Wat is Open Space?
Open Space is een dynamische en creatieve manier van samenwerken waarbij deelnemers zelf bepalen wat belangrijk is. In plaats van een vaste agenda draait het om de onderwerpen die op dat moment leven bij de groep. Iedereen is vrij om thema’s in te brengen en bij te dragen aan gesprekken die hen echt raken. En de enige regel? De ‘wet van de twee voeten’: voel je vrij om te gaan waar je het meeste leert of bijdraagt. Zo blijft de energie hoog en de betrokkenheid optimaal.
Historiek van Open Space
Open Space Technology (OST) werd in de jaren ’80 ontwikkeld door Harrison Owen, een organisatieadviseur en facilitator die jarenlang betrokken was bij het organiseren van traditionele conferenties en evenementen. Na een groot congres merkte Owen op dat de meest waardevolle en levendige gesprekken niet tijdens de formele sessies plaatsvonden, maar juist tijdens de informele koffiepauzes. In deze pauzes voelden mensen zich vrij om te praten over wat hen werkelijk bezighield, zonder de druk van een strakke agenda of vaste sprekerstijden.
Dit inzicht inspireerde Owen om een nieuwe, flexibele werkvorm te creëren waarbij deelnemers zelf de richting van het evenement bepalen, zonder vooraf opgelegde thema’s of structuur. In plaats van een centrale agenda besloot hij deelnemers de vrijheid te geven om zelf onderwerpen te kiezen, en om gesprekken te starten en te verlaten op basis van hun interesse. Zo ontstond de basis van wat we nu kennen als Open Space Technology.
Owen’s eerste Open Space-bijeenkomst was een succes en leidde tot verdere experimenten en verfijningen van het format. In de decennia daarna verspreidde Open Space zich wereldwijd en werd het toegepast in een breed scala aan settings, van kleine werkgroepen tot grootschalige internationale conferenties. De kracht van Open Space zit in de eenvoud en vrijheid die het biedt: door mensen ruimte te geven om zelf de onderwerpen te bepalen, ontstaan authentieke, betekenisvolle interacties en onverwachte ideeën.
Tegenwoordig wordt Open Space ingezet in tal van sectoren, waaronder het bedrijfsleven, non-profitorganisaties, onderwijs en gezondheidszorg, om de samenwerking te verbeteren en innovatie te stimuleren. Deze aanpak is nog steeds gebaseerd op Owen’s oorspronkelijke visie: een werkomgeving waar de focus ligt op de betrokkenheid en creativiteit van de deelnemers, in een sfeer van openheid en vertrouwen.
Vijf Principes van Open Space
Open Space draait om vrijheid en flexibiliteit, wat wordt samengevat in deze vijf basisprincipes:
- Wie er ook komt, het zijn de juiste mensen – Deelnemers brengen precies de ervaring en inzichten mee die nodig zijn.
- Wat er ook gebeurt, dat is het enige dat had kunnen gebeuren – Geen spijt van wat niet is gebeurd; focus op wat er wél is.
- Wanneer het begint, is het de juiste tijd – Creativiteit heeft zijn eigen ritme.
- Wanneer het voorbij is, is het voorbij – Stoppen als alles gezegd is.
- Waar het ook gebeurt, dat is de juiste plek – Waar mensen samenkomen, daar gebeurt het.
Wet van Mobiliteit (De Twee Voeten Wet)
In Open Space ben je vrij om altijd te bewegen. Voel je dat je niet kunt bijdragen of leren in een sessie? Dan kun je zonder probleem naar een andere discussie gaan. Of, anders gezegd: als je merkt dat je in een ruimte bent die geen vreugde brengt of geen dankbaarheid uitstraalt, ben je vrij om naar een plek te gaan waar je meer waarde voelt.
Dit principe wordt ook wel de Wet van Mobiliteit genoemd en bevordert een open, flexibele sfeer waarin iedereen de juiste ruimte vindt om te groeien en betrokken te blijven. De term “Twee Voeten Wet” wordt soms ook gebruikt, maar “Wet van Mobiliteit” geeft breder weer dat elke deelnemer de vrijheid heeft om te verplaatsen, of dat nu letterlijk of figuurlijk is. Dit is het meest bekende principe van Open Space en benadrukt de eigen verantwoordelijkheid en vrijheid van elke deelnemer om op de plek te zijn waar ze zich het meest betrokken voelen.
Zelforganisatie met het Marktpleinmodel
Open Space vraagt om een open, flexibele houding zonder strikte planning. De behoefte om een strak rooster met vaste uurslots op te stellen, zoals in traditionele vergaderingen, is bij Open Space eigenlijk niet nodig. In een pure Open Space begint een sessie wanneer deze klaar is om te beginnen en eindigt wanneer alles gezegd is. Er is geen tijdslimiet en geen verplichte indeling van sessies in vaste blokken; alles verloopt organisch. Sommige sessies ontstaan spontaan, duren langer dan verwacht of lopen juist korter – en dat is precies de bedoeling.
In plaats van een vaste agenda is er bij Open Space een ‘marktplein’. Hier kunnen deelnemers onderwerpen voorstellen door ze op een bord te schrijven, waarmee een spontane en zelfsturende structuur ontstaat. Iedereen kiest zelf waar ze zich bij willen aansluiten, zonder dat een centraal rooster bepaalt waar en wanneer dit plaatsvindt. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat elke deelnemer een eigen, betekenisvolle ervaring kan opdoen in een omgeving waar het juiste gesprek altijd op het juiste moment ontstaat. Dit patroon van “emergence” – waarin het proces zich spontaan ontvouwt zonder ingrepen of beperkingen – maakt Open Space zo effectief en geeft ruimte voor onverwachte inzichten en waardevolle interacties.
Open Space facilitatie
De rol van de facilitator
Een facilitator zet de toon en creëert een veilige, uitnodigende ruimte zonder de uitkomsten te sturen. Hun belangrijkste taak? Deelnemers helpen om hun eigen ruimte te nemen en te vertrouwen op het proces. Door deze ‘lichte’ aanpak voelen mensen zich vrij om ideeën te delen, en bloeit de groep op.
Kenmerkend voor een goede facilitator is dat ze niet sturen of ingrijpen, maar juist ruimte laten voor zelforganisatie. Met een kalme en observerende houding scheppen ze een sfeer waarin creativiteit, betrokkenheid en spontaniteit centraal staan. Zo versterkt een goede facilitator de kwaliteit en impact van de sessie.
Een facilitator in Open Space zorgt voor een veilige, open sfeer waarin deelnemers vrij kunnen delen en bewegen. De voorbereiding van een facilitator begint met het helder begrijpen van de basisprincipes van Open Space. Ze moeten niet alleen deze principes zelf doorgronden, maar ook in staat zijn om ze op een eenvoudige manier uit te leggen aan de deelnemers. Daarnaast zorgen ze ervoor dat de ruimte – fysiek of online – klaar is voor zelforganisatie, met een centraal bord (het ‘marktplein’) voor onderwerpen en voldoende plekken om gesprekken te voeren.
Een goede facilitator bereidt zich ook mentaal voor: het is cruciaal dat zij in staat zijn om op de achtergrond te blijven en niet in te grijpen in de inhoud van gesprekken. In plaats daarvan richten ze zich op het ondersteunen van het proces, bijvoorbeeld door de Wet van Mobiliteit en de kernprincipes te benadrukken bij de start. De facilitator blijft observerend en aanwezig, klaar om subtiel bij te springen als praktische ondersteuning nodig is, maar zonder richting te geven aan de uitkomsten.
Tijdens het voorbereidingsproces kan de facilitator ook nadenken over hoe zij kunnen omgaan met eventuele uitdagingen, zoals stille deelnemers of technische problemen in een online omgeving. Deze voorbereiding helpt hen om flexibel te blijven en het proces soepel te laten verlopen, zodat deelnemers de vrijheid ervaren om hun eigen “weg” in Open Space te volgen.
Een andere mindset
Open Space vraagt om een open, flexibele houding. In deze setting zijn vaste agenda’s en strakke regels vervangen door spontane processen en eigen keuzes. Voor sommigen kan dit proces te traag voelen, terwijl anderen het als te snel ervaren. Bepaalde sessies trekken veel deelnemers, terwijl andere rustig blijven, en soms sluit een sessie niet aan bij de eigen interesse. Dit vraagt om loslaten: er is geen ingreep nodig, wat er gebeurt, gebeurt.
Ook als niet iedereen aanwezig kan zijn, gaat de Open Space gewoon door. Dit patroon van “emergence” – waarin wat nodig is vanzelf ontstaat – is de kern van Open Space. Het proces ontvouwt zich op zijn eigen manier, en door deze dynamiek ontstaan natuurlijke gesprekken, verrassende inzichten en verbindingen die anders misschien onopgemerkt waren gebleven.
Wat heb je nodig om een Open Space te organiseren?
Voor een succesvolle Open Space heb je een aantal praktische zaken nodig:
- Ruimte: Open en flexibel, met voldoende zitplekken voor kleinere discussiegroepen.
- Wandruimte of Borden: Voor het verzamelen en zichtbaar houden van onderwerpen, zoals op flip-overs.
- Schrijfmateriaal: Stiften, notitieblokken en papier om ideeën te noteren.
- Eten en drinken: Koffie, thee en snacks zorgen voor een ontspannen sfeer.
Deze eenvoudige benodigdheden maken het makkelijk om een prettige, vrije omgeving te creëren waarin deelnemers zich betrokken voelen.
Houd het simpel
Simpel werkt het best. Open Space vermijdt ingewikkelde structuren en strakke agenda’s die de natuurlijke stroom van ideeën kunnen belemmeren. Het gaat om een open en ontspannen aanpak, waar deelnemers zich vrij voelen om in en uit gesprekken te stappen. In deze eenvoud ligt de kracht van Open Space: gesprekken ontstaan spontaan, zonder beperkingen of verwachtingen. Dit geeft ruimte voor echte verbindingen en verrassende inzichten.
Veilige en inclusieve ruimte
In Open Space is iedereen welkom. De facilitator en sponsor creëren een ruimte waar respect en openheid centraal staan. Iedereen moet zich veilig voelen om ideeën te delen, zonder oordeel of kritiek. Door een sfeer van vertrouwen te waarborgen, ontstaat een omgeving waarin elke stem gehoord kan worden. Dit maakt het mogelijk dat onverwachte resultaten en originele ideeën naar voren komen. Een veilige, inclusieve ruimte vormt de basis voor samenwerking, betrokkenheid en creativiteit.
Wat indien er “conflict” ontstaat? In een klassieke Open Space neemt de facilitator niet deel aan gesprekken en grijpt niet in tijdens de sessies. De verantwoordelijkheid voor het verloop van de gesprekken ligt volledig bij de deelnemers zelf. Dit betekent dat zij zelf eventuele conflicten of verschillen van mening moeten oplossen. De kracht van Open Space ligt juist in deze autonomie: deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de dynamiek en het respect binnen de sessies.
In sommige gevallen kan vooraf worden afgesproken dat er bepaalde gedragsnormen of werkafspraken gelden. Denk aan richtlijnen voor respectvolle communicatie of specifieke omgangsvormen. Deze afspraken kunnen echter ook een punt van discussie zijn, omdat ze in strijd kunnen zijn met het principe van volledige zelfsturing. In een klassieke Open Space-omgeving ligt de nadruk op vertrouwen in de deelnemers om zelf een veilige en productieve sfeer te creëren. De facilitator bewaakt het proces en biedt een ondersteunende aanwezigheid, maar laat de regie bewust in handen van de groep.
Grootte van Open Space
Open Space kan op elke schaal worden toegepast, van kleine teams tot grote conferenties met honderden deelnemers. Dankzij de zelfsturende structuur en de open agenda blijft de energie behouden, ongeacht de groepsgrootte. Of het nu gaat om een intieme bijeenkomst of een groot event, de principes van Open Space zorgen voor een organische en inspirerende ervaring.
Open Space online
Ook in een online omgeving werkt Open Space verrassend goed. Dankzij digitale platforms kunnen deelnemers met hetzelfde gemak samenkomen in virtuele ruimtes. Met behulp van breakout rooms en een digitaal ‘marktplein’ kunnen deelnemers online sessies creëren, kiezen en vrij bewegen tussen verschillende gesprekken – precies zoals in een fysieke Open Space.
De kernprincipes blijven ook digitaal intact: elke deelnemer heeft de vrijheid om onderwerpen aan te dragen en sessies bij te wonen of te verlaten. Breakout rooms fungeren hierbij als flexibele, virtuele ruimtes waarin de interactie net zo natuurlijk kan verlopen als in een fysieke setting. Een facilitator kan hier zorgen voor een heldere start en uitleg van de principes, waarna de sessies zelfstandig vorm krijgen.
Deze online aanpak geeft deelnemers wereldwijd de kans om deel te nemen en ideeën uit te wisselen, ongeacht hun locatie. Of je nu fysiek of virtueel samenkomt, de kracht en flexibiliteit van Open Space blijven behouden, wat zorgt voor een open, productieve ervaring waar verbinding en spontane creativiteit centraal staan.
Open Space alternatieven
Varianten op Open Space
Options Space/Options Place: Bij deze variant is er extra ondersteuning in de vorm van begeleiding om discussies te structureren en inzichten vast te leggen. Denk aan het aanwijzen van een notulist of visuele notities. In Options Space kan een facilitator bijdragen aan evenwichtigere deelname, zonder zelf in de gesprekken in te grijpen. Dit helpt om zowel stille als uitgesproken deelnemers ruimte te geven.
Extra facilitatie bij gevoelige thema’s: Bij gevoelige onderwerpen kan extra ondersteuning wenselijk zijn, bijvoorbeeld met ervaren facilitators die emotionele onderwerpen kunnen begeleiden of voor een veilige omgeving zorgen. Afhankelijk van de behoeften van de sponsor kan deze extra facilitatie bijdragen aan een respectvolle, effectieve verkenning van het thema.
Het is belangrijk op te merken dat Open Space niet altijd de meest geschikte methode is voor elke situatie. Alternatieven zoals World Café en Conversation Café kunnen effectievere opties zijn, afhankelijk van de context en de doelstellingen van de bijeenkomst. Deze methoden bieden ook mogelijkheden voor samenwerking en dialoog, maar met verschillende structuren en benaderingen die beter kunnen aansluiten bij specifieke behoeften.
Contact
Open Space Facilitator met brede ervaring
Frederik Vannieuwenhuyse brengt uitgebreide ervaring mee in het faciliteren van Open Space Technology (OST) binnen uiteenlopende omgevingen. Hij heeft Open Space toegepast in diverse contexten, van unconferenties en conferenties tot retreats en internationale bijeenkomsten.
Frederik heeft zijn ervaring versterkt door training in onder andere de Open Space Leadership Workshop van Steve Holyer, wat hem extra vaardigheden heeft gegeven in het faciliteren van Open Space-sessies die toegankelijk en stimulerend zijn voor deelnemers. Zijn brede ervaring en opgeleide achtergrond maken hem geschikt voor organisaties die interesse hebben in het inzetten van Open Space Technology binnen hun eigen context.
Je kunt contact met ons opnemen via e-mail: