaats van verplichting, en maak een aparte "hangout"- of "lounge"-kamer waar mensen ongedwongen kunnen blijven hangen.

Mensen die normaal stiller zijn, spreken vaker in de chat of in een breakoutroom. Er lopen subgesprekken in de chat mee met het hoofdgesprek.

Uiteindelijk komt het neer op vier dingen: een burning question die mensen echt bezighoudt, zelf kunnen kiezen waar je heen gaat, willen deelnemen in plaats van moeten, en je veilig genoeg voelen om te spreken. Zijn die vier er, dan werkt het, online of fysiek.

Wie het zelf wil voelen: een kwartier volstaat. Stel één vraag aan een team, "wat willen we bespreken," open drie kamers, laat mensen zelf kiezen, en gebruik na tien minuten de wet van mobiliteit om te wisselen.

### Op papier heeft de sessiehost de pen

In een fysieke Open Space schrijft degene die de sessie voorstelde de notities. Dat is geen regel maar een gevolg van de opzet: hij heeft het blad, hij hangt het op.

Dat levert een harvest op die ongelijk is. Eén sessie krijgt drie regels, een andere twee volle bladen. Sommige bladen zijn nauwelijks leesbaar. Er staan pijlen, doorhalingen, een tekening. Aan het handschrift zie je wie het schreef, en aan de haast waarmee iets geschreven is zie je hoe het gesprek liep.

Die ongelijkheid is informatie. Een blad met drie regels vertelt je iets over die sessie.

### Online typt iemand anders

Zodra het digitaal gaat, verschuift de pen. Meestal naar een aangewezen notulist, soms naar wie het snelst typt, af en toe nog naar de sessiehost zelf. Dat lijkt een detail in de organisatie en het bepaalt wat de harvest is.

Het verslag wordt dat van een waarnemer. Wie de sessie voorstelde heeft een belang in het onderwerp en schrijft op wat hij eruit wil halen. Een notulist schrijft op wat er gezegd werd. Dat zijn verschillende documenten, en de tweede is completer en minder gericht.

Typen gebeurt tijdens, schrijven gebeurt na. Op papier krabbelt de host iets neer als het gesprek is afgelopen, of tussendoor. Digitaal typt iemand mee terwijl het gesprek loopt. Die persoon doet minder mee. In een sessie van acht mensen betekent dat dat één deelnemer feitelijk niet deelneemt.

Alles wordt even leesbaar. Dat klinkt als winst en het kost je de textuur. Twintig identiek opgemaakte tekstblokken vertellen niet meer welke sessie vol zat en welke na tien minuten uitdoofde.

De harvest wordt bewerkbaar. Dat is het grootste risico. Een digitaal document kan achteraf opgeruimd worden, samengevat, in een sjabloon gegoten. Dat opruimen doet iemand die er niet bij was, en die haalt de rafelranden weg die de betekenis droegen. Een halve zin die abrupt ophoudt, is soms het eerlijkste dat een sessie opleverde.

### Wat online helemaal verdwijnt

De wand. In een zaal hangt de harvest ergens waar mensen langslopen. Ze lezen in de pauze wat er in een sessie gebeurde waar ze niet bij waren, en dat is de helft van de waarde van een Open Space.

Online is de harvest een bestand dat je moet openen. Wie het niet opent, mist alles buiten zijn eigen sessies. Dat is geen technisch probleem maar een ontwerpprobleem, en het valt op te lossen door leestijd in het programma te zetten in plaats van erop te vertrouwen dat mensen het later doen.

Een Miro- of Mural-bord komt hier dichter bij de wand dan een tekstdocument, omdat je het in één blik overziet en de ongelijkheid tussen sessies zichtbaar blijft.

### Wat ik daarom vooraf afspreek

Wie typt, en waarom die keuze. Als de harvest van de deelnemers moet zijn, typt de sessiehost, ook als dat langzamer gaat. Wil je volledigheid, dan neem je een notulist en aanvaard je dat het een waarnemersverslag wordt.

Dat er niets wordt opgeruimd. Slecht gespelde, halve, tegenstrijdige notities blijven staan. Wie er iets van wil maken, doet dat in een apart document en laat het origineel intact.

Wanneer er gelezen wordt. Een blok in het programma, tijdens de dag, met de harvest open voor iedereen. Niet als huiswerk.

Wat er na de dag met het document gebeurt. Wie leest het, wie beslist, en op welke termijn. Die afspraak weegt bij een online Open Space zwaarder dan bij een fysieke, want er blijft geen wand achter die mensen eraan herinnert.

### Hybride: de moeilijke middenweg

Ik doe hybride bijeenkomsten liever niet. Het ging het vaakst mis wanneer een aantal mensen fysiek samen aan één scherm in een zaal zaten en de rest apart online zat: die fysieke groep begon onderling te praten, en ik verloor als facilitator op afstand mijn grip op het gesprek.

Beter opletten lost dat niet op. De opzet moet zelf anders: elke deelnemer apart aangesloten, ook wie in dezelfde zaal zit, of anders heel duidelijke afspraken dat wie fysiek samenzit toch apart het gesprek voert.

Wanneer een deel van de groep fysiek is en de rest online, ontstaat er een tweedeling. De fysieke groep heeft zijgesprekken die de online groep niet hoort. De online groep voelt zich buitengesloten, en de energie raakt verdeeld.

Het kan werken, maar het vraagt uitzonderlijk goede facilitering: een online-buddy aan elke fysieke tafel, en voortdurende aandacht voor wie er online is. De technische opzet moet perfect werken, wat zelden voorkomt. Mijn voorkeur ligt bij één format kiezen, fysiek of online, en hybride enkel wanneer het echt niet anders kan.

In 2020 was online nog een noodoplossing. Nu is het een volwaardige optie. Online werkt vaak beter voor deelnemers die over meerdere landen verspreid zitten of een mobiliteitsbeperking hebben. Minder reistijd geeft dan meer ruimte voor de inhoud zelf, of voor de CO2-impact. Fysiek blijft de betere keuze bij een eerste kennismaking, bij diepe teambuilding of bij complexe emotionele onderwerpen. De kunst is kiezen wat bij de vraag past, niet wat bij de hype past.

### Wat de proceedings laten zien

De proceedings van Open Space on Open Space beslaan intussen dertig jaar en laten zien hoe de gemeenschap is gaan kijken naar online werken.

In 2015 vond de eerste Virtual OSonOS plaats: zestig deelnemers via het platform QiqoChat, in een vierentwintig-uursformat met mensen van over de hele wereld. In 2024 stond er in Istanboel een AI-experiment op de agenda.

De vraag is niet meer of online Open Space werkt. De vraag is hoe je het goed doet.

Bronvermelding: gebaseerd op de proceedings van Open Space on Open Space, specifiek VOS15 (eerste virtuele editie), WOS23 (vragen over hybride) en WOS24 (AI-experiment). Ze staan allemaal online op openspaceworld.org.

### Waar dit vandaan komt

XP Days Benelux 2021, ongeveer honderd deelnemers, volledig online op QiqoChat. Daarnaast een reeks online bijeenkomsten in de coronajaren in Zoom, met zelfselectie voor de kamers.

Wat hierboven staat is wat ik daaruit heb overgehouden aan afspraken vooraf. Het is geen theorie over online samenwerken; het is een lijstje van dingen die je beter regelt voordat de dag begint.

Leg je vraagstuk voor

---

## Wat is Open Space Technology en hoe werkt het in de praktijk?

URL: https://openspace-facilitation.eu/open-space/

### Open Space Technology

Open Space Technology is een vergader- en samenwerkingsvorm waarbij deelnemers zelf de agenda bepalen. Er is geen vooraf vastgestelde inhoud: enkel een centrale vraag en een structuur die ruimte geeft aan wat er leeft in de groep.

De methode werd ontwikkeld door de Amerikaanse organisatieadviseur Harrison Owen in de jaren '80. Hij ontdekte dat de beste gesprekken op conferenties altijd plaatsvonden in de koffiepauze, informeel, gedreven door echte interesse, zonder agenda. Open Space is een georganiseerde koffiepauze.

Owen beschreef de methode zelf in Open Space Technology: A User's Guide. Het is nog altijd het basiswerk: hoe je een Open Space voorbereidt, en hoe je hem opent en weer afsluit. De derde, herziene editie verscheen in 2008 bij Berrett-Koehler.

Sindsdien is de methode wereldwijd toegepast voor groepen van 12 tot meer dan 1000 deelnemers, in bedrijven, overheden, non-profits en gemeenschappen. Zelf leerde ik de methode tijdens een Open Space Leadership Workshop. Meer daarover.

Meer achtergrond bij de methode: openspaceworld.org, de internationale gemeenschap van Open Space-beoefenaars.

### De vijf principes

Open Space steunt op vijf principes. Ze scheppen het vertrouwen dat zelforganisatie nodig heeft:

- Wie er ook komt, het zijn de juiste mensen. Vertrouw erop dat de mensen aanwezig zijn die nodig zijn voor de gesprekken die gevoerd moeten worden.

- Wat er ook gebeurt, dat is het enige dat had kunnen gebeuren. Laat verwachtingen over de uitkomst los en focus op wat er nu gebeurt.

- Wanneer het begint, is het de juiste tijd. Creativiteit laat zich niet dwingen door de klok.

- Wanneer het voorbij is, is het voorbij. Als de energie of het onderwerp uitgeput is, is het tijd om verder te gaan.

- Waar het ook gebeurt, dat is de juiste plek. Betekenisvolle gesprekken kunnen overal plaatsvinden.

### De Wet van Mobiliteit

De kern van Open Space is de Wet van Mobiliteit: als je op een plek bent waar je niet leert of bijdraagt, ga dan naar een andere plek te gaan. Het is de motor van het proces: het houdt de energie hoog en voorkomt dat iemand tijd verspilt in een gesprek dat voor hen niet relevant is.

### Het marktplein

Het marktplein is het hart van een Open Space dag. Aan het begin stellen deelnemers onderwerpen voor die zij willen bespreken. Die worden op het marktplein geplaatst: een grote muur of bord met tijdsloten en ruimtes. Deelnemers kiezen zelf welke sessies zij bijwonen.

De sloten op het bord geven ritme; hoe lang een gesprek werkelijk duurt bepalen de deelnemers. Zie hoe een dag eruitziet.

De agenda is compleet flexibel: deelnemers kunnen gedurende de dag nieuwe sessies toevoegen of bestaande aanpassen. Het marktplein is een levend document.

### De rol van de facilitator

Een Open Space facilitator heeft een paradoxale rol: ik creëer de structuur die zelforganisatie mogelijk maakt, maar stuur de inhoud niet. Ik open de dag, bewaak het marktplein, en houd de ruimte, zowel fysiek als psychologisch.

Kenmerkend is de lichte, dienende aanpak. Ik vertrouw op de wijsheid van de groep en de werking van de principes. Inhoudelijk ingrijpen is de uitzondering.

### Open Space online

Open Space werkt ook online. De harde eis is dat deelnemers zich zelfstandig tussen sessies kunnen verplaatsen. Zonder dat vervalt de wet van mobiliteit en schuift de facilitator mensen rond.

Standaard Zoom kan dat met zelfselectie voor breakout rooms, aangevuld met een Google Doc of een Miro- of Mural-bord voor het marktplein. Meer over wat dat praktisch vereist, en wat er met de harvest gebeurt zodra iemand hem typt: wat een online Open Space nodig heeft.

### Open Space vs. andere formats

Open Space is niet voor elk doel de beste keuze. Staat de uitkomst al vast, is de groep te klein, moet er kennis overgedragen worden, of moet er aan het einde een besluit vallen? Dan werkt een ander format vaak beter. Zie wanneer Open Space niet het antwoord is.

### Meerdaagse Open Space

Een Open Space is niet beperkt tot één dag. Harrison Owen schreef dat de methode even goed werkt als eendaagse workshop, als meerdaagse conferentie, of als terugkerende bijeenkomst. De duur past zich aan het vraagstuk aan, niet andersom. Hij noemde zelf eendaagse sessies, driedaagse conferenties en wekelijkse staff-meetings als voorbeelden.

Een meerdaags ontwerp geeft ruimte voor wat een enkele dag niet toelaat: verdieping en reflectie, en tijd om gesprekken te vertalen naar actie. Een patroon dat ik zelf heb zien werken:

- Dag 1: Conversatie openen. Deelnemers verkennen het thema via World Café of een vergelijkbaar dialoogformat. De vraag wordt scherp, de relaties ontstaan, en de groep ontdekt wat er werkelijk leeft.

- Dag 2: Open Space. Met de voorbereidende gesprekken van dag 1 achter de rug, bouwen deelnemers zelf de agenda. De onderwerpen die nu op het marktplein verschijnen zijn rijker, omdat mensen elkaar al kennen en de complexe vragen durven te benoemen.

- Dag 3: Actie en commitment. De harvest van dag 2 wordt vertaald naar concrete vervolgstappen. Formats als Liberating Structures (bijvoorbeeld What, So What, Now What? (W³), 25/10 Crowd Sourcing en 15% Solutions) helpen de groep om van inzichten naar actie te gaan, met heldere eigenaars en commitments.

Dit patroon combineert de sterktes van drie formats: World Café opent het gesprek, bij Open Space kiest de groep zelf de diepte, en de oogst wordt pas bruikbaar dankzij Liberating Structures. De wet van mobiliteit blijft op dag 2 intact; op dag 1 en 3 vullen andere vormen aan wat Open Space alleen niet doet.

### Veelgestelde vragen

Wat is Open Space Technology?
Open Space Technology is een vergader- en samenwerkingsvorm waarbij deelnemers zelf de agenda bepalen. Er is geen vooraf vastgestelde inhoud: enkel een centrale vraag en een structuur die ruimte geeft aan wat er leeft in de groep. De methode werd ontwikkeld door Harrison Owen in de jaren '80 en wordt wereldwijd toegepast voor groepen van 12 tot meer dan 1000 deelnemers.

Wat is de wet van mobiliteit (of wet van twee voeten) in Open Space?
De wet van mobiliteit is de kern van Open Space: als je op een plek bent waar je niet leert of bijdraagt, ga dan naar een andere plek. Het is de motor van het proces: het houdt de energie hoog en voorkomt dat iemand tijd verspilt in een gesprek dat niet relevant voor hen is. Harrison Owen noemde dit oorspronkelijk de wet van twee voeten. Ik spreek van de wet van mobiliteit, omdat niet iedereen zich op twee voeten door de ruimte beweegt.

Wat is het marktplein in Open Space?
Het marktplein is het hart van een Open Space dag. Aan het begin stellen deelnemers onderwerpen voor die zij willen bespreken. Die worden op het marktplein geplaatst: een grote muur of bord met tijdsloten en ruimtes. Deelnemers kiezen zelf welke sessies zij bijwonen. De agenda is compleet flexibel en kan gedurende de dag worden aangepast.

Voor welke groepsgrootte is Open Space geschikt?
Open Space Technology werkt het beste voor groepen van minimaal 15–20 mensen, omdat er voldoende deelnemers nodig zijn voor parallelle sessies. De methode is wereldwijd toegepast voor groepen tot meer dan 1000 deelnemers. Voor kleine groepen onder de 15 mensen zijn formats zoals World Café of dialoogsessies vaak geschikter.

Wanneer is Open Space de juiste aanpak?
Open Space werkt het beste als het vraagstuk complex is en geen kant-en-klare oplossing heeft, als diverse perspectieven nodig zijn, als draagvlak voor de uitkomsten essentieel is, en als de groep groot genoeg is voor parallelle sessies (minimaal 15–20 mensen). Het is bijzonder geschikt voor conferenties, strategische sessies, fusie- en reorganisatietrajecten en community events.

Wat is het verschil tussen Open Space en World Café?
Open Space Technology en World Café zijn beide participatieve methoden, maar met een ander doel. Open Space laat deelnemers volledig zelf de agenda bepalen en is ideaal voor brede verkenning van complexe vraagstukken in grotere groepen. World Café is meer geschikt voor diepgaande dialoog in kleine groepen rond vooraf bepaalde thema's. Ze worden ook regelmatig gecombineerd: Open Space voor brede verkenning, World Café voor verdieping op geselecteerde thema's.

Waar is Open Space een antwoord op?
Op een vraag die niemand alleen kan beantwoorden. Open Space werkt het best wanneer vier dingen samenkomen: het vraagstuk is complex, er zijn veel verschillende mensen en belangen bij betrokken, er zit spanning op, en het moet eigenlijk gisteren opgelost zijn. Dan helpt een extra presentatie of een vast programma weinig. De kennis en de energie zitten bij de mensen in de zaal. Open Space geeft hen de ruimte om zelf te agenderen wat er echt toe doet, en er verantwoordelijkheid voor te nemen. Wil je meer en beter in interactie gaan met je doelgroep of je netwerk, dan is dit een vorm die dat mogelijk maakt.

We hebben wat koudwatervrees. Werkt dit bij ons?
Die vraag krijg ik vaak van organisaties die het nog nooit deden. VERA noemde het achteraf “een grote stap buiten onze comfortzone, maar een schot in de roos.” Die koudwatervrees neem je weg in de voorbereiding: samen scherpen we de vraag aan, leggen we vast wat al beslist is, en bekijken we eerlijk of Open Space de juiste vorm is. Past een andere vorm beter, dan zeg ik dat ook.

Kun je een groep van onze omvang aan?
Ik begeleidde Open Spaces van twintig tot tweehonderd deelnemers, fysiek en online, in het Nederlands en het Engels. Per bijeenkomst staan het aantal en mijn rol in cases in cijfers, een overzicht dat je gerust kunt doorsturen. Het principe verandert niet met de schaal. De voorbereiding en de ruimte wel.

Hoe kopen we dit in?
Je vraagt een voorstel aan voor je bijeenkomst of traject. Werkt je organisatie met raamcontracten, een aankoopcentrale of een hoofdaannemer, zeg het me gerust: dan zoeken we samen de route die past.

Hoe een dag eruitziet

---

## Overheid & publieke sector

URL: https://openspace-facilitation.eu/overheid/

Wat ik doe — Overheid

### Hoe laat je lokale besturen samen tot afspraken komen?
In de publieke sector zijn de belangen talrijk en de hiërarchie zichtbaar. Bij fusies en samenwerkingsverbanden zitten mensen om de tafel die elkaar nodig hebben en zelden spreken. Een Open Space geeft die gesprekken een plek in het programma.

### Voor besturen en publieke organisaties

- Je werkt bij een gemeente, agentschap, zorginstelling of ander openbaar bestuur

- Meerdere organisaties of bestuursniveaus moeten samen verder

- Je wil inbreng die de uitkomst kan veranderen

- Je hebt eerder een consultatieronde gedaan waarvan de conclusie al vaststond

### Case: VERA — Dag van de Community

VERA — Dag van de Community, 2024, stadskantoor Halle. VERA is het Vlaams-Brabants steunpunt e-government en verbindt lokale besturen rond IT-beleid en digitalisering. Op de Dag van de Community bracht VERA lokale besturen, OCMW’s, politiezones en intercommunales samen. Ik faciliteerde het interactieve deel, waarin deelnemers in kleine groepen in gesprek gingen over ethisch digitaliseren, informatiebeheer en datagedreven werken. Het publiek reikte verder dan IT: ook beleidsmedewerkers, communicatie, burgerzaken en afdelingshoofden financiën en organisatiebeheersing. Terugblik van VERA

### Waarom dit werkt in de publieke sector

Bij de meeste overheidsvraagstukken weet iemand in de zaal het antwoord al. Die persoon is meestal niet aan het woord. Of zit niet in dezelfde kamer als wie erover beslist.

In een Open Space stellen de aanwezigen de agenda op. Hiërarchie verdwijnt daarmee niet. Ze bepaalt alleen een dag lang minder wie er spreekt. Wat je overhoudt zijn afspraken van de mensen die ze moeten uitvoeren.

### EU-instellingen en internationale groepen

Werk je voor een EU-instelling of met groepen uit meerdere landen? Wat ik daar deed, en in welke talen, staat op Open Space in Brussel en de EU-context.

### Van bijeenkomst naar afspraak

Een Open Space levert een harvest op, geen besluit. Daarom spreek ik in de voorbereiding met het bestuur af wie er na de dag beslist, hoe, en wanneer. Hoe dat er in de praktijk uitziet: de aanpak.

Meer over de voorbereiding: de uitnodiging is het ontwerp.

Wat een Open Space kost, hangt af van de vorm en de voorbereiding: zo stel ik een prijs op.

Gesprek over jouw vraagstuk

---

## Privacyverklaring — Open Space Facilitatie Europe

URL: https://openspace-facilitation.eu/privacy/

### Privacyverklaring

Deze site verzamelt zo weinig mogelijk. Er zijn geen cookies en geen advertenties. Voor bezoekersstatistieken gebruik ik Cloudflare Web Analytics: zonder cookies en zonder je als persoon te volgen. Hieronder staat wat er wel gebeurt.

Laatst bijgewerkt: 24 september 2026

### Wie is verantwoordelijk

Deze site wordt beheerd door de Open Space-facilitator achter Open Space Facilitatie Europe. Wie dat is, staat op over mij. Een vraag over je gegevens stel je via het contactformulier.

### Welke gegevens en waarvoor

Enkel wat je zelf invult in het contactformulier: je naam, je e-mailadres, eventueel je organisatie, en je vraag. Ik gebruik die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden en een eerste gesprek voor te bereiden. Ik stuur geen nieuwsbrief en geef je gegevens niet door.

### Wie de gegevens verwerkt

Het contactformulier loopt via Formspree, dat je bericht naar mij doorstuurt. De site draait op Cloudflare, dat voor beveiliging en werking technische gegevens zoals je IP-adres kort verwerkt. Beide diensten kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken, onder de waarborgen die de Europese regels daarvoor vragen.

### Hoe lang

Ik bewaar je bericht niet langer dan nodig om je vraag op te volgen.

### Je rechten

Je kunt vragen welke gegevens ik van je heb, ze laten verbeteren of laten verwijderen, en je kunt bezwaar maken. Vraag het via het contactformulier. Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, dan kun je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

---

## Strategiedag faciliteren met een grote groep

URL: https://openspace-facilitation.eu/strategie/

Wat ik doe · Strategie

### Een heidag waarop het team zelf de agenda maakt
Echte strategische inbreng ontstaat niet in een PowerPoint-sessie. Het ontstaat als de juiste mensen de juiste gesprekken kunnen voeren.

### Voor bestuurders en directies

- Je bent CEO, directielid, bestuurder of coördinator van een strategiedag

- Je leidt een grote non-profit of Europese koepelorganisatie die haar strategie breed wil openen, bij leden, partners of netwerk

- Je wil dat alle stemmen aan tafel horen, niet alleen de dominante

- Je hebt een complex vraagstuk waar geen kant-en-klare oplossing voor is

- Je wil dat de uitkomsten van de dag gedragen worden door de deelnemers

### Wat Open Space doet voor strategische sessies

Bij een traditionele heisessie bepaalt de agenda wat besproken wordt. De facilitator stuurt de inhoud. Deelnemers leveren input op de vragen die al voor hen geformuleerd zijn.

Bij Open Space bepalen de deelnemers zelf welke vragen het meest urgent zijn. De facilitator bewaakt het proces. Wat er uitkomt is wat er leeft in de groep.

Dat is ongemakkelijker voor de opdrachtgever, maar het levert bruikbaardere uitkomsten op.

### Toegepast bij overheidsorganisaties

Strategische Open Space sessies faciliteerde ik onder meer voor Vlaamse overheidsorganisaties. Publiek voorbeeld van dat overheidswerk: VERA’s Dag van de Community (2024, stadskantoor Halle), het interactieve deel van een communitydag, geen strategische sessie op zich. Zie overheid en publieke sector en het volledige track record.

### Voorbereiding

“De voorbereiding was cruciaal voor het succes van het event.”Uit de proceedings van Open Space on Open Space, Monterey 1998 (vertaald uit het Engels)
Een goede strategische Open Space begint weken voor de dag zelf. Ik werk samen met de opdrachtgever aan:

- Het formuleren van een vraag die deelnemers zelf willen beantwoorden

- Het bepalen van de juiste deelnemersgroep

- De logistieke en psychologische condities voor een veilige ruimte

- De harvesting-strategie: hoe worden de uitkomsten van de dag vertaald naar concrete vervolgstappen?

- Of een combinatie met Liberating Structures meerwaarde biedt

Past een ander format beter bij jouw vraagstuk? Zie de keuzehulp.

### Van heidag naar besluit

Een Open Space levert een harvest op, geen besluit. Daarom spreek ik in de voorbereiding met de opdrachtgever af wie er na de dag beslist, hoe, en wanneer. Hoe dat er in de praktijk uitziet: de aanpak.

Meer over de voorbereiding: de uitnodiging is het ontwerp.

### Veelgestelde vragen

Wat is een heisessie met Open Space?
Een heisessie met Open Space Technology is een strategische dag waarbij deelnemers zelf bepalen welke vragen het meest urgent zijn, in plaats van te werken aan een vooraf bepaalde agenda. De facilitator bewaakt het proces maar stuurt de inhoud niet. Het resultaat zijn uitkomsten die gedragen worden door de mensen die ze gemaakt hebben, niet top-down opgelegd.

Hoe bereid je een strategische Open Space voor?
Een goede strategische Open Space begint weken voor de dag zelf. De voorbereiding omvat: het formuleren van een vraag die deelnemers zelf willen beantwoorden, het bepalen van de juiste deelnemersgroep, de logistieke en psychologische condities voor een veilige ruimte, de harvesting-strategie (hoe worden uitkomsten vertaald naar concrete vervolgstappen), en of een combinatie met Liberating Structures meerwaarde biedt.

Voor welke vraagstukken is Open Space geschikt in strategische sessies?
Open Space is bijzonder geschikt voor strategische sessies waarbij het vraagstuk complex is en geen kant-en-klare oplossing heeft, waarbij diverse perspectieven (van directie tot werkvloer) nodig zijn, en waarbij draagvlak voor de uitkomsten essentieel is. Denk aan: koerswijzigingen, strategieontwikkeling, fusievraagstukken, organisatietransities en culturele verandering.

Hoe verschilt Open Space van een traditionele heisessie?
Bij een traditionele heisessie bepaalt de agenda wat besproken wordt, vaak vooraf bepaald door de directie of een consultant. Bij Open Space bepalen de deelnemers zelf welke vragen het meest urgent zijn. Dat is ongemakkelijker voor de opdrachtgever, maar levert meer op: uitkomsten die niet gecommuniceerd hoeven te worden omdat de mensen die ze gemaakt hebben ze al dragen.

Wat een Open Space kost, hangt af van de vorm en de voorbereiding: zo stel ik een prijs op.

Gesprek over jouw heisessie

---

## De uitnodiging is het ontwerp

URL: https://openspace-facilitation.eu/uitnodiging/

### De uitnodiging is het ontwerp

De uitnodiging bepaalt of een Open Space werkt. Wie de vraag te breed maakt, krijgt sessies over alles en afspraken over niets. Wie een besluit verpakt als vraag, wordt binnen het uur doorzien. Het meeste dat op de dag misgaat, is in de weken ervoor beslist.

### Waarom dit meer werk is dan de dag zelf

Op de dag houdt een facilitator zich in. Hij opent de ruimte, legt uit hoe het werkt en gaat dan uit de weg. Dat is het hele vak, en het is minder werk dan mensen denken.

Wat vooraf gaat is een ander verhaal. De vraag scherp krijgen, uitzoeken wie erbij moet zijn, en vastleggen wat er na de dag met de uitkomsten gebeurt. Daar zit het merendeel van de tijd, en daar wordt bepaald of de dag iets oplevert.

### Een thema is geen agendapunt

"De toekomst van onze organisatie" is geen uitnodiging. Het is een categorie. Niemand komt binnen met het gevoel dat er iets op het spel staat.

Een uitnodiging die werkt beschrijft een spanning: iets is anders dan het zou moeten zijn, mensen voelen dat, en niemand kan het alleen oplossen. Die spanning is de motor. Zonder haar blijft het bord halfleeg, of vult het zich met onderwerpen die mensen toch al bespraken.

### Hoe je bij die spanning komt

Drie vragen brengen je er meestal:

Waarom vraagt dit nu aandacht, en niet vorig jaar of volgend jaar? Voor wie is dit een probleem, en merken die mensen het zelf? En wat gebeurt er als niemand iets doet?

Die laatste vraag is de nuttigste. Als het antwoord "niets bijzonders" is, dan volstaat een mededeling. Als het antwoord onaangenaam is, dan heb je een uitnodiging.

### Een vraag met twee waarheden erin

Is de spanning die je gevonden hebt een paradox, dan bestaat er een vorm die daarvoor gemaakt is. Je schrijft twee dingen op die beide waar zijn en die op het eerste gezicht niet samen kunnen: "Hoe is het dat we tegelijk … en … zijn?"

In een agile transformatie klinkt zo'n vraag bijvoorbeeld: hoe is het dat we leiderschapsteams bouwen en tegelijk zelforganisatie verwachten? Beide gebeuren, beide zijn verdedigbaar, en niemand heeft het er hardop over.

Deze vorm heet een wicked question en komt uit het repertoire van Liberating Structures. Twee dingen maken hem bruikbaar als uitnodiging.

De formulering "hoe is het dat we" veronderstelt dat beide waarheden er al zijn. Je gaat er daarmee van uit dat het probleem bestaat; de vraag is hoe het zover kwam. Dat verschuift het gesprek van klagen naar zoeken, en in een organisatie zijn er meestal al mensen die er iets op gevonden hebben. Die vorm haalt hen naar voren.

Daarnaast is het een test op je eigen uitnodiging. Een thema zonder spanning laat zich niet als paradox opschrijven: je krijgt de tweede helft van de zin niet gevuld. Lukt dat niet, dan heb je nog geen uitnodiging.

Niet elk goed thema is een paradox. Soms is een scherpe open vraag genoeg. Bij taaie onderwerpen die al langer spelen komt deze vorm het snelst tot de kern.

### Uitnodigen is iets anders dan verplichten

Wie gedwongen in de zaal zit, zet geen sessie op het bord. Dat is logica: je stelt je nek niet uit voor een dag waar je zelf niet voor koos.

Een verplichting verlaagt de betrokkenheid, een uitnodiging verhoogt ze. Vrijblijvend uitnodigen binnen een organisatie voelt riskant, want misschien komt er niemand. In de praktijk is een kleinere groep die er wil zijn meer waard dan een volle zaal die moest.

“De wijsheid van de uitnodiging ligt aan de basis van zoveel van wat we in Open Space doen.”Uit de proceedings van de virtuele Open Space on Open Space 2015 (vertaald uit het Engels)

### Wat er verder in de uitnodiging hoort

Naast de vraag zelf staan er drie dingen in die mensen willen weten voordat ze ja zeggen.

Wie er nog is. Een Open Space wordt interessant door wie er in de zaal zit; dat mag je zeggen.

Wat er met de uitkomsten gebeurt. Wie leest de harvest, en wat is de volgende stap.

Wie na de dag beslist. Dit is de vraag die het vaakst ontbreekt en die het meeste vertrouwen wint. Een groep die weet dat er iemand met de uitkomsten aan de slag gaat, praat anders dan een groep die vermoedt dat het bij een verslag blijft.

### Vier uitnodigingen die niet werken

De uitnodiging waarvan het antwoord al bekend is. De directie heeft besloten en de dag dient om mensen mee te krijgen. Deelnemers merken dat binnen een uur, en je verliest meer vertrouwen dan een gewone presentatie zou hebben gekost.

Geen spanning in de vraag. Netjes geformuleerd, breed genoeg om niemand tegen de haren te strijken, en daarmee zonder aantrekkingskracht. Wie niets riskeert in de vraag, krijgt niets terug in de zaal.

De uitnodiging die twee dingen tegelijk wil. Kennisoverdracht en zelforganisatie in één dag. Dan wordt het een programma met een Open Space eraan geplakt, en de deelnemers voelen welk deel echt is.

Niemand las de uitnodiging. Verstuurd via de agenda-uitnodiging, drie regels, geen context. Mensen komen dan zonder te weten waarom, en de eerste twintig minuten van de dag gaan verloren aan uitleg die vooraf had moeten gebeuren.

### Praktisch

De internationale Open Space-gemeenschap deelt een template voor het schrijven van uitnodigingen, bij de facilitator-resources op openspaceworld.org. Bruikbaar als checklist, ook als je de dag niet zelf faciliteert.

### Wat ik hierin doe

Bij een opdracht besteed ik het grootste deel van de voorbereiding aan deze vraag. Niet omdat het de leukste stap is, maar omdat het de enige is die je later niet kunt repareren.

Leg je vraagstuk voor

---

## Organisatietransformatie

URL: https://openspace-facilitation.eu/verandering/

Wat ik doe · Transformatie

### Wie de verandering moet uitvoeren, heeft er zelden over meegepraat
Fusies, reorganisaties, agile transformaties, AI-transitie. Bij grootschalige verandering worden teams herverkaveld, rollen opnieuw beschreven en governance omgebouwd. Open Space geeft de mensen die het moeten doen een stem in hoe.

### Het probleem dat niemand officieel stelt

Transformaties lopen zelden vast op de strategie. Ze lopen vast op de honderd praktische vragen die niemand officieel stelt, en die in de wandelgangen blijven hangen zonder ergens te landen.

“Het topmanagement moet vaak ‘uit de weg gaan’, zodat het midden van de organisatie echt tot zelforganisatie kan komen.”Uit de proceedings van Open Space on Open Space, Vancouver 2001 (vertaald uit het Engels)
Een Open Space haalt die vragen naar binnen. Deelnemers zetten zelf op het bord wat hen bezighoudt, en de gesprekken die daaruit volgen leveren afspraken op in plaats van geruchten. Ik bewaak dat dat veilig en productief gebeurt.

### Voor wie een transformatie leidt

- Je leidt een transformatieprogramma, fusietraject of grote cultuurverandering

- Je hebt medewerkers die geïnformeerd worden en willen meedenken

- Er zijn stakeholders met uiteenlopende belangen die elkaar nodig hebben

- Je weet dat draagvlak niet te communiceren is

### Consultant sinds 2006

Ik werk sinds 2006 als consultant, de laatste tien jaar in agile transformaties.

In die rol zette ik Open Space in bij klanten, binnen lopende trajecten. Vooral in de banksector en bij de overheid, in guilds, tribes en communities of practice. Groepen tot vijftig deelnemers.

Wat deze sessies vooral opleverden was uitwisseling. Bezorgdheden die anders in de wandelgangen bleven, en ideeën die nog nergens waren opgeschreven. Soms kwamen daar concrete verbeterinitiatieven uit. Dat is een eerlijker antwoord dan de belofte die je vaak leest.

### De marktcontext

De vraag naar facilitatie bij grootschalige verandering is nu hoog:

- Belgische ziekenhuizen en gemeenten zitten in een fusiegolf. Op 1 januari 2025 fuseerden 28 Vlaamse gemeenten tot 13 nieuwe (bron). Ziekenhuizen consolideren in zorgnetwerken (bron).

- Nederland kent het hoogste aantal reorganisaties in tien jaar.

- AI-transitie vraagt overal om nieuwe werkwijzen en een andere rolverdeling.

### Waar in het traject

De timing bepaalt wat een Open Space oplevert. Bij een kickoff verzamel je vragen en verlaag je weerstand. Halverwege een programma corrigeer je koers met de mensen die zien wat er werkelijk gebeurt. Aan het eind evalueer je op programmaniveau in plaats van per team. In de voorbereiding kijk ik samen met de opdrachtgever welk moment het meeste oplevert.

Een eenmalige Open Space blijft een bijeenkomst. Zet je de vorm herhaaldelijk in binnen hetzelfde traject, dan gebeurt er iets anders: de tweede sessie kan terugkijken op wat er sinds de eerste is geprobeerd. Bij een digitale transformatie in een grote financiële instelling in Brussel deed ik dat over 2020 en 2021.

Zo levert herhaling meer op dan één dag.

Wat die herhaalde inzet in de praktijk opleverde: wat een Open Space werkelijk oplevert.

### Van harvest naar afspraak

Een Open Space levert een harvest op, geen besluit. Daarom leg ik in de voorbereiding vast wie na de dag beslist, hoe, en wanneer. Hoe dat er in de praktijk uitziet: de aanpak.

Werkt je organisatie met consent-besluitvorming, dan ligt die vorm er al. Sociocracy 3.0 beschrijft die verbinding zelf, in twee patronen: Invite Change (nodig mensen uit tot verandering in plaats van ze op te leggen) en Open Space for Change (nodig iedereen uit om experimenten op te zetten waarmee de organisatie evolueert).

Meer over de voorbereiding: de uitnodiging is het ontwerp.

### Veelgestelde vragen

Hoe helpt Open Space bij een reorganisatie?
Open Space Technology helpt bij reorganisaties door medewerkers en stakeholders de ruimte te geven om de vragen te stellen die zij hebben, en de gesprekken te voeren die zij nodig achten. Verandering mislukt niet omdat de strategie slecht is. Het mislukt omdat mensen zich niet gehoord voelen. Open Space lost dat op door mensen een stem te geven in de uitkomst, wat leidt tot draagvlak dat niet gecommuniceerd hoeft te worden.

Wanneer in een verandertraject zet je Open Space in?
Open Space kan op verschillende momenten in een verandertraject waardevol zijn: bij de start om de vraagstukken te verkennen en draagvlak te creëren, halverwege om energie te hernieuwen en knelpunten te adresseren, of aan het einde om uitkomsten te verankeren. De beste timing hangt af van het specifieke traject en wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald.

Is Open Space geschikt voor fusietrajecten?
Ja, Open Space is bijzonder geschikt voor fusietrajecten. Een fusie brengt per definitie diverse stakeholders met uiteenlopende belangen samen, de context waarvoor Open Space is ontworpen. Door mensen een stem te geven in de vraagstukken die hen bezighouden, ontstaat draagvlak dat de fusie draagbaar en succesvol maakt. Belgische ziekenhuizen en gemeenten doorlopen momenteel fusiegolven waarbij dit format steeds vaker wordt ingezet.

Wat is het verschil tussen Open Space en change management?
Traditioneel change management werkt vaak met communicatieplannen, stakeholder-analyses en gestructureerde change-frameworks, instrumenten die verandering als iets top-down behandelen. Open Space is anders: het geeft mensen de ruimte om de vragen te stellen die zij hebben en de gesprekken te voeren die zij nodig achten. Open Space vervangt change management niet, maar vult het aan op het cruciale moment dat draagvlak moet ontstaan.

Hoe leg ik de nood aan een Open Space uit aan leiderschap, management en deelnemers?
Begin telkens bij de vraag, niet bij de methode. Aan het leiderschap leg je uit wat er op het spel staat als die vraag onbeantwoord blijft, en wat je van hen nodig hebt: dat ze de randvoorwaarden vooraf eerlijk benoemen, als sponsor achter de uitnodiging staan, en achteraf iets doen met wat de groep oplevert. Het management vreest vaak controleverlies. Toon hen dan hoeveel structuur er wel is: een vaste tijd, duidelijke grenzen, een verslag van elke sessie en afspraken bij de closing circle. Aan de deelnemers vertel je vooral dat hun inbreng de agenda maakt, dat deelname vrijwillig is, en dat de gesprekken die anders in de wandelgangen blijven hier op tafel komen. Ik help graag bij die gesprekken vooraf; ze zijn een groot deel van de voorbereiding.

Gesprek over jouw traject

---

## Vormen van Open Space: van een halve dag tot een traject

URL: https://openspace-facilitation.eu/vormen/

### Welke vorm een Open Space kan hebben

Volgens de principes heeft een Open Space geen vaste lengte en geen vaste plek. Wat vastligt, is het werk vooraf: de urgente vraag, de uitnodiging en de randvoorwaarden. Hieronder de vormen die ik begeleid.

### Wat elke vorm gemeen heeft

Onder elke vorm hieronder zit dezelfde opbouw: een opening in de kring, een marktplein waarop deelnemers zelf onderwerpen voorstellen, sessierondes met de wet van mobiliteit (wie niets meer haalt uit een gesprek, verplaatst zich), en een afsluiting met de oogst. Duurt het meerdere dagen, dan komt daar elke avond de evening news bij, en op de laatste dag een closing circle.

Hieronder staat per vorm enkel wat die vorm eigen maakt: de duur, de groepsgrootte, wat er specifiek nodig is, en wat de groep er nadien mee heeft.

### 1. Open Space in je programma

Anderhalf uur tot een halve dag, naast plenaire delen of lezingen. Voor conferenties en communitydagen die hun publiek zelf aan het woord willen laten.

De kortere tijd betekent één of twee sessierondes, met een korte terugkoppeling aan de zaal in plaats van een volledige oogst. De vraag moet aansluiten bij het thema van de dag, en het marktplein krijgt een eigen plek naast de andere programmaonderdelen.

Wat overblijft is een beperkte oogst, klein genoeg om meteen terug te koppelen in de rest van het programma.

### 2. Een Open Space-dag

Een volle dag, van 20 tot 200+ deelnemers. Anders dan vorm 1 loopt de hele dag zelforganiserend, met ruimte voor meerdere sessierondes na elkaar.

Dat vraagt een ruimte die de hele dag beschikbaar blijft: een grote kring voor opening en afsluiting, en voldoende aparte, akoestisch gescheiden ruimtes voor de parallelle sessies.

De groep sluit af met een volledige oogst van alle sessies, klaar om te prioriteren of om te zetten in actieplannen.

### 3. Meerdaags of gespreid

Twee dagen na elkaar, of verspreid over weken, met dezelfde groep.

Het verschil met een enkele dag zit in de tweede bijeenkomst: de groep kijkt dan eerst terug op wat sinds de vorige sessie is geprobeerd. Dat vraagt vooraf een afspraak over wie tussen de bijeenkomsten in iets oppakt.

Naast de oogst neemt de groep ook mee wat er ondertussen al in beweging kwam.

### 4. Online

Voor internationale of verspreide groepen, op een platform dat voor Open Space gemaakt is, of met Zoom.

Het marktplein wordt een Miro-bord, de sessieruimtes worden breakout-rooms. Deelnemers kiezen daarbij zelf welke room ze binnengaan: dat zelf kiezen is de voorwaarde, anders houdt de wet van mobiliteit online geen stand. Dat vraagt een Zoom-omgeving met zelfselectie ingeschakeld en een Miro-bord dat al klaarstaat vóór de opening.

De oogst staat na afloop in het bord of in gedeelde documenten, even bruikbaar als op papier.

### 5. Strategische sessie

Voor directies, besturen en grote non-profits die een strategische vraag breed willen openen, met iedereen die een stuk van het antwoord heeft.

Wat hier zwaarder weegt dan bij de andere vormen: budget en tijdslijn liggen meestal al vast, net als wat niet ter discussie staat. De sponsor komt uit de directie zelf.

De directie bouwt de oogst zelf mee op.

Meer over deze vorm: strategische sessies.

### 6. Een traject: voorbereiding, Open Space, opvolging

Open Space als kader van een langer traject, van weken tot maanden. Waar het past, combineer ik het met Conversation Café of Liberating Structures voor kleinere stappen ervoor of erna.

Dat vraagt vooraf een keuze over de volgorde: eerst samen begrijpen wat er speelt in een kleinere kring, dan pas de zelforganisatie van een volledige Open Space. Na de dag zelf volgt vaak een opvolgsessie om de afspraken uit de oogst vast te houden.

Hoe de drie fases lopen: de aanpak. Welke vorm wanneer past: de keuzehulp.

### 7. Voor organisatoren: de vraag en de condities

Organiseer je zelf een Open Space of een unconference? Dan help ik met wat het tot leven brengt: de vraag die brandt, de randvoorwaarden en de uitnodiging.

Dat is werk vóór de dag zelf: samen de vraag scherpstellen, vastleggen wat al beslist is en wat niet, en van daaruit de uitnodiging schrijven. Ben je zelf niet de sponsor van de vraag, dan leggen we vooraf vast wie dat wel is.

Aan het einde van dat traject liggen een scherpe vraag en een uitnodiging klaar om te versturen.

### 8. Hulp bij de sessies

Tijdens de dag ondersteun ik sessiehouders, zodat hun gesprek loopt en de oogst bruikbaar is. Dat kan naast een eigen facilitator, of als onderdeel van een van de vormen hierboven.

Vooraf is een overzicht genoeg van wie sessies trekt en waarover, en een idee van wat de sponsor met de oogst wil doen.

Sessiehouders leggen hun eigen uitkomsten vast, klaar voor de gezamenlijke oogst.

### Hoe kies je?

Vier vragen bepalen welke vorm hierboven het beste past.

- Hoeveel tijd heb je? Anderhalf uur tot een halve dag wijst naar vorm 1, een volle dag naar vorm 2, meerdere dagen of een reeks naar vorm 3.

- Hoe groot is de groep, en zit ze op één plek? Zit ze verspreid, dan is vorm 4 het antwoord, ongeacht de duur.

- Wat moet er na afloop gebeuren? Een strategische keuze die de directie zelf moet dragen, wijst naar vorm 5. Losse ondersteuning binnen een programma dat al staat, past bij vorm 8.

- Maakt dit deel uit van een langer traject, of organiseer je het zelf? Voorbereiding, Open Space en opvolging als geheel is vorm 6. Organiseer je zelf en zoek je hulp bij de opzet, dan is vorm 7 het vertrekpunt.

Twijfel je tussen Open Space en een andere vorm zoals World Café of Conversation Café? Zie de keuzehulp.

### Waar ik dit al deed

Welke bijeenkomsten, met aantallen en mijn rol: cases in cijfers.

### Wat het kost

Een prijs noem ik na een eerste gesprek. De voorbereiding is het grootste deel van het werk, ook de afspraken over de ruimte en hoe die ingericht wordt. Dat hangt af van je vraag, de locatie en de groep.

Leg je vraagstuk voor

---

## Wat een Open Space werkelijk oplevert

URL: https://openspace-facilitation.eu/wat-een-open-space-oplevert/

### Wat een Open Space werkelijk oplevert

Een Open Space levert vooral uitwisseling op. Bezorgdheden die anders in de wandelgangen blijven, en ideeën die nog nergens waren opgeschreven. Soms komen daar concrete verbeterinitiatieven uit, maar dat is niet de regel. Wie een besluitenlijst verwacht, wordt teleurgesteld; wie wil weten wat er in zijn organisatie leeft, krijgt meer dan hij vroeg.

### Wat mensen hopen

Opdrachtgevers hopen doorgaans op drie dingen: draagvlak, besluiten en energie. Die verwachting is begrijpelijk, want zo wordt de methode vaak beschreven.

De energie komt er meestal. De besluiten komen er niet, tenzij je ze apart organiseert. En draagvlak volgt uit hoe je met de opbrengst omgaat, in de weken na de dag.

### Waarom uitwisseling geen mindere uitkomst is

In transformatietrajecten die ik begeleidde, in de banksector en bij de overheid, gebeurde steeds hetzelfde. Mensen zetten onderwerpen op het bord die in officiële overleggen niet voorbijkomen. Twijfels over de richting. Praktische obstakels die op papier niet bestaan. Vragen die iedereen heeft en niemand stelt.

Dat lijkt weinig, en het is veel. Een transformatie loopt zelden vast op de strategie. Ze loopt vast op de honderd vragen die niemand officieel stelt en die daarom nergens landen. Die vragen één keer hardop laten stellen, in aanwezigheid van mensen die erover gaan, verandert wat er daarna mogelijk is.

### Wanneer er wel initiatieven ontstaan

Soms komt er meer uit dan uitwisseling. Iemand neemt een onderwerp mee en gaat ermee door. Dat gebeurt vaker wanneer twee voorwaarden vervuld zijn.

De eerste is dat de mensen met mandaat in de zaal zitten. Een sessie over een obstakel levert een initiatief op als degene die het obstakel kan wegnemen meepraat.

De tweede is dat vooraf duidelijk is wat er met de harvest gebeurt. Groepen voelen of ze aan het werk zijn of aan het inventariseren.

### Wat herhaling verandert

Bij een digitale transformatie in een grote financiële instelling in Brussel zette ik de Open Space herhaaldelijk in, over 2020 en 2021. Dat verandert de vergelijking.

Bij een eenmalige sessie is de harvest het eindpunt. Bij een reeks is hij een beginpunt: wat in de ene sessie een bezorgdheid was, kan in de volgende een initiatief zijn dat al loopt. Deelnemers weten dat ze elkaar terugzien, en dat maakt het aantrekkelijker om iets op te pakken.

### Wat je dus mag beloven

Aan een opdrachtgever beloof ik dat de onderwerpen op tafel komen die er werkelijk spelen, en dat de mensen die het werk doen bepalen welke dat zijn. Ik beloof geen besluiten, want die neemt de organisatie zelf en daar is een andere vorm voor nodig. Een Open Space eindigt niet in een verslag, maar in wat de groep zelf koos om verder te nemen.

Dat is een bescheidener belofte dan je op de meeste websites leest. Het is ook de enige die ik kan nakomen.

### Het dilemma waar ik zelf tegenaan loop

Bij een overheidsopdracht in 2024 faciliteerde ik het interactieve deel van een dag voor lokale besturen. Wat er daarna met de uitkomsten is gebeurd weet ik niet, want ik was na die dag niet meer betrokken.

Dat komt vaker voor dan facilitatoren toegeven. Je hebt een goede dag, je levert de harvest af, en dan verdwijn je. Of het iets heeft opgeleverd, hoor je nooit.

Het is de reden dat ik opvolging nu al in de voorbereiding bespreek: niet om het traject te verlengen, wel omdat een dag zonder afspraak over het vervolg een dag is waarvan niemand het resultaat kent.

Wat die opvolging concreet inhoudt, heb ik niet voor Open Space uitgevonden. Het is dezelfde aanpak die ik de voorbije tien jaar, als facilitator, scrum master en agile coach bij verschillende klanten, in een honderdtal retrospectives en werksessies gebruikte: de opgehaalde onderwerpen clusteren, prioriteren, een beperkt aantal kiezen om mee verder te gaan, en vieren wat al is afgerond voor de volgende ronde begint. Bij een Open Space past dat op de harvest: de stickies terug clusteren, met de opdrachtgever kiezen welke onderwerpen mandaat en aandacht krijgen, en een ritme afspreken om terug te kijken.

Gesprek over jouw vraagstuk

---

# English version

## Open Space facilitator in Belgium, the Netherlands and Europe

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/

Open Space Facilitation Europe

### How do you get 80 people to engage with a challenge no one can solve alone?
In an Open Space the participants build the agenda themselves, around a question that matters. For public bodies, EU institutions, companies and large non-profits across Belgium, the Netherlands and Europe.
Groups from 20 to around 200 participants, in person and online. See them at a glance.

### What I do

### Conferences & unconferences
For professional conferences and community events of 30 to 200 participants.

### Public sector
For public bodies that have to move forward together.

### Organisational transformation
For mergers, reorganisations and agile or AI transitions.

### Strategic sessions
For leadership teams and boards that want to hear every voice.

### What brings an Open Space to life
You might not expect it, but the success of an Open Space depends on the preparation. Together with the client I look for the urgent question that needs answering. We look at which conditions are needed, and at the givens: what has already been decided, how leadership stands towards it, and where the boundaries lie.
That sounds like the opposite of freedom. It is the condition for it. People who know where the boundaries are dare to use the space between them.
On the day, the group opens in a circle. A good question and an honest invitation speak to what drives people themselves. Anyone who wants to raise something walks to the centre, writes it down and puts it on the wall: the marketplace. That is how a group builds its own agenda in half an hour. This is not a game: it is how the principles of Open Space come to life. People choose where to contribute, and whoever starts a conversation carries it. That is where change begins.
That can be half a day within your programme, a full day, several days or online. See the formats.

### Open Space as a strategic instrument
A challenge with many stakeholders does not start on the day of the session, and it does not stop there. The answer is spread across many people. Open Space brings them together around one question and lets them choose what to talk about. That is why it works where a fixed programme falls short.
The structure is small: a central question, and participants who build the agenda around it themselves. What comes out of it are commitments people stand behind, and work that continues after the day.
I organised and facilitated my first Open Space in 2017: LeanCamp in Brussels. I am trained in an Open Space Leadership Workshop, assisted the facilitator at the Global Scrum Gathering in Lisbon in 2022, and take part in the international Open Space on Open Space community. More about that.

Not sure whether Open Space fits your challenge? Read when I advise against it.
How a day works

---

## How an Open Space day works

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/approach/

### How an Open Space day works

### The anatomy of a day

An Open Space engagement has three phases: preparation, the day itself, and what continues afterwards. The day is the visible moment, not the whole engagement. Most of the work happens before it. Below are the five steps, from invitation to follow-up.

An Open Space day has a fixed structure, but no fixed programme. The structure creates the space. What happens within that space is determined by the participants themselves.

More about the method: What is Open Space Technology?

1

### Preparation (weeks before the day)

Together with the client, I look for the burning question: one participants want to answer themselves, and that sets the day in motion.

We also agree the givens: what has already been decided, how leadership stands towards it, and where the boundaries lie. That sounds like the opposite of freedom. It is the condition for it. People who know where the boundaries are dare to use the space between them and take initiative themselves.

“Givens or non-negotiables may be worked out to define the space that is open for the participants.”From the proceedings of Open Space on Open Space, Halifax 2005
I also determine the participant group, the logistics, and how the harvest gets used: how are the day's outcomes translated into concrete next steps?

More on why the invitation is the design: the invitation is the design.

2

### Opening circle & the marketplace

The day begins in a large circle, the opening circle. The sponsor, whoever stands behind the question, briefly introduces it. Then I open the space: I explain the process, the four principles and the Law of Mobility, and invite participants to propose topics they want to discuss. Anyone with a question, idea or challenge writes it down and announces it to the group. This creates the marketplace: an agenda made entirely by the participants themselves.

3

### The sessions

Participants choose which sessions to attend based on their interest and expertise. The Law of Mobility applies: if a session is no longer relevant, move to another. That is the engine of the process. Whoever proposed the session records the outcomes.

The time slots on the board set the rhythm of the day. At the end of a block I sound a gong. That is information rather than an instruction: the slot as announced is over, and whether the conversation continues is for the participants to decide.

The reverse also holds: nobody has to fill a slot. If the work is done after twenty minutes, break up. I encourage it. Participants also move or merge sessions themselves. The room has one hard closing time, and that is the only moment when the clock counts.

When the Open Space runs over several days, each morning starts with the morning announcements and each day ends with the evening news. The group gathers in the circle, and whoever has something to share comes to the centre: new sessions, changes, what happened that day.

4

### Harvesting

At the end of the day, the outcomes of all sessions are shared with the whole group. Depending on the objective, the group prioritises, creates action plans, or determines next steps. The harvest is what the participants themselves created.

What that harvest actually produces varies: what an Open Space actually produces.

5

### Closing circle & follow-up

The Open Space closes in the same circle, the closing circle: simple and serious, without presentations. Whoever wants to says what mattered and what they intend to do. That is where the first commitments are made. After the day, the client receives a summary of all session outcomes. I often also schedule a follow-up session to sustain the energy and agreements from the day: the same cluster-prioritise-celebrate pattern I have used over ten years of facilitation, across roughly a hundred retrospectives and working sessions.

### What you need

The requirements for an Open Space are surprisingly simple:

- A large space where all participants can sit in a circle for the opening and closing

- Separate rooms for the parallel sessions, acoustically apart from each other

- A marketplace wall: a large wall surface or flip charts for the agenda

- Paper and markers for session proposals and notes

- Coffee, tea and space for informal conversation: continuous throughout the entire programme, no separate breaks

Choosing the venue is not a detail. When several sessions share one hall, everyone talks against the noise of the other groups, and people drop out. At WOSonOS 2026 in Eindhoven I saw it again: several sessions shared one room, and conversations became hard. That is why I look at the venue during preparation, together with the client: how many separate rooms there are, how large, how close to the circle and the marketplace.

Open Space works online when participants can move between sessions on their own. Standard Zoom can do that with self-selection for breakout rooms, with a Miro board or Google Doc as the marketplace. What that requires in practice: what an online Open Space needs.

Not sure whether this form fits your challenge? See when I advise against Open Space.

---

## Articles

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/articles/

### Articles

What I write here comes from practice: sessions I ran myself, communities I was part of myself. Not advice from above, just what I learned along the way.

### The role of the facilitator in Open Space: present, and out of the way

24 September 2026

What a facilitator does before, during and after the day: the givens with the client, opening the space, and why doing less gives more.

### WOSonOS 2026 Eindhoven, two days on

21 September 2026

A personal reflection on WOSonOS 2026 Eindhoven: thirty years of Open Space community, a session on Liberating Structures next to Open Space, and the doubt I carried home myself.

### Open Space's four principles: why self-organization works

21 September 2026

The four principles, and why self-organization works: from traffic to forests, and why Scrum, Agile and S3 often do no better.

---

## The role of the facilitator in Open Space: present, and out of the way

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/articles/role-of-the-facilitator/

### The role of the facilitator in Open Space: present, and out of the way
24 September 2026

### Most of the work is invisible

If you attend an Open Space, you mostly see the facilitator in the first half
hour. After that, the facilitator seems to disappear. That is no accident.
Most of the work already happened in the weeks before.

Together with the client I look for the burning question: one participants
want to answer themselves. And we agree the givens: what has already been
decided, what is not up for discussion, where the boundaries are.

In the Open Space community this is a firm rule: an Open Space has a theme,
and is bounded by givens. That sounds like the opposite of freedom. It is the
condition for it. People who know where the boundaries are dare to use the
space between them. People who don’t, wait.

### Who asks the question: the sponsor

Every Open Space has a sponsor: the person or organisation standing behind
the urgent question and the invitation. Often that is the organiser, but not
always. If the organiser is not the sponsor, it has to be clear beforehand who
is. With a specific theme, it works best when the sponsor briefly introduces
the question to the group. After that, the facilitator opens the space.

### Opening the space

On the day, everything starts in a large circle. In my training I practised
exactly that moment: opening the space, known in the community as walking
the circle: in the tradition of the method, the facilitator walks around the
circle. I explain the central question, the four principles and the Law of
Two Feet. Then I invite anyone who wants to raise
something to come to the centre.

What happens next is not something I can arrange. Someone stands up, writes
a question on a sheet and says out loud why it matters. A second person
follows. At the LeSS conference in Amsterdam, in 2025, with around 100
participants, the board was full within ten minutes.

### Doing as little as possible

An old rule from the community puts it sharply: every time the facilitator
does something for the group, that is something the group no longer does for
itself. I take that rule literally. I do not steer the content. I do not
rescue a session that goes quiet. I do not summarise what a group can
summarise itself.

“The role of the facilitator is to do the opening (as short as possible) and then get out of the way.”From the proceedings of the Virtual Open Space on Open Space 2015
What I do is hold the space: physically, in time, and in the atmosphere. I
keep the agreements on time and place.
The community calls the ideal being fully present and at the same time
invisible.

### What the facilitator does for the rest of the day

After the opening you might wonder what the facilitator still does. Mainly
this: I guard that the principles are respected. That does not mean the whole
day is positive and cheerful. A good Open Space carries tension. Topics that
people disagree on come to the table. That is exactly the value: in ordinary
meetings they stay in the corridors.

What I watch closely is power. An Open Space has no hierarchy, but between
people there is always an informal one: leadership, experience, whoever
speaks loudest. That is not wrong. An Open Space is a self-regulating system.
I name what I observe, but that does not mean I intervene.

### Closing, and what comes after

An Open Space closes in the same circle where the day opened. What the group
discussed is then in the harvest. What happens with it, I already discuss
during preparation, because otherwise the day stays a good moment without a
sequel.

I do not always manage that. After at least one engagement I never heard what
happened with the outcome. I wrote about that in
what an Open Space actually produces.

### Why this matters when you look for a facilitator

A good Open Space depends less on what the facilitator does on the day, and
more on what happened before it. So do not only ask how someone runs a day.
Ask how they find the question and the givens with you.

How I go about it: the approach in five steps and
the shapes an Open Space can take.

---

## Open Space's four principles: why self-organization works

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/articles/self-organization/

### Open Space's four principles: why self-organization works
21 September 2026

### The skeptic in the room

I hear this reaction often: “This will never work without an agenda. We
need structure, or we’ll get chaos.” I know the argument well. I’ve heard
it at Scrum implementations, at Agile transformations, at attempts to build
“self-managing teams.” The story is always the same: an organization tries
self-organization and ends up with more meetings, more coordination, more
facilitators doing everything except letting go.

Daniel Pink wrote in Drive about autonomy, mastery and purpose. Frederic
Laloux described teal organizations in Reinventing Organizations.
Sociocracy 3.0 has its own patterns for self-organization, and Management
3.0 adds its Moving Motivators to the mix. Every one of those models
circles back to the same conditions: a clear goal, boundaries that give the
self-organization a container, autonomy, and people who want to get better
at what they do. Take any of those away, or have leadership impose
self-organization without modelling it themselves, and it simply doesn’t
work.

All of it is valuable. And still I watch organizations get stuck on the
same question: how do you let go of control without getting chaos in
return?

I looked for that answer myself. I did not come to believe in Open Space
because it sounded good on paper, but because I saw it work: in business,
in non-profit, in situations where the outcome actually mattered.

### The four principles

These are the four sentences Open Space stands on, while management
methods come and go: Six Sigma, Holacracy, agile-washing.

- Whoever comes are the right people

- Whatever happens is the only thing that could have

- Whenever it starts is the right time

- When it is over, it is over

These are not management tricks. They describe how self-organization
already works: people decide for themselves where to put their energy,
good ideas draw attention, and weaker ideas fade because people use the
Law of Mobility. Timing comes out of the process, not a Gantt chart, and
closure feels like completion, not “we had to stop.” There is no real
choice between structure and freedom here: the principles give you
structure themselves, just not the kind you would draw on an org chart.

I went through the proceedings of World Open Space on Open Space myself
(1994-2025), with AI support for searching and clustering. What comes out
of that is remarkable: these four principles have not changed in thirty
years. [Source: OS99, OS05, OS08, VOS15, WOS25].

I saw this confirmed again at WOSonOS 2026 in Eindhoven: give people room,
and they arrive at better ideas than anything I could have planned for
them in advance. No agenda forcing that, just people gathering with a
real drive to change something.

### What the proceedings show

Reading the proceedings of Open Space on Open Space since 1994 shows that the Open Space community has described self-organization as a natural
phenomenon, not a management technique, since the very beginning. The
proceedings don’t frame Open Space as a meeting method or a workshop
format. They describe it as something that already exists in nature, something
that only needs uncovering. That is the whole difference: I don’t have to
build anything or force anything. I only have to create the space where it
can already happen. By 1999 it was already a session topic on the board, “emergent organization” [OS99]: organizations that arise from interaction rather
than from planning.

“A lot of energy is lost because of control.”From the proceedings of World Open Space on Open Space, Bilbao 2022

### Traffic, an example anyone can check for themselves

The analogy I reach for with skeptics is traffic on the ring road around
Brussels, or Amsterdam, or any city you like. Nobody steers every car
individually, and yet it works: millions of decisions an hour, drivers
setting their own speed, choosing when to change lanes and when to exit,
mostly without a single accident.

Take away the rules, the lane markings, the clear signs, and any
intersection turns into chaos. The rules do not tell you where to drive;
they make it possible for everyone to choose their own way. An Open Space
works the same way: the givens, the principles and the Law of Mobility are
fixed, and precisely because of that the rest can organize itself. Traffic
does not work despite the rules. It works because of them. Self-organization
works the same way.

### The biological parallel

The proceedings keep returning to biological systems, and for good reason.
A forest is not designed. Nobody plants every tree in its right spot,
nobody draws up a schedule for growth, and yet an ecosystem forms anyway:
relations between species, food chains, a balance that repairs itself. A
tree dies here and there, a new species moves in, a clearing opens and
pulls in new life. Your own body does the same thing. You never have to
think about your heartbeat, your breathing, your digestion. Millions of
cells coordinate without any central plan, and somehow it all keeps
functioning.

The real question is not whether self-organization works. It is why anyone
would expect a Scrum board or an Agile coach to do it better.

### You already do this at home

Here is an example. At home, I do not organize a family gathering with a
project plan: come at seven, bring something good, we will see where the
evening takes us. People talk, ideas surface, someone starts singing,
someone else clears up without being asked.

At work, I often act as if that is impossible, as if adults suddenly
cannot take responsibility anymore, as if a meeting is needed to discuss
when the next meeting should be. Give people time and space, and they find
their own way there. That is not naive hippie idealism. It is the same
self-organization as the traffic and the forest, just at your own kitchen
table.

### Scrum, Agile, Sociocracy 3.0: why they often fail

I have watched organizations roll out “Agile” and end up with more
bureaucracy than they started with. The problem is that they try to force
self-organization into existence, with stand-ups, with retrospectives, with
S3 patterns they “implement.” You cannot implement self-organization. You
can only allow it. Scrum has good elements, S3 has valuable patterns, but
they get used as a substitute for trust more often than as a tool for it.
Daniel Pink writes about autonomy as a driver, but autonomy means letting
go, not letting go plus a set of extra meetings to coordinate the letting
go. The difference sits in the sentence each approach reaches for: Agile,
Scrum and S3 say “we organize self-management through this structure,”
Open Space says “I create the conditions and trust the self-organization
that follows.” The first is a method. The second is a mindset.

### Why letting go feels frightening

Letting go of control asks for leadership, not the kind that plans and
controls everything, the kind that dares to trust and dares to let go. A
PowerPoint about “agile transformation” or “self-managing teams” will not
convince anyone. What it asks for is different: living the principles
myself, daring to say: I don’t know where this leads, I trust the process
anyway. That is frightening. It feels exposed. And that is also why it
works.

I have clung to an agenda myself, out of fear of letting go. That happens
when a client says: this is not enough for me, I expect clear results. In
that moment a facilitator needs to stand firm and say the process will
simply be followed as it unfolds. That firmness does not come from the
Open Space itself, it comes from the preparation. If I have not clearly
set the givens with the client beforehand, that doubt inevitably comes
back during the session itself.

### What I have seen, in business and non-profit

I won’t claim it always works. That would be a lie.

I once had the givens only half in place myself, and I felt it
immediately. At an Open Space for a government body, and separately at a
private company, the sponsor was not willing to hand over full autonomy.
So a handful of people got quietly lined up in advance to pitch a session,
as a kind of backup, as an example, hoping others from the floor would
follow their lead. That is exactly the sign that the conditions are not
fully there yet: it tends to happen when people are new to the format, or
already embedded in a culture of fixed meetings with fixed agendas, and
have not yet met that particular kind of autonomy. The principles can be
freeing, but nobody should expect everything to shift the first time. That
is a growth process for the people in the room, something you build by
running Open Space again and showing what it can do. You don’t declare the
principles sacred. You just keep at it.

A non-profit was wrestling with its strategy. What would normally have
taken months of planning became three hours, forty people, and clear
priorities: the right people found each other, not because anything
magical happened. It was a foundation that itself supports non-profits, in
finance; I am leaving the names out on purpose.

Something similar happened in 2016 at a creative media company: not hours
of meetings, just one afternoon where the right conversations found their
own way.

At a bank in 2021, management wanted to innovate. There were no sticky
notes and no idea-generation sessions, just the question of what people
wanted to discuss. The best ideas came from people who normally never
spoke up.

In 2025 there was a Belgian foundation with members spread across the
country. No difficult consensus procedures: whoever showed up discussed
what actually mattered, and the outcomes were clearer than months of
meetings had produced.

Twice it worked less well. At an organization running it because
management said so, real urgency was missing: people went through the
motions without their hearts in it. And at a session where the facilitator
steered too hard, the principles got half-applied. What came out was
forced spontaneity.

It does not work at all if you already know the outcome you want and are
just going through the motions, if you value control more than the result,
or if you are not willing to be surprised.

### Who this works for

These principles do not work everywhere. They work when there is a real
drive behind the gathering, not “management told us to,” when the
conditions are right (room, time, safety), and when leadership dares to
trust.

I see it often with leaders who want to let go without losing control:
transformation leads who can feel the old approach no longer holds. And I
see it with foundations, associations and non-profits trying to do more
with less, with members who are already motivated on their own. It works
in companies too, but only once you stop managing change and start
hosting it.

### The difficult truth

What I have learned is that self-organization is not easier than top-down.
It is just different. Top-down asks a lot of work from the top: planning,
coordinating, controlling. Self-organization asks a lot of work in the
preparation: building the right space, inviting the right people, setting
the right intention. It is shifted work, not less work. What you get back
for it is different: people who treat the problem as their own, instead of
merely working through it. You feel that difference right away. That,
based on the proceedings and on my own experience in business and
non-profit, is why organizations that try this once rarely go back to the
old approach.

### A small experiment for this week

You don’t need to run an Open Space to feel any of this. Go stand at a busy
intersection, safely, and watch the traffic. Can you see how people respond
to each other without anyone steering them, and how the traffic lights and
the right-of-way rules make that possible? Or try it at work. Next time you
meet with your team, agree the rules of the game first: the question you
are there for and what has already been decided. Leave the rest open, with
no agenda, and simply start. Notice what happens in the first thirty
seconds of silence, who speaks first (often not the usual person), and
which topics surface that never make it onto the regular agenda. That mix
of tension and possibility, within clear boundaries, is where
self-organization begins.

Or smaller still: watch your own reaction the next time something does not
go as planned. Panic, irritation, curiosity, all three tell you something
about how much room you actually give to self-organization.

### No hype, just work

I am not a fan of “transformation,” “disruption,” or big words for a
simple shift. I talk about what works and what doesn’t: about traffic,
about forests, about bodies that have been self-organizing for thousands
of years without an Agile coach in sight. The four principles of Open
Space are not hype. They have stayed unchanged for thirty years because
they describe something that already works. You don’t have to believe it.
You only have to allow it.

I help organizations (business and non-profit) let go of control without
chaos, drawing on thirty years of Open Space proceedings and my own experience in the field.

This article draws on the proceedings of Open Space on Open Space since
1994. They are all online at openspaceworld.org.

“Don’t push the river, it flows by itself.” The title of a 1970 book by
Barry Stevens that sums up the difference between forcing and allowing.

---

## WOSonOS 2026 Eindhoven, two days on

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/articles/wosonos-eindhoven-2026/

### WOSonOS 2026 Eindhoven, two days on
21 September 2026

From the seventeenth to the nineteenth of September I was at Hotel
Westcord in Eindhoven, in the middle of the international Open Space
community. Two days on, I am still working through what I saw there.

### What WOSonOS is

WOSonOS stands for World Open Space on Open Space. The community has met
every year since 1994, always somewhere else in the world, always with the
same format: Open Space about Open Space. This year it was Eindhoven; last
year Istanbul, next year Kenya, the first time on the African continent.
The theme was “A continuation of inclusive space.” There was no marketing
pitch and no vendor booth. People came together because they wanted to
learn from each other how to make room for a real conversation.

### Thirty years of history in one room

What struck me first was the mix of people. Some facilitators have been
running Open Space for twenty or twenty-five years; a few were already
there when Harrison Owen developed the format, and have since done it in
war zones, in corporate boardrooms, in villages in Africa. They still show
up, because they are still discovering something. Others had come from the
Netherlands, Germany, Belgium, France, the UK, Canada and the United
States; some of them fly across the world for this every single year —
not for the prestige of it, but for the realness they keep coming back to
find. And then there were newcomers, unsure whether they were doing it
“right,” prefacing their questions with an apology for how stupid they
assumed the question was.

What stood out was the absence of hierarchy. The person with thirty years
of experience and the person with one sat at the same table. The Law of
Two Feet held here too: if a conversation stops serving you, you move,
even when the person you are leaving is the biggest name in the room.

### My own session: when does an Open Space breakout need extra facilitation

I brought a session of my own, on a question I keep wrestling with: how
far can Open Space be combined with other facilitation techniques, and
when does that actually become necessary? My own starting point is clear:
Open Space, with the four principles and the right conditions, is enough
on its own for self-organization. The more structure you add, the more
freedom and autonomy you take away from the people in the room.

But practice pushes back. The breakout conversations inside an Open Space
are often wide open, and the self-regulating principles are not always
enough to carry that. It would be wrong for a facilitator to impose
techniques on a group at that point, that reaches into the concept itself.
What can work is offering rather than imposing: having facilitators
available in the room that a group can call on by its own choice, for a
check-in, a round, “1-2-4-All” or another Liberating Structure, a
visualization or drawing technique, or simply someone to take notes. On
the group’s initiative, never the facilitator’s.

People who have been running Open Space since the 1990s leaned in rather
than dismissing it. Nobody said “you’re new, you don’t get it.” What I
heard instead was “that’s interesting, how would that even work?” We
talked through the timing (offering it can work, but never force it), the
choice (let the group decide for itself whether to use it), and a risk I
recognized myself: this kind of support can just as easily impose the
structure Open Space is built to release.

My own doubt sits in that same tension. I believe strongly that Open Space
is enough by itself, and yet in practice I see sessions that would clearly
run better with a bit of extra support. When is offering without imposing
truly enough, and when is it just structure in disguise? That question
came home with me, not only other people’s answers.

### No watered-down version

The commercial world is full of “barcamp” or “unconference,” which
usually means the principles get loosened wherever convenient. That does
not work at WOSonOS. The community feels the difference between someone
faithfully following the principles and someone hollowing them out. The
four principles are taken at face value there: whoever comes are the
right people, even when it is eight instead of eighty. Whatever happens is
the only thing that could have, even when it is not what you expected.
Whenever it starts is the right time, silence at the opening included. And
when it is over, it is over, even when something “important” never got
discussed. The Law of Mobility gets explained the way it was meant: if you
are not learning or contributing, go somewhere
else. No exception. That is the authenticity that has kept this community
going for thirty years.

### It is never finished

You would expect that after thirty years the principles are settled and
the method is done evolving. WOSonOS shows the opposite. New contexts came
up: how Open Space works in a war zone, with young people, in a virtual
room. New questions came up too: how to combine it with other methods, how
to handle diversity, how to facilitate when you are part of the conflict
yourself. None of those questions closed; they stayed open, for whoever
wants to keep working on them. And a newer generation of participants
asked questions the old guard had stopped thinking to ask. The community
keeps questioning itself. That, I think, is where its strength comes from.

### More than colleagues

These are not colleagues who see each other once a year at a conference.
These are people who share thirty years of history: they help each other,
work together on projects, invite each other to events in their own
countries. The WhatsApp group started for this event will probably stay
active, less for business networking, mostly for keeping the connection
alive.

### Who WOSonOS is for

You might think this is for experts, not for you. But WOSonOS is exactly
for people who want to learn, who doubt, who have questions, and who take
the principles seriously, whatever their experience, not for people who
already have all the answers or just want to “try it out.” Some
participants have been coming for twenty years, and they still show up,
because they are still discovering something.

### Two days on

The conversations are still with me: the session on Liberating Structures
and Open Space and the silences that clearly meant something. It confirms
what I already suspected: Open Space is not something you use like a
tool. It is a way of looking at how people work together. And that way of
looking keeps developing, even after thirty years.

If you want to know more: this year’s site is wosonos26.com, and more
background is at openspaceworld.org. Or ask me directly. I am still very
much learning this myself.

I facilitate Open Space and experiment with combinations such as
Liberating Structures. Attended WOSonOS 2026 Eindhoven.

---

## Open Space facilitator in Brussels for EU institutions, associations and summits

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/brussels/

### Open Space in Brussels and the EU context

Brussels brings together institutional complexity, many languages and stakeholders from many countries. Those are the conditions under which Open Space works best. I facilitate Open Space and unconferences in English or Dutch, for EU bodies, associations, summits and large organisations.

### Where I have done this

- An international agency (2024): a two-day programme combining Open Space with Liberating Structures, about 20 participants, which I facilitated together with a colleague.

- Liberating Structures Global Gathering, Brussels (19–20 June 2025): two days entirely in Open Space format, around 60 practitioners from several countries, in English. I co-organised and facilitated it.

- A large financial institution in Brussels (2020–2021): Open Space used repeatedly within a digital transformation.

- LeanCamp Brussels (2017): an unconference I organised and facilitated, around 50 participants.

“The Liberating Structures Global Gathering at BE-HERE was incredibly well-organized. The Open Space unconference format brought diverse perspectives that enriched everyone’s learning experience. The participant-driven agenda was perfect for this community.”A participant on the Liberating Structures Global Gathering, Brussels 2025, organised by Re-Evented VZW
Every gathering with numbers and my role: cases at a glance.

### For summits and association events

Many summits in Brussels already want participants to shape part of the agenda. An Open Space does that with a clear structure: a circle, a marketplace, and sessions the participants propose themselves. It can be half a day within your programme, a full day, or several days.

What makes it work is settled beforehand: the urgent question, the givens, and a sponsor who stands behind the invitation. See the formats.

Bring me your challenge

---

## Facilitated Open Space gatherings — examples

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/cases/

### Where I have facilitated Open Space

Nine years of Open Space, from twenty participants to two hundred, in person and online. Each entry below states what my role was.

### At a glance

Every gathering, most recent first, with numbers and my role. Feel free to share this link: openspace-facilitation.eu/en/cases/#at-a-glance.

Gathering
Participants
Format
My role

Liberating Structures Global Gathering, Eindhoven, 11–12 June 2026
~20
in person, 2 days
co-organiser and facilitator

LeSS conference, Amsterdam, 9–10 October 2025
~100
in person, English, 1 day
co-organiser and facilitator

Liberating Structures Global Gathering, Brussels, 19–20 June 2025
~60
in person, English, 2 days
co-organiser and facilitator

VERA Community Day, Halle, 5 December 2024
~60 to 70
in person, Open Space within a day programme
facilitator

International agency, 2024
~20
in person, English, 2 days, with Liberating Structures
facilitator

Global Scrum Gathering, Lisbon, 17–19 October 2022
~150
in person, English
assistant to the lead facilitator

XP Days Benelux 2021, 25 November 2021
~100
online (QiqoChat)
co-organiser and co-facilitator

Lean Startup Summit, Amsterdam, 20–21 March 2018
~200 in the Open Space (350 to 400 attending)
in person, 2 days
co-facilitator of specific sessions

LeanCamp, Brussels, 2017
~50
in person, 1 day
organiser and facilitator

### Engagements for organisations

For public bodies, companies and organisations, with my role in each.

### International agency

2024 · ~20 participants · English · 2 days

A two-day programme combining Open Space with Liberating Structures: partly training, partly hands-on practice. I facilitated it together with a colleague. I do not name the agency.

Public sector

### VERA — Community Day

5 December 2024, Halle city offices · Local authorities in Flemish Brabant · Dutch

VERA is the e-government support centre for the province of Flemish Brabant, connecting local authorities around IT policy and digitalisation. At its Community Day, VERA brought together local councils, social services, police zones and inter-municipal bodies. I facilitated the interactive part, where participants discussed ethical digitalisation, information management and data-driven working in small groups. The audience reached well beyond IT: policy officers, communications, civil registry, and heads of finance and organisational control. VERA's write-up

“A big step outside our comfort zone, but a bull’s-eye. This free-form method produced many valuable insights to take further.”VERA, in their review of the Community Day (translated from Dutch)

Professional conference

### Scrum Event

Scheduled: 19 November 2026, De Fabrique Utrecht · ~150 participants · Dutch · 1 day

Open Space facilitation for the largest agile event in the Netherlands, together with the Agile Scrum Group team. The day runs as an unconference: after the keynote, around a hundred and fifty Scrum Masters, Product Owners, Developers and Agile Coaches set the agenda themselves across three rounds of breakout sessions. Programme and speakers

### Lean Startup Summit

20–21 March 2018, Amsterdam · ~200 in the Open Space, 350 to 400 attending · 2 days

Co-facilitator of specific sessions within the summit's Open Space. The Open Space as a standalone programme element alongside the classic talks and workshops.

### In the practitioner community

Open Spaces and unconferences by and for practitioners, which I co-organised or facilitated.

### LeSS conference

9–10 October 2025, Amsterdam · ~100 participants · English · 1 day

Co-organiser of the conference. I set up the Open Space together with fellow organisers, opened the space and set up the marketplace board. Open Space as a standalone element within a classic conference programme. The board was full within ten minutes.

Professional conference

### XP Days Benelux 2021

25 November 2021, online · ~100 participants · English and Dutch

Together with a group of organisers, I organised and facilitated a fully online Open Space on QiqoChat, the platform built for this form. This was the year when online was not a choice but a necessity. QiqoChat reproduces the logic of the marketplace: participants see which sessions exist and move between them on their own, without a facilitator having to shuffle anyone around.

### Liberating Structures Global Gathering

19–20 June 2025, Brussels · ~60 participants · 11–12 June 2026, Eindhoven · ~20 participants

Co-organiser and facilitator of two editions, each two days entirely in Open Space format, for an international facilitation community. In Brussels sixty practitioners from several countries built the agenda themselves. This is the hardest audience there is: people who know what you are doing and why, and who could do it themselves.

“The Liberating Structures Global Gathering at BE-HERE was incredibly well-organized. The Open Space unconference format brought diverse perspectives that enriched everyone’s learning experience. The participant-driven agenda was perfect for this community.”A participant on the Liberating Structures Global Gathering, Brussels 2025, organised by Re-Evented VZW

### LeanCamp

2017, Brussels · ~50 participants · 1 day

Organiser and facilitator. A Lean Startup-minded audience: experiment fast, learn from the market.

### Within transformation programmes

As a consultant I used Open Space with clients, inside ongoing programmes. Mainly in banking and the public sector, within guilds, tribes and communities of practice. Groups of up to fifty participants.

In one digital transformation in Brussels I ran the Open Space repeatedly, across 2020 and 2021. Repetition changes what the form produces: what was a concern in one session can be an initiative already under way in the next.

What these sessions mostly produced was exchange. Concerns that would otherwise have stayed in the corridors, and ideas nobody had written down yet. Sometimes concrete improvement initiatives came out of it. That is a more honest answer than the promise you often read, and it is why repetition matters.

### Also involved

I trained in an Open Space Leadership Workshop, and assisted the facilitator at the Global Scrum Gathering in Lisbon (17–19 October 2022), with around 150 participants. Online, I opened the space at an Open Space of a Belgian Sociocracy 3.0 meetup. The first two are described under about me.

Request a conversation

---

## Organisational transformation

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/change/

What I do · Transformation

### The people who have to deliver the change rarely got to talk about it
Mergers, reorganisations, agile transformations, AI transitions. Large-scale change redraws teams, rewrites roles and rebuilds governance. Open Space gives the people who have to do it a say in how.

### The problem no one asks officially

Transformations rarely stall on strategy. They stall on the hundred practical questions no one asks officially, which circulate in corridors without landing anywhere.

“Senior leadership must often ‘get out of the way’ so that the middle of the organization can engage in real self-organization.”From the proceedings of Open Space on Open Space, Vancouver 2001
An Open Space brings those questions inside. Participants put what occupies them on the board themselves, and the conversations that follow produce agreements instead of rumours. I make sure that happens safely and productively.

### For change leaders

- You are leading a transformation programme, merger or major culture change

- You have employees who are being informed and want to contribute

- Stakeholders with different interests need each other

- You know buy-in cannot be communicated

### Consultant since 2006

I have worked as a consultant since 2006, the last ten years in agile transformations.

In that role I used Open Space with clients, inside ongoing programmes. Mainly in banking and the public sector, within guilds, tribes and communities of practice. Groups of up to fifty participants.

What these sessions mostly produced was exchange. Concerns that would otherwise have stayed in the corridors, and ideas nobody had written down yet. Sometimes concrete improvement initiatives came out of it. That is a more honest answer than the promise you often read.

### Market context

Demand for facilitation in large-scale change is high right now:

- Belgian hospitals and municipalities are in a merger wave. On 1 January 2025, 28 Flemish municipalities merged into 13 new ones (source). Hospitals are consolidating into care networks (source).

- The Netherlands has its highest number of reorganisations in ten years.

- AI transitions everywhere call for new working methods and a different division of roles.

### Where in the programme

Timing determines what an Open Space delivers. At a kickoff you collect questions and lower resistance. Mid-programme you correct course with the people who see what is actually happening. At the end you evaluate at programme level rather than team by team. During preparation I weigh with the client which moment gives you most.

A one-off Open Space stays a gathering. Run the form repeatedly within the same programme and something else happens: the second session can look back at what has been tried since the first. In one digital transformation at a large financial institution in Brussels I did this across 2020 and 2021.

That is how repetition yields more than a single day.

What that repeated use actually produced in practice: what an Open Space actually produces.

### From harvest to agreement

An Open Space produces a harvest, not a decision. So during preparation I settle with the client who decides after the day, how, and by when. How that plays out in practice: the approach.

If your organisation works with consent-based decision-making, that form is already in place. Sociocracy 3.0 describes that connection itself, in two patterns: Invite Change (invite people into change rather than imposing it) and Open Space for Change (invite everyone to create and run experiments for evolving the organisation).

More on the preparation: the invitation is the design.

### Frequently asked questions

How does Open Space help with organisational change?
Open Space Technology helps with organisational change by giving employees and stakeholders the space to ask the questions they have and have the conversations they need. Change does not fail because the strategy is wrong. It fails because people do not feel heard. Open Space addresses this by giving people a voice in the outcome, creating genuine buy-in that does not need to be communicated because the people who shaped it already own it.

When in a change programme should you use Open Space?
Open Space can be valuable at different stages of a change programme: at the start to explore challenges and build buy-in, midway to renew energy and address blockers, or at the end to anchor outcomes. The best timing depends on the specific programme and is determined in consultation with the client.

Is Open Space suitable for mergers?
Yes, Open Space is particularly suited to mergers. A merger by definition brings together diverse stakeholders with different interests, the context Open Space was designed for. By giving people a voice in the issues that concern them, genuine buy-in emerges that makes the merger workable and successful. Belgian hospitals and municipalities are currently navigating merger waves where this format is increasingly used.

What is the difference between Open Space and change management?
Traditional change management typically works with communication plans, stakeholder analyses and structured change frameworks, tools that treat change as something managed top-down. Open Space is different: it gives people the space to ask the questions they have and have the conversations they need. Open Space does not replace change management, but complements it at the crucial moment when genuine buy-in must emerge.

How do I explain the need for an Open Space to leadership, management and participants?
Always start from the question, not the method. To leadership, explain what is at stake if that question stays unanswered, and what you need from them: to name the givens honestly beforehand, to stand behind the invitation as sponsor, and to act afterwards on what the group produces. Management often fears losing control. Show them how much structure there actually is: a fixed time, clear boundaries, a report from every session and commitments in the closing circle. To participants, say above all that their input makes the agenda, that taking part is voluntary, and that the conversations that normally stay in the corridors come to the table here. I am glad to help with those conversations beforehand; they are a large part of the preparation.

Talk about your programme

---

## Is Open Space right for your question? When it works, when it doesn't, and the alternative

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/choosing/

### Is Open Space right for your question?

Not every challenge calls for Open Space. This page helps you choose: when the form fits, when I advise against it, and when World Café or Conversation Café works better.

### When Open Space fits

Open Space works well for complex challenges with many stakeholders and no ready-made answer. In Open Space Technology: A User's Guide, Harrison Owen devotes his second chapter to what he calls the most important question: should you do it at all? His answer is that Open Space is not appropriate everywhere. He names four conditions under which the form works best: high complexity, many different perspectives, conflict that exists or threatens, and urgency.

If one of those four is missing, there is usually a better instrument.

### When I advise against it

The outcome is already decided. If the decision has been made and the gathering exists to build support for it, Open Space is risky. Participants notice within an hour that their agenda does not count, and you lose more trust than a straightforward presentation would have cost. That is why I clarify with the client beforehand what is truly still open within the session, and what is not, regardless of what comes up on the day itself.

The group is too small. Below fifteen to twenty participants there are too few people for parallel sessions. A dialogue format works better. For a conversation that needs depth I use Conversation Café, sometimes as a run-up to an Open Space later in the programme.

Knowledge has to be transferred. If the group needs to learn something already known outside the room, Open Space is a detour. A good speaker with room for questions is faster.

A decision has to be made. Open Space produces a harvest: everything participants wrote down themselves. If a choice has to be made by the end of the day, you need a decision method alongside it. Consent-based decision-making works well here, or structured prioritisation.

### The critique from within

The most useful critique of Open Space comes from facilitators rather than sceptics. In 2017 a sharp piece from within the community described the tyranny of Open Space. It is explicitly not a call to stop using the form, but a call to stop overusing it.

The diagnosis: the urge to tear down structures often leads to them not being replaced by anything. In that void the same problems reappear, now with a layer of smugness over them.

The piece describes patterns every facilitator recognises. The session host getting their rejected conference proposal in anyway. The session where novices advise each other badly. The consultant who hijacks the room. The quiet session where everyone waits for someone else's wisdom.

The central point matters most. Open Space solves a problem at the level of the whole group and offers nothing for what happens inside the individual sessions. That is a real lacuna. It is why I always discuss in preparation how the conversations themselves will take shape. For microstructure inside sessions I use Liberating Structures, a separate craft with its own site.

### When another form fits better

None of the four situations above apply to your question, but you're still torn between forms? Group size and who sets the agenda are the two quickest ways to tell them apart.

Open Space
Conversation Café
World Café

Group size
20 to 1,000+
5 to 12 per table
12 to 100

Who sets the agenda
the participants
no one, one theme
the organiser

Strongest for
complex challenges, many stakeholders
a conversation that needs depth
deepening pre-chosen themes

Produces
self-chosen sessions with a harvest
shared understanding
insight per theme

Advised against when
the outcome is decided, or the group is too small
a decision has to be made
participants want to ask their own questions

For groups under twenty I usually choose Conversation Café. Sometimes as a run-up to an Open Space later on: first understand together what's going on, then get to work self-organising.

Conversation Café started in the summer of 2001 in Seattle. The form is simple: a small circle, a talking object, a few rounds, ninety minutes. Whoever later took over stewardship came from the Open Space tradition themselves, which explains why the two forms fit together so well.

For a fuller treatment of this choice: Choosing Open Space Technology, on openspaceworld.org.

### What I do instead

If none of these forms fit your challenge, I say so during the exploratory conversation, usually within the first fifteen minutes. Often another facilitation format does fit, and you can reach me for that via workshopfacilitation.eu. Sometimes the answer is that you do not need a facilitator but a decision or a consultant.

Does Open Space fit your challenge? See also: what an Open Space actually produces.

Bring me your challenge

---

## Open Space facilitator for conferences and unconferences

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/conference/

What I do — Conference

### A conference where participants set the agenda
No agenda fixed months in advance. Instead, a day that adapts to what is actually alive.

### Scrum Event 2026

Scrum Event, De Fabrique Utrecht, 19 November 2026. Around a hundred and fifty Scrum Masters, Product Owners, Developers and Agile Coaches. A keynote opens the day, the Open Space fills the middle with three rounds of breakout sessions, a live show closes. Facilitated together with the Agile Scrum Group team. Programme

This is the hybrid format at full scale: a fixed opening and closing, with an agenda the room builds itself in between.

### For event organisers

- You are organising a professional conference or community event for 30–150 people

- You want participants to leave with real connections and concrete insights, not just a full notebook

- You are willing to let go of control over the content and trust the expertise in the room

- You want a format that adapts to what is alive in the group, not what you planned in advance

### Previously facilitated

A selection, with my role at each:

- Lean Startup Summit: Amsterdam, 20–21 March 2018, ~200 in the Open Space, co-facilitator of specific sessions

- LeSS conference: Amsterdam, 9–10 October 2025, ~100 participants, co-organiser, the board was full within ten minutes

- XP Days Benelux 2021: 25 November 2021, online on QiqoChat, ~100 participants, co-organiser and co-facilitator

- VERA Community Day: Halle, 5 December 2024, ~60 to 70 participants, facilitator of the Open Space within the day programme

- Liberating Structures Global Gathering: Brussels, 19–20 June 2025, ~60 participants, and Eindhoven, 11–12 June 2026, ~20 participants, co-organiser and facilitator

- LeanCamp: Brussels, 2017, ~50 participants, organiser and facilitator

Group sizes 20 to 200+. Dutch and English.

### What makes Open Space different from a traditional conference?

At a traditional conference, the agenda is fixed. Speakers are booked, time slots are allocated, and participants are audience members. The best conversations always happen in the coffee break.

With Open Space, the coffee break is the programme. Participants propose topics themselves, choose which sessions to attend, and move freely based on where they learn or contribute most. The facilitator holds the process, not the content.

The result: higher engagement, better conversations, and concrete agreements owned by the people who made them.

### What brings an Open Space to life

An Open Space conference does not live through its programme, because there
is none. It lives through two things you settle beforehand:

- The burning question: one your participants are already carrying, so
they come to contribute.

- The givens: what is fixed, what is not up for discussion, where the
boundaries lie.

People who know them dare to use the space and take initiative themselves.

I organised LeanCamp (2017) myself, and XP Days Benelux 2021 and two
Liberating Structures Gatherings together with others. As an organiser, I help you sharpen that
question and those givens, and the invitation that follows. If you as the
organiser are not the sponsor of the question yourself, make clear
beforehand who is: the sponsor has to stand behind the question and the
invitation. More on the
formats this can take: Open Space formats.

### How does a conference day work?

See the approach page for a full anatomy of an Open Space day, from opening to harvesting.

### Formats

- Pure Open Space: fully self-organising, one or two days

- Hybrid format: keynote or opening, then Open Space.

- Liberating Structures within sessions: activating microstructures such as Impromptu Networking as an opener or connector between blocks

Not sure whether Open Space fits your event? See the choosing guide.

### From day to agreement

An Open Space produces a harvest, not a decision. When the Open Space runs over several days, the first commitments already land in the closing circle (see the FAQ below for how that works). Who decides after the day, how, and by when, is something I settle with the client during preparation. How that plays out in practice: the approach.

If the form itself does not fit, read when I advise against Open Space.

More on the preparation: the invitation is the design.

### Frequently asked questions

What is an unconference?
An unconference is a conference where participants set the agenda themselves, rather than following a pre-determined programme with invited speakers. Open Space Technology is the most widely used format for unconferences. Participants propose topics at the start of the day, choose which sessions to attend, and move freely based on interest. Well-known examples include BarCamp, LeanCamp and Open Space conferences.

How large does a group need to be for an Open Space conference?
An Open Space conference works best with groups of 30 to 150 participants, though groups of 20 to 500+ are also possible. The minimum is around 15–20 people, since parallel sessions require sufficient participants. The LeSS conference in Amsterdam had ~100 participants, the LeanCamp edition in Brussels ~50.

What does Open Space facilitation cost?
I work with a day rate plus the preparation the challenge requires. With Open Space that preparation carries weight: the central question, the participant group, and the agreement about what happens after the day determine whether it works. Total cost depends on group size, number of days, venue and follow-up. You receive a quote after the thirty-minute exploratory conversation.

Can Open Space work online?
Yes, Open Space Technology works online. With Zoom, using breakout rooms where participants choose for themselves which room to join, and a digital whiteboard (Miro) as the marketplace, a full Open Space experience is possible online. Choosing for yourself is the condition: that is how the Law of Mobility works online too. The dynamic is different from in-person, but the core principle (participants set the agenda themselves) remains fully intact.

Do an opening circle and a closing circle belong in an Open Space?
In a traditional, pure Open Space they do: the opening circle and the closing circle are part of it, and I strongly recommend them. In the opening, everyone sits in one circle, the facilitator opens the space and the agenda emerges on the marketplace. In the closing circle, the group comes back together, says what happened and which commitments were made. Many unconferences skip both and start straight with a session board. That works, but you miss the moment the group sees itself, and the moment what was discussed actually lands.

What is the evening news?
In an Open Space of several days, the group gathers in the circle at the end of each day for the evening news. Whoever wants to shares briefly what stood out that day or what happened in a session. There is no report and no presentation. Together with the morning announcements at the start of each day, it keeps the whole group connected, even though everyone was in different sessions.

How do I explain to participants what Open Space actually is and why it is useful?
Put the question at the centre, rather than the method. People come for a question that matters to them, rarely for a format. Tell them they set the sessions themselves, and that they get the conversations that stay in the corridors at a classic conference. I am happy to help with that explanation in your announcement, and with the urgent question at its heart.

Talk about your conference

---

## Request a conversation

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/contact/

### Request a conversation

### Tell me about your challenge

An exploratory conversation of 30 minutes is the first step — no obligation, and valuable regardless of whether we work together afterwards.

In that conversation I explore:

- What the challenge is and why it is complex

- Whether Open Space is the right approach for this context

- What the right participant group, timing and setup would be

Name

Email

Organisation

What is the challenge you are dealing with?

Context: conference, strategy session, change programme, or something else?

Request a conversation

You will hear back within two working days. What I do with your data is in the privacy statement.

### Further along in your planning

Do you already know your date, group size and venue? Include those in your message, along with the language of the group, and I will make a concrete proposal.

---

## Open Space formats: from half a day to a full programme

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/formats/

### The shapes an Open Space can take

By its principles, an Open Space has no fixed length and no fixed place. What is fixed is the work beforehand: the urgent question, the invitation and the givens. Below are the formats I facilitate.

### What every format shares

Every format below follows the same shape: opening in the circle, a marketplace where participants propose their own topics, session rounds under the Law of Mobility (if a conversation stops giving you something, move), and a closing that gathers the harvest. Multi-day work adds evening news each night and a closing circle on the last day.

Below is what makes each format its own: the length, the group size, what it specifically needs, and what the group takes away.

### 1. Open Space within your programme

An hour and a half to half a day, alongside plenaries or talks. For conferences and community days that want their audience to set part of the agenda.

The shorter time means one or two session rounds, with a short report-back to the room rather than a full harvest. The question needs to connect to the day's theme, and the marketplace needs its own spot among the other programme items.

What remains is a small harvest, compact enough to feed straight back into the rest of the programme.

### 2. An Open Space day

A full day, from 20 to 200+ participants. Unlike format 1, the whole day runs self-organising, with room for several session rounds in sequence.

That calls for a space available all day: a large circle for opening and closing, plus enough separate, acoustically apart rooms for the parallel sessions.

The group closes with a full harvest of every session, ready to prioritise or turn into action plans.

### 3. Multi-day or spread out

Two days in a row, or spread over weeks, with the same group.

What sets it apart from a single day is the second meeting: the group first looks back at what has been tried since the previous session. That takes an agreement upfront on who picks things up between meetings.

Alongside the harvest, the group also carries forward what already moved in the meantime.

### 4. Online

For international or dispersed groups, on a platform built for Open Space, or with Zoom.

The marketplace becomes a Miro board, and the session rooms become breakout rooms. Participants choose which room to enter themselves: that self-selection is the condition, since the Law of Mobility only holds online if people can act on it. It takes a Zoom setup with self-selection turned on, and a Miro board ready before the opening.

Afterwards the harvest sits in the board or in shared documents, just as usable as it would be on paper.

### 5. Strategic session

For boards, leadership teams and large non-profits that want to open a strategic question to everyone who holds part of the answer.

What weighs more heavily here than in the other formats: budget and timeline are usually settled beforehand, along with what is not up for discussion. The sponsor comes from the leadership itself.

Leadership builds the harvest alongside everyone else in the room.

More on this format: strategic sessions.

### 6. A programme: preparation, Open Space, follow-up

Open Space as the frame of a longer programme, running weeks to months. Where it fits, I combine it with Conversation Café or Liberating Structures for smaller steps before or after.

That takes a choice upfront about the order: first build shared understanding in a smaller circle, then move into the self-organisation of a full Open Space. A follow-up session often comes after the day itself, to hold on to what the harvest agreed.

How the three phases run: the approach. Which format fits when: choosing a format.

### 7. For organisers: the question and the conditions

Organising an Open Space or an unconference yourself? I help with what brings it to life: the burning question, the givens and the invitation.

That work happens before the day itself: sharpening the question together, agreeing what is already decided and what isn't, then writing the invitation that follows from it. If you aren't the sponsor of the question yourself, we settle upfront who is.

By the end of that process, you have a sharp question and an invitation ready to send.

### 8. Support for the sessions

During the day I support session hosts, so their conversation runs well and the harvest is usable. That can sit alongside your own facilitator, or as part of any format above.

Beforehand, an overview of who is hosting which session is enough, along with a sense of what the sponsor wants to do with the harvest.

Session hosts record their own outcomes, ready to feed into the shared harvest.

### How to choose

Four questions decide which format above fits best.

- How much time do you have? An hour and a half to half a day points to format 1, a full day to format 2, several days or a series to format 3.

- How big is the group, and is it in one place? If it's dispersed, format 4 is the answer regardless of length.

- What needs to happen afterwards? A strategic choice that leadership itself must own points to format 5. Standalone support inside a programme that already exists fits format 8.

- Is this part of a longer programme, or are you organising it yourself? Preparation, Open Space and follow-up as a whole is format 6. If you're organising it yourself and want help setting it up, format 7 is the starting point.

Torn between Open Space and another format such as World Café or Conversation Café? See choosing a format.

### Where I have done this

Which gatherings, with numbers and my role: cases at a glance.

### What it costs

I name a price after a first conversation. Preparation is most of the work, including the arrangements for the room and how it is set up. That depends on your question, the location and the group.

Bring me your challenge

---

## The invitation is the design

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/invitation/

### The invitation is the design

The invitation decides whether an Open Space works. Make the question too broad and you get sessions about everything and agreements about nothing. Dress up a decision as a question and people see through it within the hour. Most of what goes wrong on the day was decided in the weeks before.

### Why this is more work than the day itself

On the day, a facilitator holds back. He opens the space, explains how it works, and then gets out of the way. That is the whole craft, and it is less work than people assume.

What comes before is another matter. Sharpening the question, working out who needs to be there, and settling what happens with the outcomes afterwards. That is where most of the time goes, and where it is decided whether the day produces anything.

### A theme is not an agenda item

"The future of our organisation" is not an invitation. It is a category. Nobody walks in feeling that something is at stake.

An invitation that works describes a tension: something is different from how it should be, people feel it, and nobody can resolve it alone. That tension is the engine. Without it the board stays half empty, or fills up with topics people were discussing anyway.

### How to find that tension

Three questions usually get you there:

Why does this need attention now, rather than last year or next year? Who experiences this as a problem, and do those people notice it themselves? And what happens if nobody does anything?

That last question is the most useful. If the answer is "nothing much", an announcement will do. If the answer is uncomfortable, you have an invitation.

### A question with two truths in it

If the tension you have found is a paradox, there is a form built for it. You write down two things that are both true and that at first sight cannot both hold: "How is it that we are … and we are … simultaneously?"

In an agile transformation such a question might read: how is it that we are building leadership teams and expecting self-organisation at the same time? Both are happening, both are defensible, and nobody is discussing it out loud.

This form is called a wicked question and comes from the Liberating Structures repertoire. Two things make it useful as an invitation.

The phrasing "how is it that we" assumes both truths already exist. It takes for granted that the problem exists; the question is how it got that way. That moves the conversation from complaining to searching, and in most organisations there are already people who have found something that works. This form brings them forward.

It also tests your own invitation. A theme without tension cannot be written as a paradox: you cannot fill the second half of the sentence. If that fails, you do not yet have an invitation.

Not every good theme is a paradox. Sometimes a sharp open question is enough. For stubborn subjects that have been around a while, this form gets to the core fastest.

### Inviting is not the same as requiring

Someone who is in the room under obligation will not put a session on the board. That is logic: you do not stick your neck out for a day you did not choose.

An obligation lowers engagement, an invitation raises it. Inviting people freely inside an organisation feels risky, because perhaps nobody comes. In practice a smaller group that wants to be there is worth more than a full room that had to.

“The wisdom of invitation is at the heart of so much of what we do in Open Space.”From the proceedings of the Virtual Open Space on Open Space 2015

### What else belongs in the invitation

Alongside the question itself, three things people want to know before saying yes.

Who else will be there. An Open Space becomes interesting because of who is in the room; you are allowed to say so.

What happens with the outcomes. Who reads the harvest, and what is the next step.

Who decides afterwards. This is the question most often missing, and the one that earns most trust. A group that knows someone will act on the outcomes talks differently from a group that suspects it ends in a report.

### Four invitations that do not work

The invitation whose answer is already known. Leadership has decided and the day exists to bring people along. Participants notice within an hour, and you lose more trust than a straightforward presentation would have cost.

No tension in the question. Neatly worded, broad enough to offend nobody, and therefore without pull. Risk nothing in the question and you get nothing back in the room.

The invitation that wants two things at once. Knowledge transfer and self-organisation in a single day. It becomes a programme with an Open Space attached, and participants can feel which part is real.

Nobody read the invitation. Sent through the calendar invite, three lines, no context. People then arrive without knowing why, and the first twenty minutes of the day go on explanation that should have happened beforehand.

### Practical

The international Open Space community shares a template for writing invitations, with the facilitator resources at openspaceworld.org. Useful as a checklist, even if you are not facilitating the day yourself.

### What I do with this

On an engagement, most of my preparation goes into this question. Not because it is the most enjoyable step, but because it is the only one you cannot repair later.

Bring me your challenge

---

## How do you organise an Open Space online?

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/online-open-space/

### What an online Open Space needs, and what happens to the harvest

For an online Open Space today you need standard Zoom and somewhere to put the marketplace. In 2021 that was different: back then it took a dedicated platform. Zoom has since acquired the feature that made the difference, and it works better than the workaround it used to require. What has not been solved is what happens to the harvest once somebody types it.

### What the form requires technically

The Law of Mobility asks people to walk away when they stop learning or contributing. If they cannot do that themselves, a facilitator has to move them, and the form is gone. Everything that follows is about that single requirement.

### What that cost in 2021

For XP Days Benelux in 2021 I co-facilitated a fully online conference for around a hundred participants on QiqoChat, a platform built around this method. It worked well.

How it worked is worth noting: in that version, a separate Zoom link had to be opened for each session room. The platform held the marketplace logic together and pointed participants to the right link. That solved the problem, and it was a detour to achieve something Zoom itself could not do at the time.

What QiqoChat looks like now I do not know; I have not used it since.

### What changed since

Zoom has self-selection for breakout rooms, and has had for a good while. Participants see the list of rooms, choose for themselves, and move freely between them and back. That makes the detour unnecessary.

For me that means a dedicated platform for online Open Space is no longer needed. Standard Zoom is enough, with a Google Doc or a Miro or Mural board for the marketplace and the notes.

Four practical things determine whether it works:

- The host enables breakout rooms in the account settings, under the advanced meeting options.

- When creating the rooms, the host selects "Let participants choose room". Without that box ticked, assignment stays with the host.

- Host and participants need Zoom 5.3.0 or later. The host has to work from the desktop app, because rooms cannot be managed from a browser or the mobile app.

- And the pitfall: anyone joining through a browser cannot self-select. That person has to be moved manually, which removes the Law of Mobility for them. Put it in the invitation that people should use the app rather than a browser tab.

Plan for more rooms than you think you will need: that gives people room to move.

### What I learned along the way facilitating online

I have also done this with Zoom breakout rooms, including for an online meetup on Sociocracy 3.0 in Belgium, where I opened the space.

The burning question matters even more online. Without a question that truly occupies people, attention drains faster than it does in a physical room, which means the intention behind the session has to be sharper than ever.

Create conditions, don't impose a script. Give people the freedom to pick their own room. Favor motivation over obligation, and keep a separate "lounge" or "hangout" room open where people can linger without an agenda.

People who are usually quieter speak up more in chat or in a breakout room. Side conversations run in the chat alongside whatever is happening out loud.

In the end it comes down to four things: a burning question that truly occupies people, being able to choose where you go, wanting to take part rather than merely having to, and feeling safe enough to speak. When those four are in place, it works, online or in person.

Anyone curious enough to test this can do it in fifteen minutes with a team. Ask one question, "what do we want to talk about," open three rooms, let people choose freely, and after ten minutes invoke the Law of Mobility so anyone can switch.

### On paper, the session host holds the pen

In a physical Open Space, whoever proposed the session writes the notes. That is not a rule but a consequence of the setup: they have the sheet, they pin it up.

The result is an uneven harvest. One session gets three lines, another two full pages. Some sheets are barely legible. There are arrows, crossings-out, a drawing. The handwriting shows who wrote it, and the haste in the writing shows how the conversation went.

That unevenness is information. A sheet with three lines tells you something about that session.

### Online, somebody else types

The moment it goes digital, the pen shifts. Usually to a designated note-taker, sometimes to whoever types fastest, occasionally still to the session host. That looks like an organisational detail and it determines what the harvest is.

The record becomes an observer's. Whoever proposed the session has a stake in the topic and writes down what they want to take from it. A note-taker writes down what was said. Those are different documents, and the second is more complete and less directed.

Typing happens during, writing happens after. On paper the host scribbles something once the conversation has finished, or in between. Digitally somebody types along while it runs. That person takes part less. In a session of eight people, one participant is effectively not participating.

Everything becomes equally legible. That sounds like a gain and it costs you the texture. Twenty identically formatted text blocks no longer tell you which session was packed and which fizzled out after ten minutes.

The harvest becomes editable. This is the biggest risk. A digital document can be tidied afterwards, summarised, poured into a template. That tidying is done by somebody who was not there, and they remove the rough edges that carried the meaning. Half a sentence that stops abruptly is sometimes the most honest thing a session produced.

### What disappears entirely online

The wall. In a room the harvest hangs somewhere people walk past. During the break they read what happened in a session they missed, and that is half the value of an Open Space.

Online the harvest is a file you have to open. Anyone who does not open it misses everything outside their own sessions. That is not a technical problem but a design problem, and it is solved by putting reading time in the programme rather than trusting that people will do it later.

A Miro or Mural board comes closer to the wall than a text document here, because you take it in at a glance and the unevenness between sessions stays visible.

### So this is what I settle beforehand

Who types, and why that choice. If the harvest is to belong to the participants, the session host types, even though that is slower. If you want completeness, you appoint a note-taker and accept that it becomes an observer's record.

That nothing gets tidied. Badly spelled, half-finished, contradictory notes stay as they are. Anyone who wants to make something of it does that in a separate document and leaves the original intact.

When reading happens. A block in the programme, during the day, with the harvest open to everyone. Not as homework.

What happens to the document afterwards. Who reads it, who decides, and by when. That agreement carries more weight in an online Open Space than in a physical one, because no wall stays behind to remind anyone.

### Hybrid: the difficult middle ground

I would rather not run hybrid meetings. It went wrong most often when a cluster of people sat physically together around one shared screen in a room while everyone else joined individually online: that physical cluster started talking among themselves, and I lost my grip on the conversation as a remote facilitator.

Paying closer attention does not fix that. The setup itself has to change: every participant connects individually, including the people sharing a room, or the group agrees explicit rules that anyone sitting together still joins the conversation on their own.

When part of a group is in the room and the rest is online, a two-tier split appears. The physical group has side conversations the online group never hears. The online group starts to feel left out, and the energy divides between the two.

It can work, but it demands unusually good facilitation: an online buddy for every physical table, and constant attention paid to whoever is online. The technical setup has to run perfectly, which rarely happens. My own preference is to pick one format, physical or online, and treat hybrid as a last resort.

In 2020, online was an emergency fix. It is a legitimate option now. Online tends to work better for participants spread across countries or facing mobility limits. Less travel time then buys more time for the actual content, or for the carbon footprint. Physical stays the better choice for a first meeting, for deep team building, or for topics carrying real emotional weight. The skill is choosing what fits the question in front of you, not what fits the current hype.

### What the proceedings show

The proceedings of Open Space on Open Space span thirty years by now and show how the community came to look at working online.

The first Virtual OSonOS ran in 2015: sixty participants on the QiqoChat platform, in a twenty-four-hour format with people joining from across the world. By 2024, an AI experiment was on the agenda in Istanbul.

The question is no longer whether online Open Space works. It is how to do it well.

Source note: based on the proceedings of Open Space on Open Space, specifically VOS15 (first virtual edition), WOS23 (questions on hybrid) and WOS24 (AI experiment). They are all available online at openspaceworld.org.

### Where this comes from

XP Days Benelux 2021, around a hundred participants, fully online on QiqoChat. Alongside that, a series of online gatherings during the pandemic years in Zoom, with self-selection for the rooms.

What is above is what I took from that in the form of agreements made beforehand. It is not a theory about online collaboration; it is a list of things you are better off settling before the day starts.

Bring me your challenge

---

## What is Open Space Technology and how does it work in practice?

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/open-space/

### Open Space Technology

Open Space Technology is a meeting and collaboration format in which participants set the agenda themselves. There is no pre-determined content: only a central question and a structure that makes space for what is alive in the group.

The method was developed by the American organisational consultant Harrison Owen in the 1980s. He discovered that the best conversations at conferences always happened in the coffee break, informal, driven by genuine interest, without an agenda. Open Space is an organised coffee break.

Owen described the method himself in Open Space Technology: A User's Guide. It is still the foundational text: how to prepare an Open Space, and how to open it and close it again. The third, revised edition was published in 2008 by Berrett-Koehler.

Since then, the method has been applied worldwide for groups of 12 to over 1,000 participants, in companies, governments, non-profits and communities. I learned the method myself during an Open Space Leadership Workshop. More about that.

More background on the method: openspaceworld.org, the international community of Open Space practitioners.

### The five principles

- Whoever comes are the right people. Trust that the people needed for the conversations that need to happen are present.

- Whatever happens is the only thing that could have happened. Let go of expectations about outcomes and focus on what is happening now.

- Whenever it starts is the right time. Creativity cannot be forced by the clock.

- When it's over, it's over. When the energy or the topic is exhausted, it is time to move on.

- Wherever it happens is the right place. Meaningful conversations can happen anywhere.

### The Law of Mobility

The heart of Open Space is the Law of Mobility: if you are somewhere where you are neither learning nor contributing, move somewhere else. It is the engine of the process: it keeps energy high and ensures no one wastes time in a conversation that is not relevant to them.

### The marketplace

The marketplace is the heart of an Open Space day. At the start, participants propose topics they want to discuss. These are placed on the marketplace: a large wall or board with time slots and spaces. Participants choose which sessions they attend.

The slots on the board set a rhythm; how long a conversation actually lasts is up to the participants. See how a day works.

### The role of the facilitator

An Open Space facilitator has a paradoxical role: I create the structure that makes self-organisation possible, but do not steer the content. I open the day, hold the marketplace, and maintain the space, both physically and psychologically.

The approach is light and serving. I trust the wisdom of the group and the working of the principles. Intervening in the content is the exception.

### Open Space online

Open Space works online too. The hard requirement is that participants can move between sessions themselves. Without that, the Law of Mobility disappears and the facilitator starts moving people around.

Standard Zoom manages this with self-selection for breakout rooms, alongside a Google Doc or a Miro or Mural board for the marketplace. More on what that requires in practice, and what happens to the harvest once somebody types it: what an online Open Space needs.

### Open Space vs. other formats

Open Space is not the best choice for every purpose. Is the outcome already decided, is the group too small, does knowledge need to be transferred, or does a decision have to be made at the end? Then another format often works better. See when Open Space is not the answer.

### Multi-day Open Space

An Open Space is not limited to a single day. Harrison Owen wrote that the method works equally well as a one-day workshop, a multi-day conference, or a recurring meeting. The duration adapts to the question, not the other way around. He himself cited one-day sessions, three-day conferences, and weekly staff meetings as examples.

A multi-day design creates room for what a single day cannot: depth and reflection, and time to translate conversations into action. A pattern I have seen work:

- Day 1: Opening the conversation. Participants explore the theme through World Café or a similar dialogue format. The question sharpens, relationships form, and the group discovers what is really alive.

- Day 2: Open Space. With the preparatory conversations of day 1 behind them, participants build the agenda themselves. The topics that now appear on the marketplace are richer, because people already know each other and dare to name the complex questions.

- Day 3: Action and commitment. The harvest from day 2 is translated into concrete next steps. Formats like Liberating Structures (for example What, So What, Now What? (W³), 25/10 Crowd Sourcing and 15% Solutions) help the group move from insights to action, with clear owners and commitments.

This pattern combines the strengths of three formats: World Café opens the conversation, in Open Space the group chooses the depth itself, and the harvest only becomes usable thanks to Liberating Structures. The Law of Mobility remains intact on day 2; on days 1 and 3, other forms supplement what Open Space alone does not do.

### Frequently asked questions

What is Open Space Technology?
Open Space Technology is a meeting and collaboration format in which participants set the agenda themselves. There is no pre-determined content: only a central question and a structure that creates space for what is alive in the group. The method was developed by Harrison Owen in the 1980s and has been applied worldwide for groups of 12 to over 1,000 participants.

What is the Law of Mobility (or Law of Two Feet) in Open Space?
The Law of Mobility is the heart of Open Space: if you are somewhere where you are neither learning nor contributing, move to somewhere else. It is the engine of the process: it keeps energy high and ensures no one wastes time in a conversation that is not relevant to them. Harrison Owen originally called it the Law of Two Feet. I speak of the Law of Mobility, because not everyone moves through the room on two feet.

What is the marketplace in Open Space?
The marketplace is the heart of an Open Space day. At the start, participants propose topics they want to discuss. These are placed on the marketplace: a large wall or board with time slots and spaces. Participants choose which sessions they attend. The agenda is completely flexible and can be updated throughout the day.

What group size is Open Space suitable for?
Open Space Technology works best for groups of at least 15–20 people, since parallel sessions require sufficient participants. The method has been applied worldwide for groups of over 1,000 participants. For small groups below 15 people, formats like World Café or dialogue sessions are often more suitable.

When is Open Space the right approach?
Open Space works best when the challenge is complex and has no ready-made solution, when diverse perspectives are needed, when buy-in for outcomes is essential, and when the group is large enough for parallel sessions (at least 15–20 people). It is particularly well-suited for conferences, strategy days, mergers, reorganisations and community events.

What is the difference between Open Space and World Café?
Open Space Technology and World Café are both participatory methods, but with different purposes. Open Space lets participants set the agenda entirely themselves and is ideal for broad exploration of complex challenges in larger groups. World Café is better suited for in-depth dialogue in small groups around pre-determined themes. They are also regularly combined: Open Space for broad exploration, World Café for deeper work on selected themes.

What is Open Space an answer to?
To a question nobody can answer alone. Open Space works best when four things come together: the issue is complex, many different people and interests are involved, there is tension around it, and it really needed solving yesterday. Then another presentation or a fixed programme helps little. The knowledge and the energy sit with the people in the room. Open Space gives them the space to put on the agenda what really matters, and to take responsibility for it. If you want to engage more, and better, with your audience or your network, this is a format that makes that possible.

We are a bit apprehensive. Will this work for us?
I often hear that from organisations that have never done it. VERA called it afterwards “a big step outside our comfort zone, but a bull’s-eye.” You take away that apprehension in the preparation: together we sharpen the question, settle what has already been decided, and look honestly at whether Open Space is the right format. If another format fits better, I will say so.

Can you handle a group of our size?
I have facilitated Open Spaces from twenty to two hundred participants, in person and online, in Dutch and English. For each gathering, the numbers and my role are listed in cases at a glance, an overview you are welcome to forward. The principle does not change with scale. The preparation and the venue do.

How do we procure this?
You ask for a proposal for your gathering or programme. If your organisation works with framework contracts, a central purchasing body or a main contractor, just tell me: we will find the route that fits.

How a day works

---

## Privacy statement — Open Space Facilitation Europe

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/privacy/

### Privacy statement

This site collects as little as possible. There are no cookies and no advertising. For visitor statistics I use Cloudflare Web Analytics: without cookies and without following you as a person. Below is what does happen.

Last updated: 24 September 2026

### Who is responsible

This site is run by the Open Space facilitator behind Open Space Facilitation Europe. Who that is, is on the about page. Questions about your data go through the contact form.

### What data, and why

Only what you fill in yourself in the contact form: your name, your email address, your organisation if you give it, and your question. I use that data only to answer your question and to prepare a first conversation. I send no newsletter and do not pass your data on.

### Who processes the data

The contact form runs through Formspree, which forwards your message to me. The site runs on Cloudflare, which briefly processes technical data such as your IP address for security and operation. Both services may process data outside the European Union, under the safeguards European rules require for that.

### How long

I keep your message no longer than needed to follow up on your question.

### Your rights

You can ask which data I hold about you, have it corrected or deleted, and object. Ask through the contact form. If you are not satisfied with how I handle your data, you can turn to the Belgian Data Protection Authority.

---

## Public sector

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/public-sector/

What I do — Public sector

### How do you get public sector organisations to reach agreements?
In the public sector, interests are many and hierarchy is visible. In mergers and joint arrangements, people sit at the table who need each other and rarely speak. An Open Space gives those conversations a place in the programme.

### For public bodies and public organisations

- You work for a municipality, agency, care institution or other public body

- Several organisations or levels of government have to move forward together

- You want input that can still change the outcome

- You have run a consultation round before whose conclusion was already set

### Case: VERA — Community Day

VERA — Community Day, 2024, Halle city offices. VERA is the e-government support centre for the province of Flemish Brabant, connecting local authorities around IT policy and digitalisation. At its Community Day, VERA brought together local councils, social services, police zones and inter-municipal bodies. I facilitated the interactive part, where participants discussed ethical digitalisation, information management and data-driven working in small groups. The audience reached well beyond IT: policy officers, communications, civil registry, and heads of finance and organisational control. VERA’s write-up

### Why this works in the public sector

In most public sector challenges, someone in the room already knows the answer. That person usually is not speaking. Or is not in the same room as whoever decides.

In an Open Space the people present set the agenda. Hierarchy does not disappear. It just matters less, for one day, in deciding who speaks. What you are left with are agreements made by the people who have to act on them.

### EU institutions and international groups

Do you work for an EU institution or with groups from several countries? What I have done there, and in which languages, is on Open Space in Brussels and the EU context.

### From gathering to agreement

An Open Space produces a harvest, not a decision. So during preparation I agree with the public body who decides after the day, how, and by when. How that plays out in practice: the approach.

More on the preparation: the invitation is the design.

What an Open Space costs depends on the format and the preparation: how I put a price together.

Talk about your challenge

---

## Facilitating a strategy day with a large group

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/strategy/

What I do · Strategy

### An away day where the team sets its own agenda
Real strategic input does not emerge from a PowerPoint session. It emerges when the right people can have the right conversations.

### For directors and boards

- You are a CEO, board member, director or strategy day coordinator

- You lead a large non-profit or European umbrella organisation that wants to open its strategy to members, partners or its network

- You want all voices at the table, not just the dominant ones

- You have a complex challenge with no ready-made solution

- You want the outcomes of the day to be owned by the participants

### What Open Space does for strategy sessions

At a traditional strategy day, the agenda determines what gets discussed. The facilitator steers the content. Participants provide input on questions already framed for them.

With Open Space, participants themselves determine which questions are most urgent. The facilitator holds the process. What emerges is what is alive in the group.

That is more uncomfortable for the client, but it delivers more useful outcomes.

### Applied in the public sector

I have facilitated strategic Open Space sessions for Flemish government organisations among others. A public example of that government work: VERA’s Community Day (2024, Halle city offices), the interactive part of a community day, not a strategic session in itself. See public sector and the full track record.

### Preparation

“Preparation was crucial to the success of the event.”From the proceedings of Open Space on Open Space, Monterey 1998
A good strategic Open Space begins weeks before the day itself. I work with the client on:

- Formulating a question participants want to answer

- Determining the right participant group

- The logistical and psychological conditions for a safe space

- The harvesting strategy: how are the day’s outcomes translated into concrete next steps?

- Whether a combination with Liberating Structures adds value

Does another format fit your challenge better? See the choosing guide.

### From away day to decision

An Open Space produces a harvest, not a decision. So during preparation I agree with the client who decides after the day, how, and by when. How that plays out in practice: the approach.

More on the preparation: the invitation is the design.

### Frequently asked questions

What is an Open Space strategy day?
An Open Space strategy day is a facilitated session where participants themselves determine which questions are most urgent, rather than working through a pre-set agenda. The facilitator holds the process but does not steer the content. The result is outcomes owned by the people who created them, not imposed top-down.

How do you prepare a strategic Open Space?
A good strategic Open Space begins weeks before the day itself. Preparation includes: formulating a question participants want to answer, determining the right participant group, creating the logistical and psychological conditions for a safe space, developing the harvesting strategy (how outcomes are translated into concrete next steps), and deciding whether a combination with Liberating Structures adds value.

What challenges is Open Space suited for in strategy sessions?
Open Space is particularly suited for strategy sessions where the challenge is complex with no ready-made solution, where diverse perspectives (from board to frontline) are needed, and where buy-in for outcomes is essential. Examples include: strategic pivots, strategy development, merger challenges, organisational transitions, and cultural change.

How does Open Space differ from a traditional strategy day?
At a traditional strategy day, the agenda determines what gets discussed, often pre-set by leadership or a consultant. With Open Space, participants themselves determine which questions are most urgent. That is more uncomfortable for the client, but delivers more: outcomes that do not need to be communicated because the people who created them already own them.

What an Open Space costs depends on the format and the preparation: how I put a price together.

Talk about your strategy session

---

## What an Open Space actually produces

URL: https://openspace-facilitation.eu/en/what-an-open-space-produces/

### What an Open Space actually produces

An Open Space mostly produces exchange. Concerns that would otherwise stay in the corridors, and ideas nobody had written down yet. Sometimes concrete improvement initiatives come out of it, but that is not the rule. Anyone expecting a list of decisions will be disappointed; anyone who wants to know what is alive in their organisation gets more than they asked for.

### What people hope for

Clients usually hope for three things: buy-in, decisions and energy. That expectation is understandable, because it is how the method tends to be described.

The energy generally arrives. The decisions do not, unless you organise them separately. And buy-in follows from how you handle the output, in the weeks after the day.

### Why exchange is not a lesser outcome

In transformation programmes I supported, in banking and the public sector, the same thing happened every time. People put topics on the board that never come up in official meetings. Doubts about the direction. Practical obstacles that do not exist on paper. Questions everybody has and nobody asks.

That sounds like little, and it is a great deal. A transformation rarely stalls on strategy. It stalls on the hundred questions nobody asks officially, which therefore land nowhere. Having those questions asked out loud once, with the people who decide about them in the room, changes what becomes possible afterwards.

### When initiatives do emerge

Sometimes more comes out than exchange. Someone picks up a topic and carries on with it. That happens more often when two conditions are met.

The first is that the people with authority are in the room. A session about an obstacle produces an initiative when whoever can remove that obstacle is part of the conversation.

The second is that it is clear beforehand what happens with the harvest. Groups can sense whether they are working or taking inventory.

### What repetition changes

In one digital transformation at a large financial institution in Brussels I ran the Open Space repeatedly, across 2020 and 2021. That changes the equation.

In a one-off session the harvest is the end point. In a series it is a starting point: what was a concern in one session can be an initiative already under way in the next. Participants know they will see each other again, which makes picking something up more appealing.

### So what can be promised

To a client I promise that the topics at play will reach the table, and that the people doing the work decide which those are. I do not promise decisions, because the organisation makes those and that requires a different form. An Open Space does not end in a report, but in what the group itself chose to carry forward.

That is a more modest promise than you will read on most websites. It is also the only one I can keep.

### The dilemma I run into myself

On a public sector engagement in 2024 I facilitated the interactive part of a day for local authorities. I do not know what happened with the outcomes afterwards, because I was not involved beyond that day.

That happens more often than facilitators admit. You have a good day, you hand over the harvest, and then you disappear. Whether it led to anything, you never hear.

It is why I now discuss follow-up during preparation: not to extend the engagement, rather because a day without an agreement about what comes next is a day whose result nobody knows.

What that follow-up looks like in practice is not something I invented for Open Space. It is the same approach I have used over the past ten years, as a facilitator, scrum master and agile coach for various clients, across roughly a hundred retrospectives and working sessions: cluster the topics that came up, prioritise, pick a limited number to carry forward, and celebrate what is already done before the next round starts. For an Open Space that applies to the harvest: cluster the sticky notes again, decide with the client which topics get mandate and attention, and agree on a rhythm for checking back in.

Talk about your challenge

---